Martijn Maas is al twintig jaar eindverantwoordelijk voor het jaarlijkse congres van de Nederlandse Reanimatie Raad. Het doel van het congres is tweeledig: netwerken en actuele informatie verspreiden door het organiseren van een veelzijdig sessie-programma en het opzetten van een beursvloer met exposanten.
In 2023 organiseerde Martijn voor het eerst een nieuw event samen met Venticare, een organisatie die deskundigheidsbevordering van professionals in de acute zorg tot doel heeft. Vanuit Venticare was Hans Stevens betrokken bij de organisatie van het gezamenlijke event. Hij is al achtendertig jaar eventmanager.
Een duo-interview met twee ervaren eventmanagers, die voor het gezamenlijke evenement het Yellenge-platform inzetten.
Voor het eerst een hybride event
Martijn vertelt: “We zochten voor het Reanimatiecongres in 2022 een tool die voldoende faciliteiten bood op het gebied van inschrijving, interactie en hybride mogelijkheden. We hebben toen voor het eerst een hybride evenement georganiseerd met Yellenge. Dat ging perfect. Ook de belangrijke interactiefunctionaliteit werkte goed in hybride vorm.”
Alles onder één dak
Martijn vervolgt: “In 2023 hebben we een nieuw, live event georganiseerd samen met Venticare. Het was best een uitdaging om voor het eerst samen een congres te organiseren in Yellenge, maar uiteindelijk hebben we de software maximaal ingezet. Het event management platform is niet alleen groots opgezet op het gebied van accreditatie en certificatie. De ‘alles onder één dak-opzet’ in het CMS van Yellenge, biedt ook in de praktijk veel voordelen.”
Handige features
Martijn: “We hebben veel handige features ingezet, zoals het inschrijfformulier, waaraan je gemakkelijk extra velden kunt toevoegen. Ook rondom het programma bood de inzet van Yellenge verschillende voordelen. Doordat je meteen kunt zien waar mensen zich voor inschrijven of afmelden, kun je ook de meest optimale zaalindeling maken. Ook verandert het programma vaak 24 uur tevoren nog door aan- en afmeldingen van sprekers, waardoor je het programma weer moet aanpassen.
Team Up module
Martijn: “Alle aanpassingen die je aan de achterkant doorvoert, worden automatisch aangepast op de website en in de app. Ook heel fijn in gebruik vond ik de Team Up module, waarin je alle sprekersinformatie verzamelt. Door de grote hoeveelheid sprekers waren we gewend aan heel veel knippen en plakken, maar deze module heeft ons gigantisch veel tijd bespaard. Ook de beursvloer en exposanten hebben we via Yellenge weergegeven.”
Heldere communicatie
Hans vult aan: “Je hebt het in de basis natuurlijk over communicatie met je doelgroep. Wil je helder communiceren en je doelgroep snel van de juiste informatie voorzien, dan moet je daarvoor goede software inzetten. We werken daardoor gewoon slagvaardig en modern en worden voor aanvang al serieus genomen als organisatie. Dat is een hartstikke fijn en belangrijk uitgangspunt als je een event organiseert. Een ander belangrijk uitgangspunt is gemak voor deelnemers. We hebben daarom ook de event-app van Yellenge en bijbehorende interactiemogelijkheden ingezet. Alles in samenwerking met de consultants van Yellenge, die meedachten en ook tijdens het event aanwezig waren.”
Techniek stimuleert interactie
Martijn sluit af: “Natuurlijk kan de techniek geen menselijke interactie vervangen en zeker niet in het geval van netwerkevents specifiek. Mensen willen elkaar gewoon live ontmoeten en dat zal nooit veranderen. Wel draagt de event-app bij aan het stimuleren van interactie en connecties tussen deelnemers en ook voelen deelnemers zich gehoord door sprekers, die via de app vragen kunnen stellen aan de zaal. We zien ook dat deelnemers de event-app hoog waarderen in de evaluatie. Omgekeerd kunnen we via de app een hele sterke evaluatie uitsturen, die gekoppeld is aan het persoonlijke programma van bezoekers. Andere survey-tools zijn vaak niet op deze manier te personaliseren.”
Veelzijdig platform
Hans sluit af: “Ook onze reanimatie-competitie kunnen we natuurlijk alleen maar in real life uitvoeren. Wel merk ik dat er in de zorg minder tijd is om evenementen te bezoeken en ook is de concurrentie hoger. Daarom zijn toch ook webinars voor ons een uitkomst gebleken. Een platform als Yellenge sluit met alle mogelijkheden goed aan op onze wensen; in welke vorm we een evenement ook organiseren. Het is gewoon een feit dat een event management platform leidt tot minder stress, minder kosten en tijdsbesparing, want je werkt veel efficiënter samen.”
Wil jij meer weten over de samenwerking met Yellenge? Neem dan contact op met Floor via floor@yellenge.nl.