Tanja Saddal is community-communicatiemedewerker in het team interne communicatie van de divisie Uitkeren. Voor de afdeling houdt ze zich onder andere bezig met het organiseren van events voor medewerkers en managers. Ze werkt al een aantal jaar met de Yellenge-software en organiseerde verschillende events met behulp van het platform.
Eind 2023 was ze medeverantwoordelijk voor het event ‘Het hart op de juiste plaats’ voor de divisie Uitkeren. Voor alle districten werd er een apart event georganiseerd. De divisie wil uitgroeien van een procesgerichte uitvoerder naar een mensgerichte publieke dienstverlener. Om deze verandering te kunnen bewerkstelligen, bezocht de directie de ruim 5000 medewerkers op 9 verschillende locaties om met elkaar in gesprek te gaan.
Uitgebreid registratieformulier voor serviceverlening
Tanja vertelt: “We hebben de registratiemodule van Yellenge uitgebreid ingezet om de bijeenkomsten zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden, maar ook om zoveel mogelijk service te kunnen verlenen richting onze medewerkers. Bezoekers konden sowieso kiezen op welke locatie ze wilden aansluiten en of ze het ochtend- of middagprogramma wilden bijwonen. Daarnaast hebben we als extra service collectief vervoer aangeboden. Voor wie deelnam aan het ochtendprogramma, was er ook een lunch. Via het registratieformulier konden we bijvoorbeeld ook uitvragen of er dieetwensen waren. Zo koop je niet onnodig veel catering in. Het systeem van Yellenge werkt daarin heel handig, op basis van beslisbomen. Wie niet deelnam aan het ochtendprogramma, kreeg de vraag over de lunch ook niet te zien.”
Subsessies en live wijzigen
Tanja: “Wat je in een systeem als Yellenge sowieso goed kunt, is het inregelen van subgroepen en subsessies. Zo kun je ook een maximum instellen voor het aantal bezoekers aan een sessie of dagdeel. Het systeem werkt heel gebruiksvriendelijk en ook op de event-dag zelf kun je in het systeem snel wijzigingen doorvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een zaal die last-minute gewijzigd wordt. Het fijne is dat niemand aan de voorkant iets meekrijgt van de rumoer, want bezoekers zien gewoon het gewijzigde zaalnummer live in de event-app.”
Event-app en tweaken
“We hebben de event-app zo goed mogelijk ingezet. In de basis draait de app natuurlijk om snelle en heldere live-communicatie. Zo konden we via de app niet alleen communiceren over het programma, maar ook melden hoe laat en waar de bus kwam, wie de contactpersoon was, et cetera. Alles is te tweaken in het systeem. We horen ook van onze medewerkers dat ze de event-app heel gebruiksvriendelijk vinden.”
Interactietool en eventdata
Tanja vervolgt: “Tijdens ‘Het hart op de juiste plaats’, ging het om live gesprekken tussen management en medewerkers, maar op managementconferenties zetten we tijdens de plenaire sessies ook de interactietool van de event app in. Het uitvragen of toetsen van bepaalde kwesties, leidt niet alleen tot directe interactie, maar ook tot interessante event-data die je kunt inzetten in je strategie.”
Flexibel in te zetten
Tanja sluit af: “Voor ons als communicatieafdeling met de verantwoordelijkheid voor veel verschillende zakelijke events, is het fijn dat een tool als Yellenge zo flexibel in te zetten is. Het scheelt heel veel tijd in verhouding tot Excel-lijstjes en het bespaart veel stress. Er zijn binnen UWV wel losse tools beschikbaar die we kunnen inzetten, maar de complete event management software van Yellenge voorkomt dat we alsnog veel handmatig werk moeten doen. Tel daar de fijne ondersteuning van de consultants bij op en we voelen ons flink verwend met het systeem.”