Het congresprogramma: mag het wat dynamischer?

 Kennis delen, inspiratie en het ontmoeten van branchegenoten: over een paar maanden staat je favoriete congres weer op het programma. De early bird tickets zijn inmiddels besteld en via de bijbehorende website browse je door het programma. Je reserveert een plekje binnen de parallelsessies, je meldt je aan voor diverse workshops en bekijkt de after-movie van vorig jaar. Leuk, tot over een paar maanden!

Als het congres eenmaal daar is download je bij aankomst de congres app. Wat blijkt: er zijn een hoop interessante workshops toegevoegd. Ook zie je in het deelnemers-overzicht in de event app dat collega Aranka van de vestiging Leiden aanwezig is bij een discussieonderdeel. Zou het niet interessant zijn om hier samen aan deel te nemen? En wacht eens even… deze last-minute ingevlogen keynote speaker staat al jaren op mijn lijstje! Mmm, helaas…, hij valt samen met een gereserveerde workshop….

Wijzigingen

Kan ik me alsnog inschrijven voor het discussieonderdeel waaraan ook collega Aranka meedoet? Kan ik me uitschrijven voor de workshop die samenvalt met de nieuwe keynote speaker? Natuurlijk maak ik wel graag gebruik van het aanbod maximaal vier workshops te volgen, dus kan ik als vervanging me alsnog inschrijven voor een andere workshop? Bovendien zie ik dat er een informatiesessie over crowdfunding is toegevoegd, iets waar we op het werk ook over nadenken. Zou ik me hier alsnog voor kunnen inschrijven?

Dat is toch logisch?

Een hoop vragen en tevens voorbeelden uit de praktijk waar te vaak maar op één manier op wordt geantwoord: ‘Nee, dat is helaas niet meer mogelijk.’ Of: ‘Dat kan wel, maar dat levert een hoop organisatorische rompslomp op.’ Best merkwaardig eigenlijk als je bedenkt dat vaak niet alle programmaonderdelen bij aanvang van de ticketverkoop bekend zijn. Best merkwaardig in een tijd van on-demand, Spotify algoritmes die me onbekende liedjes voorschotelen die exact passen bij hetgeen ik wil beluisteren en persoonlijke interfaces die zich op basis van gedrag, ervaring en behoefte aanpassen aan mijn voorkeuren.

Kompas

Een congres app dient voor de deelnemers echt een kompas te zijn tijdens een congres of ander type event. Een kompas die de mogelijkheid biedt naar persoonlijke behoefte richting te geven aan zijn of haar congresbeleving. Dit betekent dat je als organisator niet alleen voorafgaand via de congres app of event management tool een programma inricht en hier eventueel wijzigingen en/of aanvullingen in aanbrengt. Maar dat je ook als de wind gedraaid is (bijv. een spreker valt uit) of de persoonlijke behoeften zijn gewijzigd, deelnemers de mogelijkheid geeft hun persoonlijke programma aan te passen. Zodat zij naar behoefte een congres kunnen beleven op basis van wat op dat moment relevant voor hen is. Met de app als kompas wordt deelname een persoonlijk uitgestippelde en plezierige vaart.

Dynamisch zonder chaos

Natuurlijk is het technisch realiseren van deze functionaliteit prima te verwezenlijken. Wanneer u als organisator kiest voor een compleet Event Management Platform (EMP), kan de congresmanager zonder moeite real time wijzigingen aanbrengen. Hetzelfde geldt voor de bezoeker: wil hij of zij terplaatse toch graag van koers en dus van workshop wisselen? Via de congres app wordt heel eenvoudig de wijziging ingevoerd. De congres app communiceert immers binnen fracties van seconden met het achterliggende Event Management Platform (EMP) die checkt of er nog een plekje vrij is. Is dit het geval, dan wordt de wijziging doorgevoerd en wordt het individuele programma van de bezoeker aangepast. Zonder rompslomp en formulieren. En zonder tussenkomst van de congresmanager.
Is er geen plek meer vrij, dan zal de optie voor deze workshop niet meer beschikbaar zijn in de congres app.

Ook Yellenge is een compleet Event Management Platform (EMP). Diverse congresmanagers hebben inmiddels ervaren hoe blij deelnemers worden van deze persoonlijke benadering. Overigens zonder dat dit voor henzelf leidt tot een organisatorische catastrofe. Wie A zegt moet immers ook B zeggen en in dit geval zorgen dat de gekaatste bal niet op een vervelende manier terug komt.

Dat het aanbrengen van wijzigingen in de deelnemersadministratie vaak een moeizaam proces is of hopelijk was, komt omdat dergelijke processen achter de schermen niet goed georganiseerd of geautomatiseerd zijn. Nadat programma’s zijn samengesteld komen verzoeken tot wijzigingen via een diversiteit aan kanalen binnen. Het verwerken van aanpassingen die binnenkomen via email of telefoon, levert een hoop stress op. Simpelweg omdat één en ander niet snel en eenvoudig door te voeren is en bovendien de kans op fouten niet gering is. Zijn wijzigingen doorgevoerd dan dienen deze gecommuniceerd te worden. Is de ruimte voor die populaire workshop eigenlijk nog wel groot genoeg? En zie daar een mailtje met de vraag of de wijzigingen ook in de app zichtbaar worden…. Een hoop werk voor de organisator.

Persoonlijke koers
Met de app als kompas hebben deelnemers hun eigen programma letterlijk in de hand en varen zij een persoonlijke koers op weg naar een zelfgekozen bestemming. En het achterliggende EMP biedt een complete oplossing die veel processen automatisch laat verlopen. Bijvoorbeeld bij wijzigingen waarbij eerst de beschikbaarheid wordt gecontroleerd, deze bij goedkeuring door het systeem automatisch worden doorgevoerd en tot slot worden gecommuniceerd aan de deelnemer.
En de congres organisator? Die kijkt mee op het dashboard. Ziet een dynamisch event. Ziet real-time behoeften en stuurt alleen bij waar nodig. Zonder formulieren, mailtjes en deelnemers die wachten op onduidelijkheid omdat de berg werk te veel tijd vergt. Des te meer tijd en ruimte om als organisator ook zelf van het event te genieten.

Andere insights