Hoe je evenementen promoot: strategieën voor het vergroten van de opkomst
Hoe succesvol je zakelijke evenement is, hangt voor een groot deel af van de opkomst. Er zijn verschillende slimme strategieën voor het verhogen van de opkomst, of je nu een online event, hybride event of een fysiek evenement organiseert. Belangrijk is dat je je zakelijke doelgroep kent en de juiste online en offline promotiekanalen inzet.
Hieronder lichten we eerst de basis voor het vergroten van de opkomst toe. Daarna volgen wat extra tips voor het werven van meer bezoekers.
De basis voor je event-promotie
Voldoe aan de behoeften van bezoekers
Voor het organiseren van een succesvol evenement, is inzicht in de behoeften en interesses van je doelgroep erg belangrijk. Deze inzichten verzamel je vanuit de evaluaties van je vorige event, maar ook door in gesprek te blijven met de doelgroep, informatie op te halen bij sales/accountmanagement of klantenservice. Je kunt er ook voor kiezen expliciet wensen uit te vragen bij je doelgroep.
Een aantrekkelijk programma samenstellen
Op basis van de input van je doelgroep, stel je een aantrekkelijk programma samen dat voldoet aan hun verwachtingen. Verrassen mag natuurlijk altijd; maar zorg in ieder geval voor kwalitatief goede sprekers en sessies.
Registratie en uitgebreid registratieformulier
Creëer een event-website in jouw huisstijl waarop de bezoeker in één oogopslag alle informatie over jouw evenement kan vinden. Plaats op deze pagina ook een gebruiksvriendelijke registratie- en betalingsprocedure, zodat je mogelijke geïnteresseerden snel kunt ‘converteren’ tot aanwezigen. Vraag in het registratieformulier ook extra zaken uit die relevant zijn, bijvoorbeeld interesses of dieetwensen, met welk type vervoer bezoekers naar het event komen, etc.
Laat deelnemers ook hun bezoekersprofiel in de event-app aanvullen. Dit is bijvoorbeeld zeker relevant bij een netwerkevenement, omdat je zo ervaringen en persoonskenmerken kunt matchen met die van andere bezoekers.
Timing
Timing is cruciaal rondom je evenement. En dan gaat het niet alleen om het kiezen van een event-datum, maar ook om het vaststellen van een duidelijke einddatum voor inschrijving. Daardoor worden bezoekers aangemoedigd zich snel in te schrijven en zo creëer je een gevoel van urgentie.
Early-bird registratie
Een slimme strategie om de opkomst voor jouw zakelijke evenement te vergroten, is het aanbieden van early bird-tickets. Als je bezoekers korting geeft als ze zich vroeg registreren, creëer je een gevoel van urgentie en snel actie ondernemen.
Zorg dat je de voordelen van de early bird-registratie goed benadrukt, zoals gegarandeerde toegang, exclusieve extra’s of speciale privileges. Door deze strategie slim in te zetten, stimuleer je bezoekers zich snel te registreren. Zo vergroot je de kans op een succesvol evenement.
Beloon bezoekers
Voldoe niet alleen aan de behoeftes van bezoekers, maar belóón ze ook. Door een gevoel van waardering en exclusiviteit te creëren, vergroot je de aantrekkingskracht van jouw evenement. Bied bijvoorbeeld exclusieve toegang of speciale privileges aan, waardoor deelnemers zich speciaal en betrokken voelen. Zorg ervoor dat je deze extra’s opvallend vermeldt in je promotie-content.
Deel doorlopend relevante content
Heel belangrijk: creëer en deel doorlopend relevante content die goed aansluit bij je doelgroep en het evenement. Zet daarvoor aantrekkelijke visuele content in, schrijf pakkende teksten en vermeld een duidelijke call-to-action. Relevante content kan bijvoorbeeld een interview met een spreker zijn of sneak peeks die betrekking hebben op het event-thema.
Deel je content via verschillende on- en offline kanalen als je website, social media, e-mailmarketing en partnerwebsites. Vergeet de content niet te herbruiken. Zo kun je namelijk het krachtige effect van herhaling benutten en blijft je boodschap top of mind bij je doelgroep. Motiveer medewerkers, bezoekers en invloedrijke personen binnen je doelgroep ook de content en event-website te delen binnen hun eigen netwerk.
E-mailmarketing
E-mailmarketing haalden we in het kopje hierboven al even kort aan, maar dit kanaal is zeker de moeite waard om het apart uit te lichten. Met e-mailmarketing kun je namelijk een mooie brug bouwen tussen jou en je potentiële bezoekers. Door het structureel toesturen van relevante en interessante informatie rondom je event, blijf je de nieuwsgierigheid voeden, maar creëer je ook een band met je bezoekers. Je kunt verschillende type e-mailcampagnes inzetten waarmee je gesegmenteerd en stapsgewijs op het juiste moment relevante informatie toestuurt.
De opkomst voor je evenement vergroten
Als je de basis voor je event-promotie hebt staan, komen er als het goed is voldoende aanmeldingen binnen. Toch kan het onverhoopt tegenvallen. Met onderstaande tips vergroot je de kans op een hoge opkomst. Uiteraard past niet elke tip bij elk merk of doelgroep. Maak hier dus zorgvuldige keuzes in.
Werk samen met content creators
Werd er voorheen veel samengewerkt met influencers; nieuw zijn content creators. Dit zijn mensen die vanuit een “contentplatform” originele content creëren en zich op een bepaalde expertise of vakgebied richten. Anders dan influencers dus, die vaak een grote aanhang hebben en hun populariteit gebruiken om “allerlei” zaken te promoten. Een content creator daarentegen, krijgt juist bekendheid door kwalitatieve content, maar is minder afhankelijk van een bepaald aantal volgers op socials. Als het gaat om verbinding en als merk extra moeite willen doen voor je publiek, dan zetten content creators daar dus een extra stap in.
Organiseer een winactie
Een winactie is een goede manier om potentiële bezoekers extra te motiveren. Denk na over welke prijs het meest geschikt is en op welke manier en wanneer je deze wilt promoten. Wat spreekt je doelgroep aan en wat zijn hun interesses? Denk bijvoorbeeld aan een exclusieve meet-and-greet met een bekende spreker, een gratis deelname aan een workshop of training of een VIP-ervaring tijdens het evenement, zoals toegang tot de backstage of een speciale ontvangst.
Incentives
Naast een winactie, kun je ook denken aan incentives. Binnen marketing zijn incentives beloningen die het gewenste (koop)gedrag stimuleren. Deze strategie werkt het beste als er een eenmalige actie nodig is, zoals bijvoorbeeld het aanmelden voor een event. Denk aan een korting of een cadeautje bij aankomst.
Een band opbouwen met je publiek
Uiteindelijk is je promotiestrategie ook de start voor het opbouwen van een band met je doelgroep. Een band die je het liefst ook blijft onderhouden als het evenement is afgelopen. Dit doe je door het blijven delen van relevante content die gerelateerd is aan het event. Next level is het opzetten van een community. Vaak komen events voort uit community’s, maar rondom een event kun je ook zelf een community starten.
Event-software helpt bij het vergroten van je opkomst
Steeds meer organisaties zetten tegenwoordig event management software in. Deze software automatiseert event-taken en je bespaart daardoor tijd (en geld), voorkomt stress en maakt minder fouten. Het dashboard in het event-CMS met de overzichtelijke event-tijdlijn, zorgt voor grip, controle en sturing. Stuur bijvoorbeeld op tijd een save-the-date-email en krijg up-to-date informatie over wie van de genodigden geregistreerd, afgemeld of nog op open staan. Stuur met de e-mailmodule makkelijk en gericht reminders naar de juiste personen.
Door de uitgebreide, geïntegreerde dataverzameling in de event software de mogelijkheden voor het analyseren van de resultaten, kun je je doelgroep de volgende keer nóg beter bedienen. Dit leidt automatisch weer tot een hogere opkomst. Event-software is wat dat betreft dus dé motor achter het vergroten van de opkomst voor je toekomstige events.