Het werk van een event manager makkelijker maken
Als eventmanager zet je tools in die taken automatiseren, je communicatie verbeteren, je productiviteit verhogen en tijd besparen rondom routinematige taken. Dit doe je, omdat je je zo beter hoopt te kunnen concentreren op strategische planning, creatieve aspecten en de kwaliteit van je zakelijke events die volledig ‘offline’, online of hybride plaats kunnen vinden.
Toch kan het frustrerend zijn met veel verschillende tools te moeten werken, vooral als ze niet goed geïntegreerd zijn. In dit artikel lichten we toe welke nadelen event manager kunnen ervaren en wat de voordelen zijn van een alles-in-1-eventmanagementplatform.
Hoe ga je om met losse event-tools?
Allereerst: hoe ga je het beste om met losse tools? Controleer in ieder geval of je event tools voldoende integratiemogelijkheden bieden, zodat gegevens tussen verschillende systemen gemakkelijk kunnen worden uitgewisseld en of gesynchroniseerd.
Als je door de bomen het bos niet meer ziet, minimaliseer je onbedoeld de ook de impact van verschillende tools. Identificeer daarom welke tools het belangrijkst zijn voor jouw evenementbeheer en pas je processen en workflows hierop aan.
Als je dan eenmaal het samensmeden van verschillende tools – zo goed en kwaad als het kan – op orde hebt, heb je misschien het gevoel nog steeds niet optimaal bezig te zijn. Dit zijn een aantal nadelen waar veel eventmanagers tegenaan lopen:
Nadelen losse event-tools op het gebied van samenwerking
Dit zijn de nadelen die veel event managers op het gebied van samenwerking ervaren bij de inzet van losse event-tools:
· Het continu schakelen tussen verschillende tools leidt tot inefficiëntie, extra hercontroles en extra tijdverlies;
· Je wilt alle informatie rondom sprekers en hun sessie-inhoud liefst centraal verzamelen en eenvoudig door hen zelf in laten voeren. Zo hoef je zelf alleen nog maar te redigeren en goed te keuren;
· De samenwerking met andere afdelingen die events organiseren verloopt niet top. Zij gebruiken weer andere tools en ook is events organiseren niet hun core business.
Nadelen losse event-tools op het gebied van inhoud
Dit zijn de nadelen die veel event managers op het gebied van inhoud ervaren bij de inzet van losse event-tools:
· Tools zijn vaak niet uitgebreid genoeg voor een complex congresprogramma. Je wilt workshops of sessies niet in rondes, maar bijvoorbeeld dakpansgewijs aanbieden of een festivalmodel (“congrestival”) hanteren;
· Voorafgaand aan het event en op de dag zelf ben je aan het schakelen tussen verschillende tools en ook moet je op verschillende plekken zaken aanpassen;
· Het organiseren van een écht vet event met optimale persoonlijke beleving lukt niet – of schiet er wéér bij in.
Om bovenstaande redenen stappen veel eventmanagers over op event management software. Een alles-in-1-eventmanagementplatform biedt alle tools aan vanuit één geïntegreerde omgeving. Je bespaart tijd, kosten, voorkomt stress en werkt veel efficiënter.
Lees in dit blog-item alles over de voordelen van event management software, zoals een alles-in-1-event-CMS ook wel wordt genoemd.