Als eventmanager steek je vaak (te) veel tijd in verschillende taken die komen kijken bij de planning en uitvoering van je zakelijke events. Buiten kijf staat natuurlijk dat je een heel gaaf beroep en takenpakket hebt, maar waarschijnlijk herken je de taken, vakgebieden en de “efficiency-struggle” wel, die we in dit blog-item beschrijven.
Tot slot geven we aan waarom de meeste eventmanagers om die reden overstappen van losse tools naar event management software.
Herken je onderstaande taken?
Eventmanagers of -organisators besteden veel tijd aan verschillende aspecten die komen kijken bij de organisatie van events. Waarschijnlijk herken je onderstaande event-taken wel. Belangrijk, maar er gaat vaak veel tijd in zitten.
Content, communicatie en promotie
Communicatie is een belangrijk onderdeel rondom de organisatie van zakelijke events. Toch hebben eventmanagers vaak het gevoel dat ze te veel tijd besteden aan communicatie. Dat kan interne communicatie als e-mails, telefoontjes, overleg of een vergadering zijn, maar ook externe communicatie en promotie kosten veel tijd. Denk aan content creatie en -verspreiding via verschillende marketingkanalen en andere marketing- en pr-activiteiten.
Administratie/registratie
Administratieve taken, zoals afspraken maken, contracten opstellen, offertes doornemen, facturen verwerken en documentatie beheren, nemen vaak veel tijd in beslag. Hetzelfde geldt voor zaken rondom registratie en ticketing zoals deelnemersregistratie, het verwerken van betalingen, het verzenden van tickets en het verwerken van no-shows. Jep, we horen je al zuchten, want deze alinea is waarschijnlijk nog een understatement…
Budgetbeheer
Afhankelijk van de (financiële) ruimte en het vertrouwen moet je met regelmaat met je opdrachtgever overleggen, overzichten aanleveren en afstemmen. Eventmanagers besteden daarom vaak veel tijd aan het opstellen en bijwerken van budgetten, het onderhandelen over prijzen en het beheren van financiële gegevens.
Programma en teamcoördinatie
Hoe beter je inhoud aansluit op de verschillende doelgroepen, hoe meer winst je uit je event haalt. Een event-programma kan daarom al gauw complex worden. Of misschien willen jij of de opdrachtgever juist eens wat anders, bijvoorbeeld een dakpansgewijs-keuzeprogramma of een festivalopzet (“congrestival”).
Ook besteed je veel tijd aan het verkrijgen, redigeren en vaststellen van informatie rondom sprekers en workshopleiders en het verzamelen van hun presentaties, sessiewensen en materialen. Hetzelfde geldt voor het coördineren van het team sprekers/medewerkers en vrijwilligers: een uitdagende taak.
Op locatie tijdens het event
Tijdens het evenement kosten operationele zaken je veel tijd en inspanning, zeker omdat íédereen op dat moment iets van je wil. Denk aan de bezoekersregistratie, het coördineren van leveranciers, het oplossen van onverwachte problemen en het garanderen van een soepele uitvoering.
Een vet event neerzetten/de totaalbeleving optimaliseren
Het liefst wil je “gewoon” een vet event organiseren en jezelf overtreffen. Eventmanagers willen daarnaast graag de persoonlijke beleving van bezoekers verhogen en meer winst uit hun event halen, maar zijn vaak veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste middelen en mensen.
Idealiter ga je voorafgaand aan je event al aan de slag met vergaande personalisatie, bijvoorbeeld door op het aanmeldformulier extra velden toe te voegen. Daardoor kun je vooraf en tijdens het event een nóg meer unieke, gepersonaliseerde customer journey aanbieden.
Evaluatie en rapportage
Het verzamelen van verschillende types feedback, het analyseren van gegevens en het opstellen van evaluatierapporten na afloop van het event is vaak een tijdrovende klus.
Effectief beheren van je tijd
Terwijl je bovenstaande taken moet uitvoeren, ben je óók nog eens non-stop bezig met het effectief beheren van je tijd en bekijk je welke taken je kunt optimaliseren. Time-management is dus ook een belangrijke taak voor event-managers.
Losse event-tools inzetten
Waarschijnlijk zet je verschillende losse event-tools in. Daardoor kún je tijd besparen, je productiviteit verhogen en je meer richten op strategische inhoud, planning en creatieve aspecten. Zo hoop je je beter te kunnen concentreren op strategische planning, creatieve aspecten en de kwaliteit van je zakelijke events.
Kún je en hóóp je, want het kan frustrerend zijn met veel verschillende tools te moeten werken, vooral als ze niet goed geïntegreerd zijn.
Losse event-tools zijn daarom vaak niet de beste oplossing, in tegenstelling tot event management software, een platform dat alle tools aanbiedt vanuit één geïntegreerde omgeving. Je bespaart tijd, kosten, voorkomt stress en werkt veel efficiënter. Voor je de stap neemt overstappen, is het belangrijk dat je je bewust bent van de beperkingen van losse tools, op het gebied van samenwerking en inhoud. In dit blog-item lees je alles over de beperkingen van losse event-tools.