Start met professionele
bezoekersregistratie voor je events

Met bezoekersregistratie software behoud je controle over de toegang tot je event. Bij evenementen met kaartverkoop wil je uitsluitend mensen toelaten met een geldig ticket. Maar ook bij de meeste andere evenementen wil je alleen bezoekers die op je deelnemerslijst staan.

Omdat alle data direct voorhanden zijn, weet je exact hoeveel mensen aanwezig zijn en wie dat zijn. Je hebt overzicht en inzicht. Indien gewenst kun je zelfs per zaal en per sessie registreren wie fysiek aanwezig zijn.

Op sommige locaties kan het vanuit veiligheidsbeleid een vereiste zijn om te weten hoeveel mensen zich in een gebouw of zaal begeven. Mocht er een ontruiming nodig zijn, dan weet de bedrijfshulpverlener of brandweer snel hoeveel mensen aanwezig zijn.

Daarnaast zijn er tal van situaties denkbaar waarbij het belangrijk is om te weten wie precies aanwezig waren en welke sessies ze bijwoonden. Bijvoorbeeld:

• Medewerkersbijeenkomsten met een verplicht karakter. Evenementen voor beroepsgroepen die Permanente Educatie Punten (PE-punten) moeten behalen.
• Denk daarbij aan medische, financiële en juridische beroepen als verpleegkundige, arts, registeraccountant, controller, belastingadviseur, notaris en advocaat.

De bezoekersregistratie software werkt eenvoudig, prettig en intuïtief. Iedereen kan er zo mee uit de voeten.

Daarnaast mag je rekenen op onze begeleiding. We geven je advies en bij vragen kun je altijd bij ons terecht. Indien gewenst inspecteren we samen met jou de locatie om te bepalen waar de balies en de hostmedewerkers het beste kunnen staan voor een optimale doorstroming.

Wat je wel en niet registreert in verband met privacy is afhankelijk van de situatie. Voor het aanmeldproces en verdere communicatie met je bezoekers heb je sowieso een e-mailadres nodig. Een voornaam en achternaam wil je ook graag weten. Andere gegevens, zoals functie, organisatie zijn niet altijd noodzakelijk, maar in sommige gevallen wil je dat ook registreren.

Yellenge denkt hierover met je mee. Wij zorgen dat de bezoekersregistratie volledig verloopt volgens de regels van de AVG/GDPR.

Zelf check-in zorgt voor de vlotste doorstroming. In de ontvangstruimte van de eventlocatie toont een beeldscherm een check-in code. De bezoeker voert de code in in de event app op zijn telefoon. Vervolgens ziet de bezoeker direct bij welke balie zijn of haar persoonlijke badge klaarligt.

Bezoekers melden zich bij de ontvangstbalie. De baliemedewerker vraagt naar de naam, zoekt die op in het systeem of voert de naam in en met een muisklik is de persoon ingecheckt.

Tijdens het inchecken zie je direct een aantal eenvoudige statistieken, zoals het aantal mensen dat al is ingecheckt en hoeveel bezoekers nog ingecheckt moeten worden.

Bij binnenkomst scant een medewerker de QR-code die de bezoeker vooraf heeft ontvangen. Deze QR-code kan staan op de uitnodiging in de e-mail, op het e-ticket of in de event app.

Aanvullend op iedere check-in biedt Yellenge badge printing on demand. Het voordeel daarvan is dat je niet alle badges van tevoren hoeft uit te printen. Dat is vaak toch een gezoek. Een ander voordeel van badge printing on demand: eventuele tikfouten in een naam, functie of bedrijf herstel je eenvoudig. Een kwestie van even aanpassen en opnieuw uitprinten.

We starten met een kick-off om elkaar beter te leren kennen en de eventdoelstellingen te bespreken.

We maken een planning, leggen communicatiemomenten vast en bespreken de taakverdeling. Samen vertalen we je eventdoelstellingen naar het Yellenge platform.

We richten het platform (CMS) voor je in en leggen uit hoe het werkt. Samen realiseren de registratie, voeren we alle informatie over sprekers, sessies, locaties e.d. in, maken de event app gereed met de gewenste modules en starten we het aanmeldproces.

We laten niets aan het toeval over en bereiden je goed voor op de eventdag. We leggen uit hoe je het platform tijdens het event gebruikt. We informeren moderators en briefen sprekers en dagvoorzitters. We nemen het draaiboek door, stemmen de techniek af en doorlopen samen een dry-run.

Op de eventdag zelf geeft Yellenge je de gewenste ondersteuning. Van telefonische support tot ondersteuning op locatie, bijvoorbeeld om de check-in en badge printing goed te laten verlopen. Omdat je alles real-time kunt monitoren en bijsturen ben je volledig in control.

Je krijgt real-time inzicht in alle data en statistieken die Yellenge voor je verzamelt. Denk aan aan- en afmeldingen, check-ins, event app downloads, interacties tijdens sessies, feedback-scores, etc.

Samen kijken we terug op een succesvol hybride event. We bekijken samen de (evaluatie)data en evalueren onze samenwerking. We helpen je met het exporteren van al je waardevolle eventdata.