Vanuit MPI Nederland kwam de vraag of Yellenge iets zou willen vertellen over de inzet van techniek in combinatie met het werven van congres-deelnemers. “Natuurlijk, hartstikke leuk.” Joost schoof samen met Gerdie Schreuders van LiveOnlineEvents aan bij een PCO lunch in Hotel Arena met als thema techniek en events.
Tekst: Herman Grendelman Fotografie: Jan Buteijn
MPI Nederland is de bekende community voor professionals binnen de event- en congres industrie waarbij samenwerking en het delen van kennis prioriteit zijn. Tijdens een door MPI georganiseerde lunch met 20 congres organisatoren werd gewerkt aan de centrale vraag: ‘Hoe kun je meer deelnemers werven door inzet van techniek?’
Concrete herkenbare vragen
In plaats van het uitlichten van technische features met z’n allen aan de slag met behoefte achter de techniek. Het beantwoorden van vragen in plaats van het presenteren van mogelijke oplossingen, de juiste insteek. Vragen of casuïstiek werden voorafgaand door de deelnemers ingediend en tijdens de lunch gepresenteerd. Vervolgens werd in groepjes gewerkt aan de ingediende casuïstiek, waarna ook Joost en Gerdie in de rol van expert hun licht lieten schijnen over mogelijke oplossingen.
De relevante workshop
Een vraag die voorbij kwam: “Hoe zorg je door inzet van techniek dat de inhoud van mijn workshop beter aansluit op de behoefte van mijn deelnemers?” Antwoord: door de juiste registratie in combinatie met data.
Joost presenteerde een voorbeeld uit de praktijk: een workshop over artificiële intelligentie wordt op een congresdag op vier momenten aangeboden. Maar wat is het kennisniveau van het publiek? De workshop is immers pas relevant als deze hier op aansluit en dus past bij aanwezige behoefte. Sommige deelnemers worden graag ingeleid in het onderwerp. Een tweede groep is een stukje verder en onderzoekt hoe AI kan bijdragen aan organisatiedoelstellingen. Een derde groep weet dit inmiddels en heeft vooral vragen over implementatie van artificiële intelligentie.
Niemand tevreden
Wanneer de drie groepen gezamenlijk deelnemen aan de workshop is niemand echt tevreden. Gaat de spreker de diepte in, dan haakt de eerste groep af. Het uitleggen van de basis leidt tot teleurstelling bij de tweede en derde groep. Dit draagt niet bij aan het succes van je congres…
Allemaal blij
De oplossing die Yellenge in dit geval realiseerde is logisch: we vroegen tijdens de registratie aan 400 deelnemers naar het kennisniveau en verdeelden de groep naar behoefte. Twee van de vier workshops werden gegeven aan deelnemers die met het onderwerp kennis wilden maken. De derde was een stap verder en de vierde workshop werd gegeven aan gevorderden die bezig waren met de implementatie van AI.
Door het stellen van vragen bij de inschrijving en deze data te gebruiken voor het inrichten van het programma werd gewerkt aan relevantie voor de deelnemers wat terug kwam in de evaluatie. Ook de spreker is zo optimaal van toegevoegde waarde en kan zich resultaatgericht voorbereiden.
Content met impact
Gerdie Schreuders van LiveOnlineEvents maakt met haar team content waarmee de impact en het bereik van een congres of event vele malen groter wordt. “Wij maken graag serieus goede content, interactief en met betekenis. We worden ingezet om sponsoren iets nieuws te bieden zoals een CongresReporter, om nieuwe leden te werven met educatieve content of simpelweg om het bereik van een bijeenkomst te vergroten met een livestream”.
Tijdens de lunch gaf Gerdie concrete tips aangaande productie en verspreiding van content. Een voorbeeld is het verdelen van content in kleine stukjes. Zo ga je van uitgebreide aftermovie naar kleinere snacks die samen veel meer impact hebben en het onderwerp langer actueel blijft zelfs tot weken na het event.
“Een ander voorbeeld wat ik gaf is het maken van een podcastserie met sprekers voorafgaand aan een congres om vooraf al een community te maken of een eigen live TV studio op de congresvloer voor mensen die niet mogen, willen of kunnen reizen.”
Vragen?
Last but not least was het ook gewoon leuk en lekker lunchen. MPI, Gerdie en de deelnemers bedankt voor het delen van kennis en vooral ook van enthousiasme. Samen maken we events en congressen elke dag een beetje beter.
Heb jij ook een vraag die Yellenge mag beantwoorden? Over techniek, data gedreven event management of misschien iets anders waar techniek en/of data een oplossing voor kunnen bieden? Stuur Joost een mailtje via joost@yellenge.nl en wie weet vinden we samen het antwoord.