Een event app biedt veel mogelijkheden en hiermee kansen om uw event naar een hoger niveau te brengen. Echter, net als een mooie auto zonder brandstof: een app die niet juist is geïmplementeerd heeft maar weinig toegevoegde waarde. In deel 1 van deze reeks bespraken we te nemen maatregelen voorafgaand aan het event. In deel 2 aandacht voor verdere integratie en support op het event zelf.
Voorafgaand aan het event hebben we middels doeltreffende acties gezorgd dat de grote meerderheid van uw deelnemers de app heeft gedownload voordat de deuren open gaan. Zijn we hiermee klaar? Nee. Op de dag van het event zelf realiseren we de laatste downloads en zorgen we dat mogelijke vragen worden beantwoord.
Support bij registratie
Wanneer uw bezoekers arriveren op uw event zullen zij zich registreren. Ze worden welkom geheten en al dan niet voorzien van een batch. Een uitgelezen moment om te vragen of de app is gedownload en of er wellicht nog vragen over zijn. Is dit onverhoopt niet het geval of zijn er inderdaad vragen? Zorg dat vooraf geïnformeerde event hostesses klaar staan om vragen te beantwoorden. Ook uw partner die de app levert zal in de meeste gevallen support oplossingen kunnen leveren. Het resultaat? Een soepel begin van de dag zonder stress. Allemaal geregeld via de event management software van Yellenge
Tip: een klein percentage zal niet beschikken over een smartphone. Geen probleem in het geval van een hybride app. Deelnemers kunnen dan via de laptop of tablet alsnog mee doen.
Open met een ludieke ijsbreker
Het event staat nu echt op het punt van beginnen. De dagvoorzitter opent de dag en: presenteert de event app met een ludieke poll. Een ijsbreker waarbij iedereen op een leuke manier direct met de app aan de slag gaat. De interactie ervaart en voelt hoe het werkt. De ijsbreker zet aan tot veelvuldig gebruik van de app gedurende het event.
Zorg dat vragen worden beantwoord
Zijn er gedurende het event bezoekers met vragen over de app die niemand weet te beantwoorden? Het resultaat is een app die niet wordt gebruikt en bijdraagt aan een negatief oordeel over het service level van het event. Dit voorkomen is simpel. Zorg dat support medewerkers of hostesses op uw event de app hebben gedownload en ermee kunnen werken. Laat ze weten wat de meest gestelde vragen zullen zijn inclusief de bijbehorende antwoorden.
Tip: wees zuinig met het versturen van push berichten. Gebruik de functie alleen wanneer dit echt nodig. Bijvoorbeeld bij een zaalwijziging. Het ontvangen van teveel push messages wordt als irritant ervaren en al snel bestempeld als spam.
Een event app beschikt over interessante features die uw event verrijken. Een succesvolle implementatie van de app is hierbij doorslaggevend. Werk voorafgaand aan voldoende downloads en zorg voor support op het event zelf. Open met een ludieke ijsbreker en neem de deelnemer mee door aanwezige toegevoegde waarde. Het startschot voor een succesvolle dag met volop interactie en dynamiek.
Naast actieve deelnemers wilt u natuurlijk ook dat uw dagvoorzitter en sprekers soepel met de app omgaan. Meer hierover in deel 3 van deze serie. Hoe u door een goede voorbereiding zorgt voor een optimale integratie van uw event app leest u in deel 1.