Succesvol netwerkevent organiseren: de beste tips
Veel mensen vinden netwerken spannend of ongemakkelijk, maar het is je vast wel eens opgevallen dat succesvolle mensen of organisaties juist overal “contacten en connecties” hebben. Het opbouwen van waardevolle relaties met anderen, opent namelijk deuren die anders gesloten zouden blijven. Een netwerkevenement is daarom een mooi middel om mensen met elkaar in contact te brengen. Een netwerkevent is natuurlijk pas echt succesvol als er ook echt waardevolle connecties ontstaan.
In dit artikel geven we praktische tips voor het organiseren van een succesvol netwerkevent. Tot slot lichten we het aspect ‘persoonlijke interactie’ apart uit, omdat dit nog altijd het meest belangrijke aspect is voor een succesvol netwerkevent. Ook bekijken we de rol die techniek speelt in het stimuleren van persoonlijke interactie.
Stel een concreet netwerkdoel
First things first: als je maximaal resultaat wilt behalen, moet je eerst je netwerkdoelen concreet maken. Wil je bezoekers bijvoorbeeld nieuwe klanten of een nieuwe baan laten vinden of hebben bezoekers op een andere manier baat bij een connectie met elkaar? Met een helder doel voor ogen, weet je precies welke bezoekers je wilt werven voor je netwerkevent. Vraag in het registratieformulier vooraf verwachtingen, interesses of doelen uit en pas je programma hierop aan.
Persoonlijke profielen
Laat deelnemers een persoonlijk profiel creëren waarin ze naast (standaard) persoonsgegevens ook hun interesses, werkervaring of andere relevante gegevens kunnen delen. Hoe meer je weet over je bezoekers; hoe gerichter je je programma kunt samenstellen.
Zorg voor een aantrekkelijk programma
Regel op basis van de informatie die je verzameld hebt over je gasten inspirerende sprekers en bied boeiende workshops die de nieuwsgierigheid prikkelen. Sluit het programma af met een lunch of gezellige borrel, waar deelnemers in een informele setting verder kunnen praten.
Locatie, catering en duurzaamheid
De juiste locatie is cruciaal voor de sfeer en uitstraling van je netwerkevent. Denk sowieso altijd aan praktische zaken als bereikbaarheid en capaciteit, maar kies ook een locatie die inspirerend is en die deelnemers uitdaagt uit hun comfortzone te stappen. Voor een intiem netwerkevent bijvoorbeeld, is een kleinere locatie erg geschikt. Zo kun je de ruimte snel “vullen” met energie en interactie.
Zorg ook voor passende catering (eventueel door het vooraf uitvragen van dieet- en dinerwensen), zodat je deelnemers niets tekortkomen tijdens het netwerkavontuur. Houd, waar kan, ook rekening met duurzaamheid. Steeds meer bezoekers vinden een duurzaam zakelijk event erg belangrijk.
Bezoekersregistratie
Ook een soepele bezoekersregistratie is van groot belang. Je wilt immers dat de binnenkomst vlot en duidelijk verloopt, zodat deelnemers met een goed humeur aan het netwerk-event beginnen. Als organisatie kun je ervoor kiezen een aantal interessante zaken op de badge van aanwezigen te printen, naast de naam, functie en/of organisatie. Houd hierin natuurlijk altijd rekening met de AVG en voorkeuren van bezoekers.
Promoot je netwerkevent
Promoot je netwerkevenement. Benader je (potentiële) doelgroep met verschillende content via verschillende kanalen. Zet bijvoorbeeld social media, e-mailmarketing, persberichten en offline uitnodigingen in. Vergeet niet je content te herbruiken, zodat je kunt profiteren van het krachtige effect van herhaling.
Lees hier tips voor het promoten en vergroten van de opkomst van je zakelijke event.
Follow-up na het event
Een goede follow-up na het event, is essentieel voor het opbouwen van duurzame relaties. Stuur enkele dagen na het event een persoonlijke bedankmail naar de deelnemers, waarin je je waardering voor hun aanwezigheid en betrokkenheid uitspreekt. Deel eventueel nogmaals de deelnemerslijst.
Stuur ook altijd een gepersonaliseerd evaluatieformulier uit op basis van de bijgewoonde sessies en vooraf ingevulde wensen. Dit helpt niet alleen bij het meten van de resultaten van je netwerkevent; ook kun je zoals eerder beschreven meten of je aan persoonlijke netwerkdoelen voldaan hebt. Analyseer je data en neem de verbeterpunten mee voor de organisatie van toekomstige events. Niet onbelangrijk: als deelnemers tevreden zijn, zijn ze meteen héle goede mond-tot-mondreclame voor jouw volgende netwerkevent.
Persoonlijke interactie stimuleren
Persoonlijke interactie lichten we tot slot graag nog even apart uit, want het is en blijft het meest belangrijke aspect tijdens je netwerkevent (eigenlijk tijdens alle events). Als het gaat om communicatie, gaat het om emotie. Persoonlijke interactie is de sleutel tot het opbouwen van betekenisvolle menselijke relaties en vertrouwen. in elkaar. Non verbale-communicatie als een knipoog, een stevige handdruk of een glimlach, voegen namelijk een emotionele lading toe die vaak verloren gaat in digitale interacties. Ook ironie en sarcasme bijvoorbeeld, zijn digitaal moeilijker over te brengen.
Lees hieronder hoe je persoonlijke interactie tijdens je netwerkevenement stimuleert en hoe de techniek hieraan bijdraagt:
Creëer een veilige context
Naast een uitdagende/inspirerende locatie, creëer je liefst zelf ook nog een veilige context waarin deelnemers zich comfortabel genoeg voelen om met elkaar in gesprek te gaan. Zorg bijvoorbeeld dat het ijs snel gebroken is door humor in te zetten. Haal vervolgens relevante topics aan en stel vragen. Laat mensen bewust gemixt zitten, laat deelnemers zich aan elkaar voorstellen en organiseer offline activiteiten die de interactie bevorderen, zoals workshops of spellen.
Event-app: connectie door bezoekersprofiel
Een geïntegreerde Premium Event-app fungeert als een gids voor bezoekers. Hierin kunnen mensen bijvoorbeeld het programma zien, workshops boeken en zelfs looptijden van de ene naar de andere sessie zien. In hun bezoekersprofiel, dat gecreëerd wordt op basis van velden die je vooraf hebt uitgevraagd, kunnen ze zelf eventueel nog informatie in- en aanvullen. Ook kunnen deelnemers zelf aangeven of ze zichtbaar of onzichtbaar willen zijn voor andere deelnemers in de deelnemerslijst. Als ze willen, kunnen deelnemers elkaar connectieverzoeken sturen en met elkaar chatten.
Matchmaking op basis van interesse en achtergrond
Door het verzamelen van aangemaakte profielen, krijg je als organisatie inzicht in de diverse achtergronden en expertises van de aanwezigen. Zet matchmaking op basis van interesses en achtergrond in en organiseer specifieke subsessies op basis van gelijke profielen of interesses. Doordat deelnemers zo gerichter met elkaar in gesprek gaan, kun je als organisatie zo meer waardevolle ontmoetingen stimuleren.
Event-app: interactie door stellingen
Variatie is essentieel als het gaat om het betrekken van deelnemers bij je event. Vermijd saaie monologen en leg via de event-app bijvoorbeeld discussies, stellingen of vragen voor. Het inzetten van deze interactie-tool is gegarandeerd een succes. Leuk feitje: de event-app is ooit onstaan vanuit de gedachte “jezelf te mogen zijn tijdens events”. Niet iedereen is namelijk extravert genoeg om tijdens een event en in een (grote) groep nieuwe mensen vragen te stellen of openlijk een mening te geven.
De kracht van event-software voor netwerkevents
Veel organisaties die netwerkevents organiseren, zetten tegenwoordig event management software in, met een geïntegreerde event-app. Als je je volledig wilt focussen op het doel van je netwerkevent, voert de juiste event automation-software namelijk veel taken voor je uit. Je voorkomt daardoor stress, bespaart veel tijd en kosten en ook werk je veel efficiënter. Bijkomend voordeel, is dat consultants van event software veel ervaring hebben met allerlei type events. Hun ervaring rondom netwerkevents neem je dus gratis en voor niets mee.
Ook draagt de technologie dus bij aan het stimuleren van persoonlijke interactie. Event-software zal zich hierop in de toekomst alleen maar meer gaan richten. Het Covid-tijdperk heeft ons namelijk laten zien dat real life, menselijke interactie nog altijd het meest belangrijk is. Wil je dus succesvolle, future-proof netwerkevents organiseren? Dan kan een alles-in-1-eventmanagementplatform je daar gegarandeerd bij ondersteunen.