Een terechte vraag die regelmatig opduikt over event apps: hoe zit het eigenlijk met privacy? Het antwoord: een event app is voor event informatie en interactie voor, tijdens en na het event. Dus niet voor data collecting. Toegang tot contactgegevens in de telefoon bij aanmelden? Is dus ook helemaal niet nodig. Ingezamelde stemmen, vragen en bijvoorbeeld enquête informatie: ze dienen na afloop geflusht te worden.
U organiseert een event en denkt aan het inzetten van een event app. Naast het selecteren van features ziet u graag dat uw bezoekers veilig gebruik kunnen maken van een event app. Hoe? Onderstaand 6 tips.
1. Geen datacollecting bij download
Privacy is en wordt een steeds belangrijker issue als het gaat om event apps. Gebruikers zijn zich meer en meer bewust van het feit dat diverse apps puur worden aangeboden voor datacollecting. Een eenvoudige app die onnodig vraagt om toegang tot uw contactenlijst: ze worden gelukkig steeds minder gedownload. Voor het installeren van een event app is toegang tot de contactenlijst helemaal niet nodig om te functioneren. Vraag hier dus ook niet om. Deelnemers die bij het installeren van een app wordt gevraagd om toegang tot persoonlijke data en alle contactgegevens zullen in veel gevallen besluiten de installatie te staken. Het gevolg: een app die in mindere mate wordt gebruikt en dus niet van toegevoegde waarde is.
2. Het flushen van data
Vraag altijd aan een partner die de app levert wat er gebeurt met de data nadat het event achter de rug is. Persoonsgegevens, gestelde vragen, connecties die zijn gelegd of de gemaakte foto’s van het event: deze data dienen verwijderd te worden. Het verwijderen van data wordt ook wel flushen genoemd.
Als organisatie heeft u uiteraard inzage in uw event data. Uit bijvoorbeeld de evaluatie enquête trekt u belangrijke conclusies. Welke onderdelen vielen in de smaak, wat zou volgend jaar beter kunnen? Echter: nadat u deze informatie heeft verwerkt wilt u niet dat de app leverancier met de data van uw deelnemers aan de haal gaat.
Let bij het flushen van data ook op aanwezige backups op de gebruikte servers. Deze worden vaak- voor een goede werking van het systeem en als service aan bestaande klanten – geautomatiseerd opgeslagen.
Tip: vraag een app partner altijd naar de omgang met gegevens. Zo komt u nooit voor verrassingen te staan.
3. Maak van uw event geen hackaton
Zeker als het gaat om corporate events waarbij bijvoorbeeld aandeelhouders, directie of managers op key posities samenkomen: de kans is groot dat er wordt gesproken over onderwerpen die binnenskamers dienen te blijven. Vragen over de te nemen koers en bijbehorende stellingen: alleen voor de deelnemers. Niet voor het grote publiek laat staan de concurrentie.
Organiseert u een dergelijk event en twijfelt u aan de veiligheid van een eventuele app? Kies voor een app waarbij de communicatie met de server, net zoals bij banken, over een beveiligde verbinding communiceert. Ditzelfde geldt natuurlijk ook voor het eventueel bijbehorende Content Management Systeem waarmee u content in de app beheert.
Ook smartphone ontwikkelaars helpen een handje mee. Moderne smartphones zijn voorzien van sterke encryptie waardoor het toestel alleen toegankelijk is als de pin-code bekend is. Zonder pincode ook geen toegang tot de geïnstalleerde event app.
Tip: beveilig uw event app naast een event code ook met een persoonlijke toegangscode. Wanneer u echt zeker wilt weten dat de deelnemer die inlogt ook werkelijk de juiste persoon is, kunnen professionele event apps een extra authenticatie stap uitvoeren. Banken doen dit vaak door het versturen van een smsje naar de betreffende smartphone. Deelnemersechtheid is dan gewaarborgd.
4. Communiceer genomen maatregelen
De event app is gedownload zonder het toestel leeg te trekken? Deelnemers data en privacy is tip-top georganiseerd en ook de verbindingen zijn veilig? Laat dit dan weten aan uw gebruikers! Wanneer u in-app aangeeft dat privacy is gewaarborgd, zullen gebruikers zich ook veilig voelen en de app optimaal gebruiken. Bovendien zullen dergelijke maatregelen erg gewaardeerd worden. Positiviteit die natuurlijk ook afstraalt op het event in het algemeen.
5. Laat de keuze aan de gebruiker
Een beetje event app is uitgerust met netwerkmogelijkheden voor deelnemers. De verschillende bezoekers worden zichtbaar gemaakt in de deelnemerslijst en bezoekers delen vervolgens contactgegevens. Ze sturen elkaar een bericht, leggen een connectie op LinkedIn of spreken af op de netwerkvloer.
Echter: niet iedere bezoekers komt voor het verrijken van zijn of haar netwerk naar een event. Sommigen komen puur voor enkele keynotes of de expo, andere deelnemers blijven om andere redenen liever anoniem. Laat de gebruiker zelf kiezen in hoeverre gegevens gedeeld worden. Deel ik alles of niets, misschien wel mijn naam en bedrijf maar niet direct mijn telefoonnummer? Laat het aan de gebruiker. Dit zal zeer gewaardeerd worden en voorkomt negatieve feedback.
6. Het private sociale netwerk
Wanneer u een grote openbare manifestatie zoals bijvoorbeeld de Huishoudbeurs of Libelle zomerweek organiseert, zult u blij zijn met alle aandacht op social media. Bezoekers die van plan zijn te gaan praten er enthousiast over op Facebook en inspireren anderen ook te gaan. Gedurende het event bent u op de eerste dag trending op Twitter? Een mooi stukje awareness op weg naar de tweede dag en komende edities. Ook sponsoren zullen blij zijn met alle aandacht.
Hoe anders is het als het bijvoorbeeld gaat om een corporate event voor de eigen marketing managers of een HRM waar samen wordt gespard over nieuwe ideeën, strategie en ambities? U wilt graag dat features in de app worden gebruikt om ideeën, inspiratie en enthousiasme met elkaar delen. Echter: u ziet liever geen gevoelige informatie rond gaan op Twitter.
De oplossing: biedt voor dergelijke events in de app geen features aan waarmee content gedeeld kan worden op publieke social media. Maar kies voor de mogelijkheden van een privaat sociaal netwerk.
Heeft u vragen over privacy? Suggesties of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Laat gerust van u horen, alle reacties zijn welkom!
