In deel 1 en 2 van deze reeks werkten we toe naar voldoende downloads van de app en bespraken we hoe support bijdraagt aan succes. Echter: uw bezoekers zijn niet de enige stakeholders die actief met de app aan de slag gaan. Geef ook uw dagvoorzitter en uw sprekers de juiste handvatten om te excelleren.
De dagvoorzitter: sleutel tussen doelstellingen en publiek
Uw dagvoorzitter is de brug tussen uw sprekers en uw publiek. Het gezicht van uw event en de anchor die actief bijdraagt aan het realiseren van doelstellingen. Ook als het gaat om een succesvolle inzet van de event app. De dagvoorzitter is de sleutel die publiek enthousiasmeert en aanzet tot het gebruik van de app. Moet hij of zij natuurlijk wel weten wat de bedoeling is.
“De dagvoorzitter is de sleutel die publiek enthousiasmeert en aanzet tot het gebruik van de app. “
Kennismaken en keuzes maken
Breng net als bij uw bezoekers de dagvoorzitter in een vroeg stadium op de hoogte van het gebruik van een event app. Zorg net als bij de deelnemers voor beknopte documentatie over het downloaden van de app en de aanwezige features die op het event gebruikt gaan worden. Zorg vervolgens dat communicatie over de app in het draaiboek wordt opgenomen. De dagvoorzitter weet dan wanneer de event app voor interactieve doeleinden in te zetten en wat aan te kondigen.
Live polling, voting en het stellen van vragen door het publiek: er zijn verschillende manieren om deze interactie met het publiek vorm te geven. Worden binnengekomen vragen via de app door de dagvoorzitter aangedragen aan de spreker? Ziet de spreker ze op een scherm of een tablet en handelt hij of zij zelf de interactie af, zonder tussenkomst van de dagvoorzitter? Worden vragen achteraf gesteld of is het een sessie waarbij de dagvoorzitter een actieve rol aanneemt en met behulp van tussentijdse vragen zorgt voor dynamiek en optimale betrokkenheid van het publiek? Voorbeelden van relevante vragen die een antwoord verdienen. Zeker wat betreft de omgang met interactie: zorg voor duidelijkheid voor zowel dagvoorzitter als spreker.
Tip: Neem voor de start van uw event een moment met uw dagvoorzitter, keynote speaker en workshophouders. Laat middels een korte demo zien hoe het werkt, beantwoord eventuele vragen en iedereen is ready to go.
Sprekers: informeren en enthousiasmeren
Breng sprekers in een vroegtijdig stadium op de hoogte van het gebruik van een app. Mail geen wollige documenten maar presenteer beknopte informatie enkel over de features die voor hem of haar belangrijk zijn. Belangrijk omdat het ook voor hen interessant is te excelleren op het podium.
Als organisator kiest u voor een event app. U wilt een dynamisch event, gaat voor interactie, dialoog en betrokkenheid. Neem de sprekers hier in mee. Vertel over de toegevoegde waarde en bereid ze voor op het inpassen van interactieve elementen. Vertel beknopt hoe dit in z’n werk gaat. Vraag in een vroegtijdig stadium om eventuele stellingen die de presentator wenst te integreren en vertel waarom dit ook voor hen interessant is: integreer stellingen en lever een verhaal af wat aankomt. Werk aan een publiek wat meedoet zodat uw verhaal beklijft.
“Als organisator kiest u voor een event app. U wilt een dynamisch event, gaat voor interactie, dialoog en betrokkenheid. Neem de sprekers hier in mee. “
Hostesses
Maakt u gebruik van een hostess die speciaal wordt ingezet om sprekers te begeleiden? Hostesses die support leveren bij registratie? Neem op de dag zelf kort de tijd om de werkwijze nog even kort door te spreken. Immers, een hostess die aangesproken wordt door een deelnemer met vragen over het downloaden van de app of bijvoorbeeld het benaderen van een appstore, dient een juist antwoord te kunnen geven. Vaak een herhaling van een bekend verhaal zonder onverwachte verrassingen.
U maakt de keuze voor een event app. Dat doet u vanuit doelstellingen die aan uw event zijn gekoppeld. Laat alle betrokkenen weten wat deze doelstellingen zijn, hoe de app hier aan bijdraagt en neem op deze manier afscheid van een eventueel vrijblijvend karakter. Samen werken aan een doelstelling met als beoogd resultaat een succesvol event.
Deze serie bestaat uit drie delen. In deel 1 van deze serie meer over inzet voorafgaand aan het event, waardoor uw event app voldoende wordt gedownload en gebruikt. In deel 2 aandacht voor support en ondersteuning op het event zelf.