De zakelijke evenementen-industrie staat niet stil. Integendeel; het is een sector die snel verandert en gevoelig is voor trends. Zakelijke evenementen worden vaak ingezet voor interne en externe branding en event managers willen zichzelf liefst telkens weer overtreffen om nog een gaver event neer te zetten. Ook je bezoeker wordt veeleisender en verwacht een steeds meer persoonlijk programma, met een verhoogde totaalbeleving.
In dit artikel kijken we vooruit naar zakelijke events in 2024 en ook bekijken we de rol van software en techniek. Want hoe gek het misschien ook klinkt vanuit Yellenge als afzender: we mogen de techniek soms best eens een halt toeroepen.
Hybride evenementen
Een belangrijke trend is de hybride event-vorm: een combinatie van een live en online event. Na Corona willen we liefst weer terug naar (alleen) fysieke ontmoetingen en live events, maar ook online en hybride events bleken prima geschikt te zijn voor het behalen van zakelijke event-doelstellingen. We zien dat bezoekers na Corona nu vooral slimmere keuzes maken. Je wilt niet vanzelfsprekend meer een jetlag oplopen voor een zakelijk evenement aan de andere kant van de wereld of je (thuiswerk)planning zomaar opzij zetten.
Interactie realiseren
Voor een hybride, maar ook een online event, is het van groot belang dat ook mensen thuis zich onderdeel voelen van het programma. Dat kan door het inzetten van slimme interactie-opties als stellingen of vragen, die zowel de kijkers thuis als live aanwezigen voorgelegd krijgen. Daarnaast is het belangrijk dat het uitgezonden evenement het format heeft van een tv-programma. Iemand thuis een online platform voorschotelen met allerlei toeters en bellen, leidt alleen maar af en mensen hebben thuis al genoeg afleiding. Voordeel van een online of hybride event-vorm, is ook dat de opgenomen content later ingezet kan worden.
Event-app
De event-app blijft wat dat betreft nog steeds de beste tool voor het realiseren van interactie. Maar werd de event app voorheen veelal ingezet als interactietool, nu is het ook steeds meer een persoonlijke gids waarin je je persoonlijke programma kunt zien, push-notificaties ontvangt, looptijden kunt zien, etc. In de event-app kunnen bezoekers ook hun gegevens of voorkeuren aanvullen in het persoonlijke profiel, waardoor organisatoren slimmere keuzes kunnen maken rondom het programma, catering of logistiek. Voor netwerkevents kan op deze manier bijvoorbeeld slimme “matchmaking” worden ingezet.
Duurzaamheid
We ontkomen er niet aan om ook onze zakelijke events duurzamer te gaan organiseren. Nu lijkt dit misschien een hele opgave, maar kleine stapjes kunnen al een groot verschil maken. Vraag vooraf bijvoorbeeld wat en hoeveel mensen willen lunchen en of ze wel/niet een goodie bag willen of introduceer zelfs een “digitale goodie bag”. Het organiseren van een duurzaam event moet wat mij betreft niet omslaan in window dressing (“kijk ons eens met ons super-duurzame evenement!”) om bezoekers zo over de streep te trekken. Leg bijvoorbeeld wel aan bezoekers uit waarom je bepaalde zaken wilt weten en neem ze stapsgewijs mee in je streven naar een je meer duurzaam georganiseerde zakelijke evenement.
Festivalisering
Een andere trends die we ook in 2024 weer terug gaan zien, is die van het congrestival. Zakelijke events zijn natuurlijk al lang niet meer stoffig, saai of een verplicht nummertje. Mensen vinden het leuk elkaar weer op te zoeken en zien een zakelijk evenement echt als een dagje uit. De trend van verschillende stages, sprekers, een sfeervolle omgeving en gevarieerde catering wordt ook wel de ‘festivalisering’ van zakelijke events genoemd.
Gemak door software
Voorheen werd nog gedacht dat een event groots en complex moest zijn om er speciale software voor in huis te nemen. Voor die ene of misschien twee keer per jaar dat je zoiets groots organiseerde, werd vaak ondersteuning ingehuurd in de vorm van een ZZP’er of een congresbureau. Steeds meer organisaties zien de voordelen in van event software. Daarmee kunnen organisaties door het jaar heen zelf allerlei kleine, middelgrote en grote events professioneel en foutloos organiseren. Ook event managers zelf werken steeds vaker met geavanceerde software om efficiënter te werken en de ontwikkelingen bij te kunnen benen.
Event platform voor de hele organisatie
Bijna iedere organisatie investeert in softwarepakketten die afdelingen ondersteunen en handmatige taken automatiseren, bijvoorbeeld voor HR of financiën. Ook event software wordt steeds vaker organisatiebreed aangeschaft. Een personeelsborrel, productpresentatie, ontbijtsessie of nieuwe medewerkers-dag: er worden vaak meer interne en externe zakelijke events georganiseerd dan je denkt of je geeft misschien nog niet de naam “event” aan alles wat je organiseert. Het voordeel van event-software is dat je evenementen op hetzelfde niveau en met hetzelfde gemak kunt organiseren. Denk bijvoorbeeld aan het delen van workflows, brand-templates of best practices.
Data en zakelijke evenementen
Je verbetert het resultaat van je (volgende) zakelijke evenement door het efficiënt en gestructureerd verzamelen en analyseren van data. Denk bijvoorbeeld aan het uitvragen van wensen vooraf en het verzamelen en analyseren van antwoorden op stellingen en vanuit het gepersonaliseerde evaluatieformulier. Meten is weten. Bovenal leidt het organisatiebreed analyseren van event-data natuurlijk tot hele interessante inzichten. Het analyseren en verzamelen van persoonsdata betekent uiteraard wel dat voorzichtigheid geboden is. Ga daarom altijd AVG/GDPR-proof te werk.
Kent de techniek wel grenzen?
De meeste zakelijke evenementen-trends worden ondersteund door vooruitstrevende software en techniek, zeker wanneer je de persoonlijke totaalbeleving van bezoekers wilt vergroten en dus met steeds meer versnippering (programma, hybride, catering, etc.) te maken krijgt. Ook draagt de techniek bij aan het stimuleren van interactie. Het inrichten van event software kost tijd, maar zoals voor alle software geldt: uiteindelijk levert het je veel tijd, kostenbesparing en andere voordelen op.
We kunnen ons ook voorstellen dat je je afvraagt of de zakelijke event-techniek ook grenzen kent. Wat ons betreft wel. Een zakelijk evenement is en blijft een dagje uit. Bezoekers hebben echt geen zin in een hologram dat komt presenteren of om online als avatar rond te moeten lopen. Zo durven we ook te stellen dat zelfs de event app niet voor ieder event en doelgroep geschikt is.
Het is daarom belangrijk dat ontwikkelaars van event software “met hun voeten in de zakelijke event-klei blijven staan” en dat tools in samenwerking met organisatoren worden ontwikkeld. Zij kennen immers hun doelgroepen en bezoekers het beste. Hoe tegenstrijdig het misschien dus ook klinkt: we mogen de techniek in 2024 op sommige vlakken dus ook best een halt toeroepen.