De routekaart naar
een geslaagd event.
De kick-off
Elkaar leren kennen en goed begrijpen.
Dat is de basis voor een goede samenwerking én een geslaagd event. Daarom starten we altijd met de kick-off: een kennismaking waarin we samen je doelstellingen en eventvorm bespreken.
- Kennismaking
- Eventdoelstellingen bespreken, verfijnen en aanscherpen
Is je save-the-date of de genodigde mail al verstuurd aan je gasten? Fijn! Dan is de datum alvast in hun agenda gereserveerd. Zo niet, dan verzorgen wij die samen alsnog.
Proces & planning
Met het platform heb jij zelf de regie.
We leggen de planning en communicatiemomenten vast en bespreken de taakverdeling. Wat pakt Yellenge op? En wat wil jij zelf doen? Samen vertalen we de planning en eventdoelstellingen naar het Yellenge platform.
- Planning opstellen
- Communicatiemomenten vastleggen
- Taakverdeling bespreken
- Doelstellingen vertalen naar het platform
Geen tijd te verliezen en wil je deze week nog je registratie starten? Dat kan. Los van de planning fixen we dit. Je communiceert de link en de aanmeldingen stromen binnen.
Begeleiding & checks
Aan de slag!
We richten het platform voor je in en zorgen samen dat alle informatie compleet en op tijd in Yellenge staat. We realiseren een gebruiksvriendelijke registratie met of zonder eventwebsite. We bespreken de mogelijkheden en stemmen die met elkaar af. Jij bepaalt, wij begeleiden. Samen dragen we zorg voor alle checks en todo’s.
- Uitleg en toegang tot het platform (CMS)
- Registratie in huisstijl configureren en lanceren
- Informatie sprekers, sessies, locatie, e.d. verzamelen en invoeren
- Gereedmaken event app en de gewenste modules activeren
- Uitnodigingen versturen en het aanmeldproces loopt
Behoefte aan een adviesgesprek? We bespreken samen de mogelijkheden over interactie.
Instructies & dry-run
Met onze Yellenge-bril op bereiden we je voor op de eventdag.
Of het nu gaat om een online, fysiek of hybride event, we laten niets aan het toeval over. We leggen uit hoe je het platform tijdens het event gebruikt. Waar nodig bespreken we met betrokken partijen de laatste details. Kort voorafgaand doorlopen we samen een dry-run.
- Afstemmen en inregelen inloop deelnemers
- Informeren moderatoren, briefen sprekers/dagvoorzitters
- Uitleg gebruik platform op de eventdag
- Draaiboek bespreken, techniek afstemmen en dry-run
Met Yellenge heb je alles in huis om je deelnemers op de dag zelf in te checken. Zo weet je wie er binnen zijn, wie de app heeft gedownload en wie zijn persoonlijke badge heeft opgehaald. Alles-in-één zorgt voor een soepel verloop van je event.
Uitvoering
De dag van het event is aangebroken. Jij bent er klaar voor en wij ook.
Je kunt alles real-time monitoren en bijsturen. Wij geven je de gewenste ondersteuning. Van telefonische support tot ondersteuning op locatie. Denk aan deelnemers check-in, badge printing on demand of het doorvoeren van een wijziging. Nog even over de interactie met de techniek of dagvoorzitter schakelen? Wij weten van de spreekwoordelijke hoed en de rand.
- Realtime monitoren en bijsturen
- Ondersteuning op locatie
- Check-in en badge printing
- Bediening interactie
Resultaten & analyse
Yellenge verzamelt alle data en geeft je real-time inzicht in de statistieken.
Denk aan aan- en afmeldingen, ticket sales, check-ins, app downloads, interacties tijdens de sessies, presentatie-feedback-scores en evaluaties. In Yellenge Outcome krijg je alle resultaten gepresenteerd voor je eigen analyse. Of kies voor Premium Outcome en krijg je analyse op een presenteerblaadje.
- Evaluatie versturen
- Realtime inzicht in statistieken
- Exporteer alle data (Excel)
- Bedank deelnemers, communiceer resultaten
Follow-up
Analyseer alles wat je hebt opgehaald en gebruik dit in het voordeel van je organisatiedoelstellingen. Wat wordt je volgende stap? We denken graag met je mee.
Na het event
Succesvol terugkijken en evalueren.
Samen kijken we terug op een succesvol event. We bekijken samen de (evaluatie)data en evalueren onze samenwerking. We helpen je met het exporteren van al je waardevolle eventdata.