De kracht van een overkoepelend event-systeem
Event automation staat voor het automatiseren van taken die komen kijken bij de organisatie en uitvoering van zakelijke events. Voor event automation heb je event automation software nodig. Het CMS waarin dit gebeurt, wordt ook wel een event management systeem of event management software genoemd.
Een alles-in-1-eventmanagementplatform biedt alle tools aan vanuit één omgeving waarin de nieuwste technologieën geïntegreerd zijn. In een vorig blog-item, kon je lezen dat losse event-tools vaak niet de beste oplossing zijn.
Steeds meer eventmanagers zetten daarom event management softwarae in. Hieronder zetten we de meest bekende voordelen van event automation software op een rijtje:
De voordelen van event management software
Hieronder beschrijven we de meest bekende voordelen van event management software:
Alles op één plek tijdens je event
Doordat je gebruikmaakt van een alles-in-1-eventmanagementplatform, beschik je op de dag zelf over alle informatie op één plek. Wil je zaken wijzigen, aanpassen of opnieuw afstemmen? Dan voer je alles meteen door in de overkoepelende tool. Het effect daarvan is meteen zichtbaar: op je eventwebsite, in je aanmeldformulier, bij je check-in, in de event-app, in je programma en je andere “contentuitingen”.
Geïntegreerde Premium Event-app
Vergroot de persoonlijke totaalbeleving voor deelnemers door het inzetten van een geïntegreerde Premium Event-app, een ‘personal guide’ voor je bezoekers tijdens het event. De app geeft dynamisch het gepersonaliseerde programma weer, je kunt deelnemers zelf laten inchecken en de app laat zien waar ze heen moeten. Je kunt er daarnaast push-notificaties op versturen, maar ook netwerken, foto’s en nieuwsberichten laten zien. Ook zitten er andere slimme snufjes in verwerkt: zo houdt de event-app bijvoorbeeld ook rekening met looptijden van de ene naar de andere sessie.
Interactie met andere deelnemers
Vergroot het succes van je event door interactie en betrokkenheid te stimuleren. Je kunt deelnemers via de event-app interactie laten aangaan met andere deelnemers, door bijvoorbeeld de chat-functie, het versturen van een connectieverzoek of je kunt een digitale business-card aan je contacten toevoegen. Ook kun je de totale interactie van je evenement verbeteren doordat bezoekers via de event-app vragen kunnen stellen, stellingen kunnen beantwoorden of kunnen deelnemen aan een kennisquiz. Dat laatste levert je interessante informatie op, maar bovenal vinden deelnemers het vaak heel erg leuk.
Slimme functionaliteiten
Een event-platform biedt óók functionaliteiten “waarvan je nog niet wist dat je ze nodig had”. Bijvoorbeeld de no show-module, waarin deelnemers zichzelf kunnen afmelden. Zo weet je (een paar dagen) vooraf al wie er wel en niet komt, waardoor je bijvoorbeeld cateringkosten kunt besparen, kunt bijsturen in het aantal zalen of je programma en opstelling kunt aanpassen. Ook een team-up-module is handig: laat je sprekers zelf hun bio, informatie over hun sessie en interactie invoeren op een centrale plek. Zo hoef je zelf alléén nog maar te redigeren en goed te keuren. Daarnaast kun je gemakkelijk een gepersonaliseerd evaluatieformulier versturen. De software weet, in tegenstelling tot algemene evaluatietools, namelijk precies wie welke sessie heeft bijgewoond.
De nieuwste event-technologie
Technologie evolueert snel en daardoor zijn er steeds meer specialisten nodig binnen specifieke vakgebieden. Dat geldt ook voor event-software. Softwareprogramma’s als samenraapsel van (verschillende) features die “vanalles doen”, maar onderling niet samenwerken, redden het vaak niet.
Doordat een alles-in-1-eventmanagementplatform zich alléén richt op events, kun je er zeker van zijn dat je snel over de nieuwste event-technologieën beschikt. Een eventmanagementplatform richt zich trouwens niet alleen op jou als event-organisator, maar ontwikkelt ook features die je bezoeker blijven verrassen, eventprocessen nog verder slim automatiseren en de persoonlijke beleving verder optimaliseren. Zo loop je altijd voorop en blijf je doorlopend meer winst uit je events halen.
Organisatiebreed veel voordelen
Een event management platform wordt vaak organisatiebreed ingezet. Dit levert veel voordelen op op het gebied van communicatie, coördinatie, resources, branding en nog veel meer. De data die de software verzamelt, geeft verschillende afdelingen interessante inzichten en verbetermogelijkheden. Ook kan het MT of de directie organisatie-overkoepelende event-gegevens meenemen in strategische beslissingen.
Data verzamelen
De data die de software verzamelt, geeft sowieso verschillende interessante inzichten rondom de events die je georganiseerd hebt, waardoor je toekomstige events gemakkelijk kunt verbeteren. Daarnaast geeft het verschillende afdelingen interessante inzichten en verbetermogelijkheden. Tot slot kan het MT of de directie organisatie-overkoepelende eventgegevens meenemen in strategische beslissingen.
Modulair in te zetten
Haal je met zo’n platform dan geen dure Porsche in huis terwijl je eigenlijk een instapmodelletje nodig had? Nope. Doordat het platform vaak modulair opgezet is, kan het specifiek ingericht worden op basis van jouw budget en wensen.
Optimale kennis van zakelijke events
Eventmanagement-platforms staan graag met hun voeten in de klei en zijn daarom aanwezig bij veel zakelijke events. Ze vertalen kennis, vragen en problemen vanuit de praktijk gemakkelijk door in de software. Ook geven de consultants van een alles-in-1-eventmanagementplatform vaak advies op basis van best practises en data vanuit vergelijkbare events. Van deze kennis kun je als eventmanager optimaal gebruikmaken en ook voorkom je dat je iets organiseert dat sowieso al niet gaat werken.
Wat levert event management software concreet op?
Volgens ervaren eventmanagers realiseert een alles-in-1-eventmanagementplatform 30 tot soms wel 70% meer efficiëntie, 50% minder stress en handmatig werk, 25 tot soms wel 50% kostenbesparing.
In onze klantcases kun je lezen hoe onze software specifiek wordt ingezet door eventmanagers en welke voordelen zij ervaren.