Waarom het verzamelen van evenementen-data onmisbaar is
Steeds meer eventmanagers hechten waarde aan het verzamelen en analyseren van data. Het analyseren van event-data, leidt namelijk tot inzichten die ertoe leiden dat je bijvoorbeeld de persoonlijke evenementen-ervaring verbetert, inzicht krijgt in trends, je ecologische voetafdruk verkleint en je marketingstrategie verbetert.
Vooral het eerste punt is belangrijk: het totale succes van je evenement hangt uiteindelijk voornamelijk af van een optimale totaalbeleving voor iedere afzonderlijke bezoeker. Door wensen voor- en achteraf uit te vragen, kun je meten of gestelde doelen behaald zijn en op basis hiervan toekomstige evenementen verbeteren.
In dit blog-item leggen we welke data je via een alles-in-1-eventmanagementplatform kunt verzamelen en hoe je deze data (ook organisatiebreed) kunt inzetten voor het organiseren van succesvolle zakelijke evenementen. Tot slot lichten we toe waarom het belangrijk is samen te werken met een partij die gegarandeerd AVG-proof te werk gaat.
Dataverzameling in event management software
In een eerder blog bespraken we waarom het inzetten van losse event-tools niet altijd de beste oplossing is voor optimaal eventmanagement. Dit omdat het schakelen tussen verschillende tools vaak leidt tot frustratie, inefficiëntie en tijdverlies.
Bovendien geldt: hoe grootschaliger (en meer geïntegreerd) je data kunt verzamelen via event management software; hoe beter je verschillende aspecten rondom je zakelijke evenement kunt meten, analyseren en samenvoegen. Event management platforms bieden verschillende tools die event data verzamelen. Denk hierbij aan een uitgebreid inschrijfformulier, de bezoekersregistratie, de event app, interactie-features en het evaluatieformulier. Antwoorden van bezoekers zeggen veel over de individuele totaalbeleving van het evenement en de optelsom daarvan, zegt in feite alles over het totale succes van je evenement.
Lees hieronder welke interessante data je kunt verzamelen via een alles-in-1-eventmanagementplatform:
Data uit profielen en connecties
Laat deelnemers een persoonlijk profiel creëren, waarin ze bijvoorbeeld interesses, werkervaring en contactgegevens kunnen delen. Door deze informatie kun je beter segmenteren, vervolgvragen of specifieke programmaonderdelen aanbieden, maar bezoekers laten vaak nog veel meer interessante informatie achter. Een ander belangrijk voordeel, dat bijvoorbeeld specifiek gerelateerd is aan netwerkevents, is dat inzicht in achtergronden en expertises van andere deelnemers leidt tot mogelijkheden om gerichter en effectiever met elkaar in gesprek te gaan.
Data uit bezoekersregistratie
Met een professionele bezoekersregistratie, bied je bezoekers een prettige ontvangst en vlotte check-in. Een professioneel bezoekersregistratiesysteem is niet alleen onmisbaar als je je evenement in goede banen wilt leiden; het geeft ook inzicht wie er aanwezig zijn, hoe lang bezoekers binnen waren, hoe lang ze moesten wachten om binnen te komen, etc. Voor de event-organisator is dat natuurlijk hele interessante data.
Data vanuit de event app
De event app geeft voor iedere bezoeker het gepersonaliseerde programma en sprekers- en sessieinformatie dynamisch weer. Je kunt gewijzigde zaken snel weergeven, maar ook pushberichten naar afzonderlijke deelnemers sturen of looptijden tussen de ene en de andere sessie laten zien. Laat bezoekers via de deelnemerslijst met elkaar chatten en connectieverzoeken versturen. Ook worden vaak nieuwsfeeds, photowalls of een interne twitter ingezet. Alle data die voortkomt vanuit bezoekers die de event app gebruiken, is natuurlijk super-interessant.
Data vanuit interactie-features
Als je van bezoekers actieve deelnemers wilt maken en de inhoud echt wilt laten landen, is interactie onmisbaar. Ga het gesprek aan met je bezoekers door hen via de event-app te laten deelnemen aan discussies, stellingen, live voting of een kennisquiz. Of laat bezoekers via de event-app vragen stellen zónder dat de spreker hiervoor live onderbroken moet worden. Ook kun je voorafgaand aan het event al inzichten ophalen via deze feature en deze tijdens je event bespreken. Het inzetten van de interactie-feature levert op deze manier hele interessante inzichten op.
Data vanuit de follow-up
Stuur een aantal dagen na het event een persoonlijke bedankmail naar de deelnemers, waarin je je waardering voor hun aanwezigheid uitspreekt. Stuur bijvoorbeeld ook antwoorden mee op vragen die live nog niet beantwoord waren. Vraag in deze mail ook naar feedback en reviews. Je kunt bijvoorbeeld heel makkelijk een gepersonaliseerd evaluatieformulier opstellen en versturen, omdat een event management platform, in tegenstelling tot een losse evaluatietool, precies weet wie welke sessie heeft bijgewoond.
Afdelingen die baat hebben bij het delen van event-data
Door bovenstaande features, beschik je over een schat aan waardevolle data voor inhoudelijke, organisatorische en follow-up-analyse. Doordat je vervolgens gegevens uit meerdere evenementen samenvoegt en analyseert, krijg je als organisatie diepgaande inzichten in de prestaties van evenementen, deelnemersgedrag, marketingrendement en andere meetbare statistieken.
Als organisatie kun je zo je strategie verbeteren, de ROI maximaliseren en toekomstige evenementen beter afstemmen op de behoeften van je medewerkers, klanten en andere doelgroepen. Hieronder beschrijven we hoe verschillende afdelingen binnen je organisatie baat hebben bij de gegevensverzameling vanuit events.
Eventmanager/eventmanagement
De eventmanager of afdeling eventmanagement ontvangt zoals hierboven beschreven waardevolle data over het verloop van het evenement. Deze data kan ingezet worden om een zakelijk evenement de volgende keer te optimaliseren op het gebied van logistiek en uitvoering in de praktijk, maar ook op het gebied van het verhogen van de persoonlijke totaalbeleving van bezoekers.
Marketing en sales: waardevolle “voeding”
Door het koppelen van eventdata aan het CRM/marketing automation-systeem, krijgen sales en marketing waardevolle informatie over deelnemers. Denk hierbij aan verrijkte contactgegevens, interesses en betrokkenheid. Zet deze gegevens in voor gepersonaliseerde follow-ups, gerichte marketingcampagnes en upselling-/cross-selling. Dit draagt op de lange termijn bij aan het opbouwen van langdurige relaties met deelnemers en het bevordert merkloyaliteit.
HR: bedrijfscultuur bevorderen
Ook de HR-afdeling verzamelt via een alles-in-1-eventmanagementplatform gegevens over de effectiviteit en impact van verschillende evenementen. Ze kunnen bijvoorbeeld de deelnamegraad, tevredenheidsscores en prestatieverbeteringen van medewerkers rondom opleidingen en cursussen analyseren.
Ook heeft de HR-afdeling inzicht in de voorkeuren en interesses van medewerkers op basis van hun interacties met eerdere evenementen. Daardoor kunnen ze relevante en boeiende interne evenementen blijven organiseren die aansluiten bij de behoeftes van medewerkers. Dit versterkt teambuilding, bevordert de bedrijfscultuur en creëert een positieve werkomgeving.
R&D: producten en diensten verbeteren
De feedback en reacties van deelnemers bieden waardevolle inzichten voor productontwikkeling en -verbetering. Leer welke aspecten van je producten of diensten goed ontvangen worden en welke gebieden verbetering nodig hebben. Zo kunnen toekomstige ontwikkelingswerkzaamheden beter gestuurd worden, waardoor producten en diensten uiteindelijk beter voldoen aan behoeftes en verwachtingen van de markt.
Ook vóórdat je echt live gaat, kun je tijdens een testsessie-event of post-product-launch veel feedback ophalen en ambassadeurs creëren. Zo is je event een eerste stap richting een meer gefundeerde en succesvolle introductie van een product, dienst of (interne) bedrijfsinnovatie.
Directie en MT: bijdrage aan strategische besluitvorming
Ook de directie of je MT heeft veel baat bij data uit event automation software, die steeds vaker organisatie-overkoepelend wordt ingezet. Doordat je gegevens organisatiebreed deelt en analyseert, krijg je een totaalbeeld van de deelnemers- of medewerkersbeleving. Ook krijg je inzicht in de effectiviteit van je evenementenstrategie of de totaalomzet uit events. Het helpt bij het identificeren van nieuwe kansen, het evalueren van de effectiviteit van marketing- en verkoopinspanningen en het optimaliseren van operationele processen. Ook kan je organisatie zo beter geïnformeerde beslissingen nemen over toekomstige evenementen of (nieuwe) bedrijfsstrategieën.
Het meest belangrijk: AVG/GDPR-proof te werk gaan
Het meest belangrijk, is AVG/GDPR-proof te werk gaan. Omdat de boetes flink kunnen oplopen als je niet secuur met data en persoonsgegevens omgaat, is het belangrijk dat je samen met een expert-partij aan de slag gaat. Laat je bezoekers sowieso zien en voelen dat je GDPR-proof te werk gaat. Laat hen bijvoorbeeld zelf kiezen welke data ze willen delen en/of openbaar willen maken.
Kies sowieso voor een stabiel en betrouwbaar (Europees) event management platform dat al flink wat meters gemaakt heeft en waar je data veilig is. Check altijd of de organisatie een ISO 27001-certificatie heeft. Dit betekent dat het platform voldoet aan de nieuwste internationale standaard voor informatie-beveiligingsmanagement. Zo heb je de garantie dat er zorgvuldig omgegaan wordt met persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving rondom de AVG/GDPR.