Zadkine en Ik dag in de Van Nelle Fabriek: “Dit evenement was steengoed”

Zadkine is een bevlogen mbo-onderwijsinstelling die graag buiten de gebaande paden gaat. Dat hebben we gemerkt. Op de Zadkine en Ik dag, waar zo’n duizend medewerkers aanwezig waren in de Van Nelle Fabriek en ondergedompeld werden in missie, visie en strategie. Dit evenement was wow!

Tekst: Herman Grendelman Beeld: Zadkine

Zadkine is een school voor middelbaar beroepsonderwijs in Rotterdam en omstreken. Met zo’n 150 opleidingen verspreid over 12 colleges draagt de school bij aan het geluk van de circa 17.000 studenten, door ze de grootste kans op succes te bieden bij hun vervolgstap naar een baan of vervolgopleiding. Dat gaat natuurlijk niet vanzelf.

“Zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de missie, onderwijsvisie en strategie en die naar hun werk kunnen vertalen, is onderdeel van ons dagelijks werk”, aldus intern communicatieadviseur Daniëlle Kramer. Zij is samen met haar collega Nicole Nelen verantwoordelijk voor de interne campagne Zadkine en Ik. Daniëlle, Nicole en Zadkines projectleider evenementen Branka Tulp tekenden samen voor deze dag.

Zadkine en Ik

Studenten iets leren en inspireren vraagt om een betrokken organisatie. Dat vraagt om leraren en medewerkers die de missie, onderwijsvisie en strategie van Zadkine uit kunnen dragen en hier concreet mee aan de slag kunnen. Daarom is de interne campagne Zadkine en Ik ontwikkeld. “De naam Zadkine en Ik voor onze interne campagne is een schot in de roos. Draai de letters Zadkine maar eens om…’, aldus Nicole. ‘Het betekent dat we samen Zadkine maken. Jij en ik. Alle medewerkers. Dat staat ook centraal in alles wat we doen. Iedereen draagt bij. Samen maken we onze ambitie waar. Door elkaar te helpen, te inspireren, te stimuleren en van elkaar te leren. Dat stond ook centraal op de Zadkine en Ik dag”.

Ruim 1000 collega’s kwamen 14 februari 2020 naar de Van Nelle Fabriek in Rotterdam. Yellenge mocht Zadkine helpen met eventmanagement en interactie via Yellenge App. Vanuit Yellenge was Joost als projectmanager aan Zadkine verbonden. Ook werd samengewerkt met Mannen van Rijnland, bureau voor belevingscommunicatie en eventmarketing. “Een vlotte samenwerking met een topresultaat’, vertelt Joost. “Het programma was fenomenaal. Hoe de verschillende elementen samenvielen en Zadkine ademden was erg fraai gedaan. Dit evenement was steengoed.”

Programma

Een voorbeeld van verschillende elementen die samen heel goed uitpakten was de afwisseling in het programma. Serieuze onderwerpen en kennisoverdracht werden afgewisseld met gastbijdragen die humor en inspiratie brachten. Hierdoor bleef je steeds betrokken en kon je je aandacht er goed bij houden.

Daniëlle: “Alle lof ook voor de Mannen van Rijnland. Nicole en ik hebben dik twee uur lang tegen hen aangepraat over Zadkine, de missie, onderwijsvisie en strategie en over de campagne Zadkine en Ik. Vervolgens kwamen de Mannen van Rijnland terug met een ongelooflijk goed voorstel voor het dagprogramma. Daarmee stond de basis meteen als een huis.”

In de ochtend werd het plenair programma gepresenteerd door Marcel Jongmans, die we inmiddels wel de ‘huispresentator’ van Zadkine kunnen noemen. Hij werd bijgestaan door een van Zadkines eigen medewerkers: Winston Soumokil. Winston bleek een ‘natural’ als sidekick, zijn rol bracht dynamiek en humor. Ook de interactie met de zaal was uitstekend. Joost: “Vragen vanuit de zaal die live via de app werden gesteld, kwamen binnen op de tablet van Winston. Op gepaste momenten vuurde Winston die vragen af op Marcel en de podiumgasten.

No Excuses no Limits

Het plenaire ochtendgedeelte was een aaneenschakeling van gesprekken met podiumgasten over de missie, onderwijsvisie en strategie, afgewisseld met entertainment dat perfect paste bij de onderwerpen. Hoogtepunt van de dag was danser Redouan Ait Chitt, beter bekend als Redo. Nicole: “Redouan is geboren met verschillende fysieke beperkingen, maar laat zich daardoor niet weerhouden. Redo wilde breakdancen en werd ook een breakdancer.

Hij reist de hele wereld over om shows en workshops te geven en neemt deel aan (inter)nationale danswedstrijden. Hij won zelfs een ‘Zwaan’, de belangrijkste Nederlandse prijs voor dans. Met zijn verhaal ‘No excuses, no limits’ hoopt hij jongeren te inspireren in hun persoonlijke ontwikkeling en doelen. Binnen Zadkine werken we met hem samen in een uniek lesprogramma om uitval onder studenten Gezondheidszorg te voorkomen. Hij laat jongeren ervaren wat het betekent als je je niet achter je eigen excuses verschuilt. Dan zijn er geen grenzen en kun je alles bereiken. Dat wilden we ook aan onze collega’s laten zien.”

Joost kreeg ook kippenvel van het verhaal en de dans van Redouan: “In het geval van Redouan was het zijn vader die hem inspireerde, maar deze boodschap past helemaal bij Zadkine en waar de school voor staat en gaat. Zadkine is geen school waar enkel lesstof wordt overgedragen. Zadkine wil inspireren en helpen bij het ontwikkelen van competenties. De leerlingen perspectief geven, handvatten bieden en daar invulling aan geven. Redo kreeg terecht een staande ovatie, een applaus ingezet met een enthousiasme wat ik niet vaak zie op congressen. Schitterend, iets waar ik van onder de indruk was en wat ook mij inspireerde.”

Na het plenaire programma begon het middagprogramma. Dat bestond uit een uitgebreide inspiratiemarkt vol standjes, korte presentaties, demonstraties van de verschillende opleidingen en tal van gezellige plekken om even bij te praten met collega’s. Tegelijkertijd waren er vier workshops te volgen over de strategische thema’s Innovatie, Groei, Professionalisering en Toekomstgericht Onderwijs. Daniëlle: “Elke deelnemer koos voor z’n eigen workshop. Dankzij de Yellenge app konden we precies zien wie zich waarvoor had ingeschreven. De deelnemers konden zelf makkelijk in de gaten houden hoe hun eigen dagprogramma eruit zag en zorgen dat ze op tijd bij hun workshop waren.”

Event Management

Deelnemers registreerden zich eenvoudig via een event-website van Yellenge. Ze stelden hier tevens een persoonlijk programma samen. Branka: “Als projectleider Evenementen kijk ik mee in het dashboard en zie ik wat er gebeurt. Zonder lijsten, e-mails en Excels, dat geeft rust. Je kunt precies zien hoeveel mensen zich hebben aangemeld, dus ook qua organisatie maakt dat het heel makkelijk. Dieetwensen, aangepaste toegankelijkheid: het is allemaal direct zichtbaar en helpt je enorm om een goed evenement neer te zetten.”

De registratie werd een maand voorafgaand aan het evenement geopend. Joost: “Binnen een maand hadden 860 deelnemers zich online geregistreerd en een programma samengesteld. Tien dagen voor aanvang hebben we de event app gecommuniceerd en zaten we inclusief twee geautomatiseerde herinneringen vlak voor aanvang op een conversie van 93%. Aan de laatste paar procenten werk je op de dag zelf en zo komt iedereen aan boord.”

Badges

Yellenge mocht ook de ontvangst van de medewerkers verzorgen. Uiteraard samen met studenten van Zadkine. Branka : “We hebben van Zadkine Business College mbo 2 studenten van de locatie Hoogvliet en studenten van de Secretariële beroepen van locatie Spijkenisse betrokken bij de organisatie. Deze studenten hielpen bij de ontvangst, maar ook bijvoorbeeld als timekeepers bij de presentaties. Studenten van Zadkine Beauty & Fashion College zorgden ervoor dat de (vrouwelijke) bezoekers met gekapt haar en/of gelakte nagels het pand verlieten. In totaal hebben ruim 50 studenten een bijdrage geleverd.”

Voor de badges maakt Yellenge gebruik van high speed full-color badge-printers. In korte tijd kunnen tot duizenden deelnemers middels een eenvoudige scan worden voorzien van een gepersonaliseerde badge. Dat gaat uiteraard verder dan alleen de naam en functie. Joost: “Medewerkers komen binnen en de studenten die we kort voor aanvang instrueerden, spraken de deelnemers aan. Op het moment dat de Zadkiners de smartphone met app erbij pakken, verschijnt automatisch een QR-code op het scherm. Vervolgens is het scannen en de badge wordt automatisch geprint. Keycord er aan en klaar.”

Uit de evaluatie die via Yellenge app werd afgenomen, bleek dat Zadkine was geslaagd in haar missie: het programma werd met maar liefst een 7,9 beoordeeld en als waardevol ervaren. Medewerkers verlieten het evenement vol inspiratie en energie. Dat geldt ook voor de Yellenge-medewerkers op het event. Een hoogtepunt, en dat al zo vroeg in het jaar!

Andere insights