Een succesvol meerdaags event om innovatie binnen Defensie te stimuleren.
Een meerdaags event organiseren is normaal gesproken al een hele uitdaging, laat staan als het evenement georganiseerd wordt door enkel vrijwilligers. Toch lukt het een groep van ongeveer 20 vrijwilligers vanuit diverse onderdelen van het Ministerie van Defensie ieder jaar weer om een succesvol en innovatief event neer te zetten. Onder de naam DEFxNLD stimuleren én creëren ze een innovatieve mindset binnen Defensie. Benjamin van Beilen – adviseur bestuursondersteuning bij het Ministerie van Defensie en één van de initiatiefnemers van DEFxNLD – vertelt ons in een interview meer over de inhoud en de organisatie van het event.
Over DEFxNLD
DEFx is een initiatief dat is overgewaaid vanuit de VS. Het staat voor Defense Entrepeneurs Forum en is ontstaan met als doel om meer innovatie te creëren binnen de, vaak toch wel, bureaucratische wereld van veiligheid. Concreet richt het zich op drie pijlers: Inspire, Connect en Empower. “DEFxNLD is een event waar mensen van binnen en buiten Defensie elkaar inspireren en hun innovatieve ideeën een podium geven. Het is een plek waar gelijkgestemde, vooruitstrevende mensen met elkaar én de Defensietop in contact komen,” vertelt Benjamin. Medewerkers van Defensie en het Veiligheidsdomein steken tijdens DEFxNLD tweeëneenhalve dag de koppen bij elkaar om te brainstormen over innovatieve ideeën en hier uitwerking aan te geven. Het Ministerie van Defensie organiseert het event DEFxNLD sinds 2018.
Organisatie door vrijwilligers
Een meerdaags event organiseren is niet zomaar iets. “En al helemaal niet als je je bedenkt dat het event georganiseerd wordt door enkel vrijwilligers,” benoemt Benjamin terecht. “Hoe maak je de voorbereiding zo efficiënt mogelijk? Hoe zorg je voor een soepel verloop van de dag? En hoe creëer je interactie tussen sprekers en deelnemers?” Het werd voor de organisatoren van DEFxNLD als snel duidelijk dat ze dit niet alleen konden. “Door een eerdere positieve ervaring van een collega kwam Yellenge in beeld. We dachten: hey, Yellenge zou ons event ook wel eens tot een succes kunnen maken.”
Innovatieve app voor een innovatief event
Met de komst van Yellenge werd de organisatie ontzorgd en konden zij zich bezighouden met andere zaken, zoals het bepalen van het programma en de sprekers. Vanuit Yellenge was Valerie betrokken bij de organisatie van DEFxNLD. “Het enthousiasme en de energie die de organisatie van DEFxNLD heeft, werkt erg aanstekelijk. Ze staan open voor advies maar denken zelf ook actief mee over de mogelijkheden van de inzet van Yellenge. Dit maakt het samenwerken erg leuk en zorgt ervoor dat iedereen scherp blijft,” vertelt Valerie.
Afstemming op maat
Alle vier de edities van DEFxNL is Yellenge partner geweest tijdens voorbereiding én uitvoering. “Iedere keer kijken wij opnieuw of er alternatieve partijen op de markt zijn waar wij mee kunnen samenwerken. Als overheid ben je verplicht om steeds weer die vergelijking te maken. Toch komt Yellenge iedere keer als beste partij naar boven, zowel op basis van ervaring als op basis van de mogelijkheden.”
In goed overleg zijn passende modules van de event app geselecteerd, om de mogelijkheden van Yellenge optimaal af te stemmen op de behoeften van DEFxNLD. Benjamin: “Het systeem en de applicatie van Yellenge zijn zeer innovatief. Zo hebben we het afgelopen jaar gebruikt gemaakt van functionaliteiten zoals de photowall, het printen van badges, een online plattegrond en de mogelijkheid tot het stellen van vragen en reageren op polls.”
“Yellenge komt iedere keer weer als beste partij naar boven, zowel op basis van ervaring als op basis van de mogelijkheden.”
Proactief, flexibel en meedenkend
Tijdens zijn samenwerking met Valerie merkte hij al snel dat Yellenge niet alleen uitvoerend is maar ook een stap extra zet. “Al ver voor het event neemt Yellenge contact op om de kleine dingen door te spreken. Yellenge heeft daarbij een proactieve houding en denkt goed mee, zowel over de invulling van de event app als het event zelf.”
Daarnaast geeft Benjamin aan dat ideeën vanuit de organisatie altijd opgepakt worden. Zo heeft hijzelf ook meegedacht over nieuwe functionaliteiten voor de event app van Yellenge. Daarnaast is Yellenge ook erg flexibel. “Aangezien wij allemaal op vrijwillige basis werken aan het event is het soms wat lastig schakelen. Mocht er iets in de planning veranderen dan gaat Yellenge hier heel flexibel mee om. De actieve inzet van Yellenge is enorm prettig. Yellenge denkt mee en steekt de handen uit de mouwen, ze fungeert echt als verlengstuk van de organisatie, waardoor we het event naar een steeds hoger niveau tillen.”
Online, fysiek of hybride events
“Helaas zijn ook wij in het verleden geconfronteerd met de maatregelen rondom COVID-19. Hierdoor hebben we in 2020 moeten besluiten om het event om te zetten naar een digitaal event. Je merkte dat Yellenge zich in korte tijd ook daarop had gespecialiseerd, we hebben toen niet alle opties gebruikt maar ook toen perfect geholpen! Dit heeft ook nieuwe inzichten geboden waardoor we in 2021 een gedeelte van het event digitaal aan konden bieden en dat we overwegen om dit in de toekomst te blijven doen”
Of het event nu fysiek, online of hybride is; de event app van Yellenge zorgt voor de juiste ondersteuning. Ook in 2020 – toen het event geheel online uitgezet is – is de event app van Yellenge ingezet voor het delen van het programma. “De event app van Yellenge is heel gebruiksvriendelijk. Ook de deelnemers ervaren de app als zeer prettig. Zonder Yellenge was de interactie tussen sprekers en deelnemers niet zo laagdrempelig geweest als dat het nu is.”
Wil jij meer weten over DEFxNLD of over de samenwerking met Yellenge? Neem dan contact op met Valerie door te mailen naar valerie@yellenge.nl.