Sarina van Berlo is Event Manager bij TNO, een onderzoeksorganisatie die mensen en kennis verbindt voor het creëren van innovaties. TNO helpt organisaties en de samenleving met onderzoek, advies en oplossingen. Sarina organiseert namens TNO drie externe zakelijke events per jaar voor nieuwe en bestaande relaties (gemiddeld 300 bezoekers). Eén keer per anderhalf jaar organiseert ze een medewerkers-event voor 600 personen. Ze zet hiervoor sinds 2023 het Yellenge-platform in.
Sarina vertelt: “Voorheen werkten we met losse event-tools, voor registratie, mailings, badge-printing, de website, etcetera. Een alles-in-één-eventplatform als Yellenge, werkt veel efficiënter en sneller omdat je het proces van A tot Z inzichtelijk hebt. Ik kan daardoor helder communiceren met de projectgroep en een half uur na het event heb ik al respons op de enquête. Ik kan de resultaten al meteen gemakkelijk in een grafiek zetten.”
Duurzaamheid en innovatie
Sarina: “Bij TNO streven we naar een duurzame samenleving (één van onze vier maatschappelijke thema’s) en dit zie je ook terug in onze events. Daarom vragen we in het aanmeldformulier voor het event bijvoorbeeld dieet- en vervoerswensen uit. Wat ik ook heel functioneel vind, is de “de-registratie knop”. Daardoor hebben we minder no-show. Ook de badge-printing-functionaliteit werkt duurzaam. Je print door het vooraf scannen van binnengekomen bezoekers alleen de badges die echt nodig zijn.”
Digitale waarheid
Sarina vervolgt: “Het systeem helpt me daarnaast goed bij het plannen van zaken. Ik kan makkelijk in kader brengen wat ik aan deadlines heb. Het is voor mij een soort “digitale waarheid”. Op basis van de aanmeldingengrafiek van vorig jaar, kan ik inschatten hoeveel aanmeldingen er dit jaar ongeveer gaan binnenkomen. Ik geef deze verwachte aantallen vervolgens door aan de locatie en dat draagt weer bij aan minder horeca-waste. Ik merk sowieso dat de inzichten vanuit het platform een soort sneeuwbaleffect teweeg brengen. Vanuit het ene inzicht komt weer een ander inzicht, idee of actie voort.”
Voorpret en betrokkenheid
Sarina vervolgt: “Door de event-app kunnen we voorafgaand aan het evenement al communiceren over nieuws en details en dit leidt tot een grotere betrokkenheid van de deelnemers. Ik ben van plan de app ook in te zetten voor het bevorderen van netwerkmogelijkheden. Deelnemers en sprekers willen graag weten wie er deelnemen aan de workshops en bezoekers van onze innovatiemarkt willen gemakkelijk contact kunnen leggen met standhouders die specifieke demo’s presenteren.”
Enthousiast team
Sarina: “Wat ik tot slot nog wil toevoegen, is dat ik de klik met de mensen van Yellenge erg prettig vind. Het is een enthousiast, jong team en mijn feedback draagt bij aan de verdere ontwikkeling van het event management platform. Wat ik het summum zou vinden, is het ontwikkelen van een community rondom mijn event. Ik kijk ernaar uit de mogelijkheden te bespreken met team Yellenge.”