Een event app biedt veel mogelijkheden en hiermee kansen om uw event naar een hoger niveau te brengen. Interactie voor bezoekers zorgt voor engagement en betrokkenheid. Uw event real-time bijsturen, mogelijkheden voor sponsoren enzovoorts. Echter: zorg wel voor de juiste implementatie. Zorg dat toegevoegde waarde floreert door een geïntegreerde aanpak.
Een printer die het niet doet of wegvallende internetverbindingen terwijl je net die offerte wilt versturen: falende ICT kan de flow behoorlijk onderbreken en een bron van ergernis zijn. Dit geldt ook voor event management apps die niet op de juiste manier worden geïntegreerd. Onbekend maakt onbemind en een app die niet wordt gedownload of naar behoren wordt gebruikt: een gemiste kans.
Van bezoekers naar betrokken deelnemers
Alles valt of staat bij de juiste communicatie. Een goede integratie van de event app bij uw bezoekers, wordt gerealiseerd door het doorlopen van enkele doeltreffende stappen.
Aankondiging per email
Bezoekers zullen zich in veel gevallen online inschrijven waarna u een bevestiging van deze inschrijving laat toekomen. Een prima mogelijkheid om naast de primaire informatie over de inschrijving iets te vertellen over de aanwezigheid van een event app. Laat kort en bondig weten wat de deelnemer kan verwachten van de app en – als aanwezig – hoe de deelnemer via de app mee kan doen aan pre-event features.
Tip: werkt uw event app naast Android en Apple iOS ook op Windows Phone of BlackBerry? In Nederland browst inmiddels ± 10 % van de smartphone bezitters op een Windows Phone. Zorg voor een volledige dekking, dan kan iedereen meedoen!
Sociale kanalen en de event website
U heeft een event website ontwikkeld en sociale kanalen ingericht om het event vooraf goed onder de aandacht te brengen. U presenteert nieuwe sprekers, ontwikkelingen en laat sponsoren aan het woord. Ook de event app mag in deze strategie niet ontbreken. Zet via de sociale kanalen aan tot het downloaden van de app en presenteer de toegevoegde waarde op de event website. Is de app eenmaal geïnstalleerd? Dan kan afhankelijk van de app – en bijbehorende mogelijkheden – die u kiest, ook deze worden gebruikt om uw bezoeker te informeren en enthousiasmeren voor het opkomende event. Plaats nieuwsberichten of communiceer bijvoorbeeld belangrijke wijzigingen in het programma. Dit alles op een persoonlijke en betrokken manier.
Tip: Voorafgaand aan uw event actief op social media? Gebruik updates om features te presenteren en zet zo aan tot activatie en betrokkenheid.
Tip: werk toe naar een optimaal aantal downloads door een teaser in de app te verwerken. Voorbeeld: ‘Benieuwd naar onze mystery guest? Download de app en kom er achter aan de hand van vijf vragen.‘
Na een uitnodiging per email en het promoten van de app via uw event website en sociale kanalen, zult u op uitkomen op een penetratiegraad van 60- tot 80%. Niet genoeg, maar het event is ook niet begonnen.
Getarget mailen
U heeft uw bezoekers via email en social kanalen geactiveerd de event app te downloaden. Wat is het resultaat van uw inspanningen? Hoeveel bezoekers hebben drie dagen voor aanvang de app gedownload? Wanneer u gebruik maakt van een event app inclusief management tooling, kunt u veelal in het meegeleverde cms statistieken inzien aangaande de hoeveelheid downloads. Ook te zien: welke bezoekers hebben de app nog niet gedownload? Stuur enkel aan deze groep een reminder en u activeert ook deze groep de event app te downloaden.
Tip: stuur een reminder de app te downloaden alleen naar deelnemers welke dit nog niet gedaan hebben! Dit voorkomt onnodig verstuurde emails die als spam ervaren kunnen worden.
De laatste reminder verstuurd? Yellenge weet uit eigen ervaring dat 80% van de deelnemers die in het bezit zijn van een smartphone, de app hebben geïnstalleerd.
De laatste stap naar voldoende downloads komen we tegen in deel 2 van deze reeks. In het tweede deel ook meer over support op de dag van het event: Event apps: succesvol door de juiste implementatie – Deel II