Enthousiaste en betrokken medewerkers zijn misschien wel de meest belangrijke factor voor het succes van je organisatie. Employer branding is daarom een hot topic, maar we leven óók in een tijd van digitalisering, Gen Z, hybride werken, de arbeidsmarkt is krap en de werk-privébalans is belangrijker dan ooit. Steeds meer organisaties focussen zich daarom terecht op het behoud van bestaande medewerkers.
In dit artikel lichten we toe hoe je via interne live-communicatie betrokkenheid bij medewerkers kunt realiseren. Ook zoomen we in op het (vaak onderschatte) belang van het verzamelen van medewerkers-data.
Wat zijn interne events?
Over het algemeen kun je een onderscheid maken in externe en interne events. Bij externe events kun je bijvoorbeeld denken aan beurzen en congressen, seminars, expo’s, symposia, open dagen, inspiratiedagen of webinars. Bij interne events kun je denken aan een HR-verandertrajecten, programma kick-offs, innovatiesessies, een kerstmarkt, workshops, cursussen, trainingen, vergaderingen, Algemene Ledenvergaderingen, inspraakavonden of introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers. Ze zijn vaak wel wat informeler en vertrouwelijker van karakter omdat de gedeelde informatie immers niet altijd bedoeld is voor de buitenwereld.
Waarom is een training een event?
Is een training wel een event? Goede vraag, die we overigens vaker krijgen. Vaak wordt inderdaad nog niet de naam “event” aan alle hierboven beschreven interne bijeenkomsten gegeven. Feitelijk is het organisatietechnisch wel altijd een zakelijk event. Er moeten uitnodigingen verstuurd worden, er moet een programma samengesteld worden, er moet een locatie met catering geregeld worden, etcetera. Zo worden er ook intern vaak meer events georganiseerd dan je in eerste instantie zou denken.
Waarom interne events werken
Of je nu meer betrokkenheid of een verandering wilt bewerkstelligen: als het gaat om communicatie, gaat het om emotie. Persoonlijke interactie is de sleutel tot het opbouwen van betekenisvolle menselijke relaties en vertrouwen. Na de Covid-pandemie realiseert iedereen zich weer als geen ander hoe belangrijk menselijke interactie is. Ook de toegenomen digitalisering en “informatie-overload”, dragen bij aan de herwaardering van live-communicatie. Dat geeft bijvoorbeeld ook de branchevereniging voor live-communicatie en evenementenbureaus aan in hun rapport ‘Live in de lift’.
Realiseren van verandering
Bijna alle bedrijven organiseren wel leuke medewerkers-events om aan teambuilding te doen. Wat organisaties soms vergeten, is dat ook verándering alleen te realiseren is via goede live communicatie. Denk aan meetings, workshops, trainingen en medewerkersbijeenkomsten (in kleinere of grotere groepssamenstellingen). Echte verandering teweeg brengen gaat simpelweg niet door het versturen van wat berichtjes op het interne messenger-kanaal of een e-mail.
Cultuurverandering
Bovenstaande geldt voor een ‘kleine’ verandering, maar natuurlijk al helemaal voor een cultuurverandering, die niet van de één op de andere dag gerealiseerd is. Rondom een cultuurverandering organiseer je liefst een reeks aan (terugkerende) events, waarin je (nieuwe) kernwaarden blijvend naar voren komen. Tijdens deze events, ga je op zoek naar overeenkomsten, want overeenkomst betekent verbinding. Door onderling vertrouwen creëer je een hecht team, dat verantwoordelijk is voor een gemeenschappelijk doel en daardoor beter presteert.
Events organiseren is vaak geen core business
Het organiseren van een event is niet altijd gemakkelijk en vaak kostbaar. Je moet een locatie regelen, lunch regelen en mensen “werken” tijdens het event niet. Elk event, groot of klein, levert daarom vaak veel gedoe, stress en rompslomp op. Iedere keer is er weer een andere afdeling of persoon verantwoordelijk, terwijl events organiseren niet per se hun core business is. De kwaliteit moet wel optimaal en professioneel zijn, omdat dus ook aan interne events serieuze doelstellingen hangen.
Gen Z is veel kritischer
Denk ook aan hoe de (kritische) generatie ‘Gen Z’ denkt en tegen events aankijkt. Voor hen is een event niet per se een “leuk uitje” meer om naar uit te kijken. Het moet vooral nuttig zijn. Liefst toon je je daarom op alle fronten steeds flexibeler (bijvoorbeeld in voorwaaarden en deadlines rondom aan- en afmelden) en kun je meer personalisatie aanbieden. Met oudbollige methodes maak je sowieso geen goede indruk op talenten uit deze generatie. Ook een soepele, digitale bezoekersregistratie op de dag zelf is van groot belang. Je wilt immers dat de binnenkomst vlot en duidelijk verloopt, zodat deelnemers met een goed humeur aan het event beginnen.
Neem interne events serieus: zet software in
Je hebt dus te maken met het feit dat events organiseren niet altijd makkelijk is, dat verandering weerstand oproept en ook met het feit dat medewerkers (zeker Gen Z) steeds meer van een werkgever verwachten. Belangrijk is dus in ieder geval dat de organisatie en uitvoering van je interne events nét zo serieus neemt als externe events. Hieronder lichten we toe hoe software je daar een flink handje bij kan helpen:
Aantrekkelijk programma, locatie en catering
Buiten kijf staat natuurlijk het regelen van een inspirerend programma (met subsessies) op een fijne locatie met passende catering. Ook wil je liefst zoveel mogelijk service verlenen richting je medewerkers: regel bijvoorbeeld vervoer naar de eventlocatie of vraag vooraf dieet- of goobie bag-wensen uit. Het uitvragen van wensen rondom lunch en vervoer hangt ook samen met het topic duurzaamheid. Je wilt dat medewerkers meer betrokkenheid tonen of de nieuwe kernwaarden doorvoelen, maar verander je als organisatie zelf ook? Let je bijvoorbeeld al op je food- en wasteprint?
Live-communicatie en interactie
Als je dan eenmaal iedereen bij elkaar verzameld hebt op een event, heb je een mooie kans om relevante informatie op te halen bij je normaal drukke medewerkers. Zij waarderen het natuurlijk als hun mening gehoord wordt en als er daadwerkelijk iets mee gedaan wordt. Ook dit leidt indirect weer tot meer betrokkenheid. Vraag via een interactietool bijvoorbeeld verschillende zaken live uit of test stellingen en hypotheses. Je kunt vervolgens live in gesprek gaan op basis van interessante antwoorden, maar je kunt de input later ook weer gebruiken voor in je strategie.
Event-app
De interactietool zit standaard verwekt in de event app, maar je kunt in hier ook gemakkelijik een “congrestival” met gevarieerd programma in opzetten. Realiseer bijvoorbeeld ook extra energie door via de event-app push-notificaties te sturen op het moment dat er iets speciaals gebeurt. Creëer reuring en maak er een memorabel event van.
Interne netwerkbijeenkomst
Verbinden met andere medewerkers betekent dus per definitie verbinden met de organisatie. Je zou je interne event daarom ook kunnen inzetten als een intern netwerkevenement, waar je de totaalbeleving voor bezoekers vergroot door interactie en betrokkenheid tussen deelnemers te stimuleren en te faciliteren. Zo worden bijvoorbeeld netwerkmomenten geen ‘toevallige ontmoetingen’ maar gepersonaliseerde en inhoudelijk passende ontmoetingsmomenten tussen professionals.
Natuurlijk is dit ook afhankelijk van de grootte van de organisatie, maar je kunt het via een event-app bijvoorbeeld mogelijk maken dat mensen met elkaar kunnen chatten of connectieverzoeken kunnen sturen. Laat je medewerkers een persoonlijk profiel creëren waarin ze naast (standaard) persoonsgegevens ook hun interesses en andere leuke gegevens kunnen delen. Hoe leuk is het als bijvoorbeeld muzikanten of padellers binnen je organisatie elkaar nu weten te vinden?
Follow-up en nul- en eenmeting
Stuur natuurlijk na het event een follow-up en enquête uit waarin je medewerkers bedankt voor hun aanwezigheid en waarin je kort verslag doet van het event. Als je voorafgaand aan het event of de eventreeks ook medewerkersdata verzameld hebt, kun je vanuit een nulmeting ook gemakkelijker een eenmeting doen. Meten is weten!
De toegevoegde waarde van een event management platform
Je kunt natuurlijk allerlei losse tools en apps inzetten om bovenstaande te realiseren, maar op het gebied van samenwerking en inhoud leidt dat vaak tot veel inefficiëntie. Veel organisaties zetten daarom al overkoepelende event-software in. In deze software zitten alle losse tools verwerkt, maar organisatie-overkoepelend biedt het ook veel toegevoegde waarde, bijvoorbeeld op onderstaande vlakken:
Structureel medewerkersdata verzamelen
We zeiden net al: meten is weten. Het structureel verzamelen van medewerkersdata rondom interne events, levert uiteindelijk sowieso een schat aan waardevolle informatie op voor je interne organisatie en hr-afdeling. Blijkt bijvoorbeeld dat mensen die positief over het verandertraject spreken ook langer bij je blijven werken? Of denk aan input over hybride werken, die een introverte medewerker gaf. Deze input was voorheen mogelijk achterwege gebleven en medewerker A was misschien alweer vertrokken. Deze input vanuit events levert een schat aan waardevolle informatie op voor verschillende afdelingen en je algehele employer branding. Medewerkers moeten natuurlijk geen ‘big brother is watching-you’-gevoel krijgen, maar daar kunnen verschillende privacy-maatregelen en -instellingen voor zorgen
Hybride of online
In principe organiseer je dus liefst een live event, maar is dit niet mogelijk? Dan kun je altijd nog gaan voor een hybride event: een combinatie tussen live en offline. Vernuftige software zorgt ervoor dat zowel thuisblijvers als live-aanwezigen dezelfde beleving ervaren.
Alle losse tools ineen
Kortom: met een alles-in-1-eventmanagementplatform beschik je over alle tools waarmee je je event van A tot Z kunt managen: van organisatie tot uitvoering en rapportage. Vanuit één centraal CMS heb je in- en overzicht in de status van je event, weet je of de deelnemersregistratie volgens verwachting verloopt, of je bepaalde (workshop)sessies moet bij of afschalen, kun je alle modules en functionaliteiten bedienen. Denk bijvoorbeeld aan je eventwebsite, online registratieformulier, een event-app, registratie op locatie, interactie, deelnemerscommunicatie, plattegronden, netwerken, evaluatie-enquêtes en nog veel meer.