Altijd AVG / GDPR proof
ISO 27001 gecertificeerd
Dataopslag in Nederland
Wat is een hybride event?
Een hybride event is een evenement waarbij een deel van het publiek fysiek aanwezig is op de eventlocatie terwijl een ander deel online deelneemt. Op hetzelfde moment wonen dus twee verschillende groepen mensen hetzelfde event bij. Zij die fysiek aanwezig zijn en zij die thuis of op kantoor het event vanachter hun beeldscherm beleven.
In de praktijk betekent dit o.a. dat er camera’s aanwezig zijn om de livestream voor het online publiek te verzorgen. Maar ook dat sommige programma-onderdelen, zoals break-out sessies, paneldiscussies of workshops, vragen om een andere, creatieve invulling voor de online deelnemers.
Kenmerkend voor een geslaagd hybride event is dat de interactie met de deelnemers niet alleen uit de zaal komt, maar ook uit het online publiek.
De mogelijkheden met hybride events
Met hybride events heb je een rijker pallet aan tools in handen om je doelstellingen te behalen, dan wanneer je een puur fysiek event organiseert of een online event. Dat verklaart waarom events steeds vaker een hybride karakter hebben. Voor veel organisaties zijn hybride congressen, seminars en beurzen dan ook de toekomst.
Hybride events zijn inzetbaar voor de meest uiteenlopende doelstellingen. Van HR-verandertrajecten, kennisoverdracht en thoughtleadership tot community building, productintroducties, leadgeneratie en sales.
Vooral voor organisaties die hun marktpositie en reputatie willen versterken, kunnen hybride events van grote strategische waarde zijn. Voor hen zal het belang van hybride events de komende jaren alleen maar toenemen.
Wat heb je nodig voor
een hybride event?
Bij het organiseren van een hybride evenement komt meer kijken dan bij het organiseren van een gewoon live event of een online event. Het vergt meer voorbereiding, afstemming en mankracht. En daarmee ook meer budget.
Hybride registratieformulier
Op het formulier vraag je deelnemers of ze het event fysiek willen bijwonen of online willen deelnemen. Is het aantal beschikbare tickets voor deelname op locatie beperkt vanwege de zaalcapaciteit? Hou daar rekening mee, bijvoorbeeld door het aantal nog beschikbare plaatsen te melden in het registratieformulier als 80% van de live tickets is vergeven.
Geschikte locatie
Bij hybride events is het belangrijk dat de locatie beschikt over een aparte ruimte of studio waar de beeldregisseur en technici de livestream kunnen verzorgen voor de online deelnemers.
Productieteam, technici en streamingapparatuur
Om de livestream voor het online publiek te verzorgen, moet de techniek op orde zijn. Dus heb je een productieteam nodig die dat voor je verzorgt. Zo’n team bestaat o.a. uit een productieleider, cameramensen en technici voor licht en geluid. Naast materialen als camera’s en licht- en geluidsapparatuur is ook een razendsnelle internetverbinding essentieel.
Technisch betrouwbaar alles-in-één event management platform
Juist bij hybride events is het belangrijk dat je beschikt over een krachtig, technisch betrouwbaar en veelzijdig event management platform. Met Yellenge beschik je over zo’n platform en behoud je de volledige regie. Het Yellenge platform laat je alle content en interacties met precisie afstemmen op de verschillende deelnemersgroepen. Daarnaast helpt het platform je om de programmering van fysiek en online synchroon te laten lopen.
Gedetailleerde programma-invulling voor beide deelnemersgroepen
De programma’s voor het publiek in de zaal en de online deelnemers lopen weliswaar synchroon. De uitvoering van de verschillende onderdelen vragen om hun eigen invulling.
Event management partner met veel vlieguren
Hybride events organiseren is als schaken op meerdere borden tegelijk. Advies en back-up van een ervaren partner is dan ook onmisbaar. Wanneer je kiest voor het Yellenge platform krijg je die ervaren partner er automatisch bij. Omdat wij jaarlijks honderden hybride events ondersteunen kennen we vele best practises tot in de kleinste details. Die kennis en ervaring zie je terug in elk event dat Yellenge ondersteunt.
Meer weten over
hybride events
Ben je benieuwd hoe je met Yellenge je hybride event kan organiseren?
De voordelen van hybride events
Met een hybride event creëer je een belevenis waarin the best of both worlds samenkomen. De kruisbestuiving van fysieke en online bijeenkomsten levert je aantrekkelijke voordelen op.
Groter bereik
De locatie van een live event bepaalt hoeveel deelnemers maximaal aanwezig kunnen zijn. Het aantal stoelen dat in een zaal past, is simpelweg begrensd. Wil je meer deelnemers bereiken met je event? Dan is een hybride event de oplossing. Online tickets kun je zoveel verstrekken als je wilt.
Aantrekkelijker voor meer mensen
De (reis)tijd die deelnemers kwijt zijn om je eventlocatie te bezoeken, kan voor mensen een belemmering zijn. Voor deelnemers uit het buitenland zal dat zeker het geval zijn. Zij hebben bovendien te maken met verblijfkosten. Ook laat de drukke agenda het niet altijd toe om zomaar een halve of hele dag ‘out of office’ te zijn.
Voor al die gevallen is het hybride event een uitkomst. Want als online deelnemer heb je geen reistijd. En je kan heel gericht de sessies volgen die voor jou interessant zijn.
Extra dynamiek tijdens je event
Door je online publiek echt onderdeel te laten zijn van je live event voeg je extra dynamiek toe in de zaal. Denk aan het tonen van online gestelde vragen of reacties op een scherm, al dan niet gepresenteerd door een sidekick.
Mensen vinden het vaak fijner om online de interactie aan te gaan. En plein public de microfoon oppakken en alle ogen op je gericht zien, ervaart menigeen als minder prettig.
Herbruikbare content voor je social kanalen
Wanneer je een hybride evenement organiseert, heb je direct al alle middelen bij de hand om een brede waaier aan interessante content te produceren. Content die je na afloop on-demand beschikbaar kunt stellen of druppelsgewijs kunt delen op je social media en andere kanalen.
Niet alleen de opnames van de sprekers op het podium vormen een waardevolle bron om uit te putten. Ook live polls, Q&A’s en enquêtes zijn vaak een rijke voedingsbodem voor inspirerende content.
Additionele inkomstenbron
Door je fysieke event ook online toegankelijk te maken, boor je vanzelfsprekend een grotere inkomstenbron aan. Het aantal online tickets dat je kunt verkopen is in principe onbegrensd. Bovendien kun je ervoor kiezen om de meest waardevolle content van je hybride event na afloop te vermarkten, door ze tegen betaling aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan de opnames van je keynote sprekers, voorzien van shownotes.
Interessanter voor sponsoren
Hybride events zijn ook interessanter voor sponsoren. Je bereikt niet alleen een groter publiek voor je sponsoren. Je online omgeving biedt ook meer ruimte en creatieve kansen voor extra exposure.
Meer weten over de mogelijkheden van hybride events?
Ontdek de vele mogelijkheden die Yellenge biedt voor het organiseren van hybride events. Vraag vrijblijvend een demo aan. Het voordeel van een demo is dat we dát laten zien wat jij wenst en je meteen op al je vragen of event uitdagingen een passend of creatief antwoord krijgt. We denken direct met je mee. Een demo ervaring die je aangenaam verrast!
Tips voor het organiseren
van hybride events
1 Informeer vooraf naar de wensen van je publiek
Je doelgroep bepaalt je succes. Stem je event dus zo goed mogelijk af op de wensen van je publiek. Hoe je die achterhaalt? Simpel, vraag het ze. Onderzoek voordat je je event organiseert of ze je event fysiek willen bijwonen of liever online. En of ze daar een hele dag of een halve dag voor willen uittrekken. Zo krijg je een goede indicatie over het het aantal fysieke en online deelnemers dat je kunt verwachten en kun je een geschikte eventlocatie zoeken die voldoende ruimte biedt.
2 Huur naast een dagvoorzitter ook een showcaller
De aandacht vasthouden van de mensen in de zaal is makkelijker dan van de mensen die online deelnemen. Zorg daarom dat je naast een dagvoorzitter ook een goede showcaller inhuurt.
Een showcaller is de beeldregisseur achter de schermen die zorgt dat de sprekers op het podium boeiend in beeld worden gebracht voor de online deelnemers. Ook zorgt hij ervoor dat op het juiste moment de juiste intro’s, filmpjes, afbeeldingen en interactieschermen worden getoond.
3 Stel een sidekick aan die het online publiek met de zaal verbindt
Het is belangrijk dat de dagvoorzitter op het podium ook het online publiek betrekt bij het evenement. Maar op het podium is het lastig om bij te houden wat er allemaal achter de online schermen gebeurt. Daarom is het fijn als er een sidekick is die hierbij kan assisteren. De sidekick kan bijvoorbeeld de vragen van de online deelnemers naar de sprekers doorspelen. Of de uitslagen van de online poll delen met het publiek in de zaal.
4 Zet de klokken gelijk en vul de pauzemomenten online slim in
Bij een hybride event lopen de programma’s voor het fysiek aanwezige publiek en de online deelnemers gelijk. Hanteer daarom een strakke planning en zorg dat alle programma-onderdelen op tijd starten. Online deelnemers haken makkelijk af als ze moeten wachten, omdat bijvoorbeeld nog niet alle mensen in de zaal op hun stoel zitten.
Bedenk ook goed hoe je online deelnemers boeit en bindt tijdens de pauzemomenten op de eventlocatie. De bezoekers in de zaal vermaken zich wel tijdens de koffiepauze. Maar je wilt voorkomen dat je online deelnemers verveeld wegklikken op dat moment. Zorg daarom dat je voor de pauzemomenten interessante content hebt klaarstaan.
5 Weinig budget? Organiseer een hybride event light
Laten we eerlijk zijn. Een hybride evenement organiseren vergt een behoorlijke investering. Naast de kosten voor het fysieke gedeelte, komen daar de kosten bij voor het mogelijk maken van de livestream en de online interactie. Denk aan apparatuur, mankracht en andere voorzieningen.
Ontbreekt het budget? Dan kun je je event ook hybride maken, door de interactie met je online deelnemers aan te gaan via tools als Microsoft Teams of Zoom. Een goedkope oplossing die je eenvoudig kunt inpassen in het programma van je online deelnemers.
6 Kies een betrouwbaar alles-in-één event management platform
Een open deur. Maar we kunnen het niet genoeg benadrukken: juist bij een hybride event is bezuinigen op een goed alles-in-één event management platform vragen om problemen. Waarom alles-in-één? Omdat je hybride event ook alles-in-één is. Het is één geïntegreerd event, geen twee losstaande events waarvan er een online is.
Onze hybride event modules
Het Yellenge platform bevat alle modules die je nodig hebt voor het organiseren van een hybride evenementen. Je bent volledig in control over zowel het fysieke als het online event gedeelte. Laten we een aantal belangrijke modules en functionaliteiten voor hybride events eruit lichten.
Een greep uit de vele beschikbare modules
De voordelen van de
Yellenge modules
Het grote pluspunt van onze modules? Ze maken onderdeel uit van één geïntegreerde totaaloplossing. En dat levert jou belangrijke voordelen op.
Alle modules werken soepel en naadloos samen
Je hoeft niet bang te zijn voor haperingen, of niet werkende koppelingen. Die zijn er simpelweg niet. Bij andere platforms zie je vaak losse onderdelen onder de motorkap. Losse, aan elkaar geknoopte oplossingen. Dat is vragen om problemen. Bij Yellenge zijn alle modules onderdeel van één en dezelfde oplossing.
Eén tool voor al je hybride event wensen
Een hybride event organiseren en managen omvat veel verschillende taken. Denk aan uitnodigingen versturen, de ticketverkoop, betaalbevestigingen, check-ins, badge printing, interactiemomenten met het publiek creëren, enquêtes uitsturen, statistieken inzien, etc. Voor al die taken heb je maar één tool nodig: Yellenge.
Een event management platform op maat
Je kunt het Yellenge platform geheel naar wens samenstellen. Je voegt enkel de modules toe die je nodig hebt. Lekker overzichtelijk.
Gebruiksgemak voor organisator en deelnemers
De modules van Yellenge blinken uit in eenvoud en gebruiksgemak. Als organisator richt je de modules eenvoudig in vanuit ons centrale customer management systeem. (CMS). Dit kun je zelf doen of met behulp van onze consultants. Je deelnemers krijgen de modules te zien in de event app op hun smartphone of in de webapplicatie op hun computer.
Modules van Yellenge: demo
Vraag direct een persoonlijke demo aan en ervaar zelf hoe makkelijk de modules zijn voor jouw hybride event.
Onze werkwijze
Wat mag je verwachten als je je event organiseert met Yellenge? Onze dienstverlening bestaat uit techniek én advies. Daarbij volgen we de volgende 7 stappen.
1. Kick-off
We starten met een kick-off om elkaar beter te leren kennen en de eventdoelstellingen te bespreken.
2. Proces & planning
We maken een planning, leggen communicatiemomenten vast en bespreken de taakverdeling. Samen vertalen we je eventdoelstellingen naar het Yellenge platform.
3. Begeleiding & checks
We richten het platform (CMS) voor je in en leggen uit hoe het werkt. Samen realiseren de registratie, voeren we alle informatie over sprekers, sessies, locaties e.d. in, maken de event app gereed met de gewenste modules en starten we het aanmeldproces.
4. Instructies & dry-run
We laten niets aan het toeval over en bereiden je goed voor op de eventdag. We leggen uit hoe je het platform tijdens het event gebruikt. We informeren moderators en briefen sprekers en dagvoorzitters. We nemen het draaiboek door, stemmen de techniek af en doorlopen samen een dry-run.
5. Uitvoering
Op de eventdag zelf geeft Yellenge je de gewenste ondersteuning. Van telefonische support tot ondersteuning op locatie, bijvoorbeeld om de check-in en badge printing goed te laten verlopen. Omdat je alles real-time kunt monitoren en bijsturen ben je volledig in control.
6. Resultaten & analyse
Je krijgt real-time inzicht in alle data en statistieken die Yellenge voor je verzamelt. Denk aan aan- en afmeldingen, check-ins, event app downloads, interacties tijdens sessies, feedback-scores, etc.
7. Terugkijken en evalueren
Samen kijken we terug op een succesvol hybride event. We bekijken samen de (evaluatie)data en evalueren onze samenwerking. We helpen je met het exporteren van al je waardevolle eventdata.
Persoonlijk advies
Uitstekende bereikbaarheid
Altijd goede service
Waarom Yellenge?
Met Yellenge kies je voor een betrouwbaar alles-in-één event management platform, een geweldige event app, een passende event registratie desgewenst in combinatie met ticketverkoop, betalingsmogelijkheden of een event website, en dit alles samen met een gedreven partner. Of je nu een fysiek, online of hybride event organiseert, Yellenge maakt er samen met jou een succes van.
- Krachtig alles-in-één event management platform
- Gebruiksvriendelijke app voor al je evenementen
- Soepele registratie, naar keuze met ticketverloop en betalingsopties
- Naar wens complete event website in eigen huisstijl
- Elk event – fysiek, online of hybride – een topervaring
- Persoonlijke ondersteuning door ervaren consultants
- Stressvrij events organiseren #hetkanécht
Zelf aan de slag met
de Yellenge modules?
Vraag hier direct jouw (gratis) demo aan en ontdek de uitgebreide mogelijkheden.
Meer weten over Yellenge of de modules? Bekijk hier
de meest gestelde vragen
Meest gestelde vragen over de modules
Onze ervaren consultants staan je bij met raad en daad. Samen met jou kijken we welke modules je nodig hebt voor jouw event.
Jazeker. De event registratie, al dan niet in combinatie met een website, is een van de meest gebruikte modules. Met Yellenge maak je eenvoudig je eigen eventwebsite met registratieformulier in je eigen huisstijl. Op basis van templates richt je alles soepel in en plaats je het programma, de sprekerslijst, locatiegegevens en andere relevante informatie. Je bent in no-time klaar om event website mét registratieformulier wereldkundig te maken.
Dat zijn de volgende modules: event registratie (aanmeldformulier), premium event app, gepersonaliseerd programma, sprekers- en deelnemersoverzicht, privacy- en toegankelijkheid modus, mail module, deelnemersbeheer, check-in op locatie, vele vormen van interactie, netwerken, chat, locatie info, plattegronden en dan vergeten we vast nog diverse modules.
Dat kan zeker. De kans dat we jouw gewenste functionaliteit al in huis hebben, is overigens zeer groot. Maar mocht dat niet zo zijn, dan kunnen we absoluut een module op maat ontwikkelen.
Ja. Met Yellenge beschik je over een ontzettend stabiel en betrouwbaar platform. Je weet zeker dat alles soepel en vlekkeloos werkt, dat je data veilig en in Nederland opgeslagen zijn en dat je voldoet aan de AVG/GDPR voorwaarden. Yellenge is al jaren ISO 27001 gecertificeerd. Voor jou de garantie dat wij zeer zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet- en regelgeving rondom AVG/GDPR.
Jazeker, de standaardtalen zijn Nederlands ‘informeel’ (je-vorm), Nederlands ‘formeel’ (u-vorm) en Engels. Daarnaast kunnen we op verzoek zoveel taalversies toevoegen als gewenst.
Meest gestelde vragen over Yellenge
Reken maar. Al voor maar vooral tijdens de coronaperiode hebben we enorm veel online events gehost. En dat doen we nu nog steeds. Ook hybride events, waarbij deelnemers een event zowel fysiek als online volgen, ondersteunen we veelvuldig.
Ons platform ondersteunt jaarlijks meer dan duizend events, dus enkele tientallen events kunnen er zeker bij. Als je eenmaal weet hoe ons platform werkt, is persoonlijke ondersteuning bovendien steeds minder nodig en ga je geheel zelf succesvol aan de slag.
Een licentie start met een prijs vanaf 1325 euro en 2,50 per deelnemer. Maar in de praktijk zijn onze offertes altijd maatwerk. Er spelen veel factoren mee die de prijs bepalen. Organiseer je een groot of klein event? Eendaags of meerdaags? Eenmalig of meerdere keren per jaar? Heb je nauwelijks of juist veel ondersteuning nodig? Wie is je publiek? Wat wil je bereiken? Al die zaken nemen we mee in onze offerte. Ons uitgangspunt? Fair pricing. We brengen alleen in rekening wat je echt nodig hebt.