Ivonne Ligtenberg-van der Drift, is KNO-arts in het UMC Utrecht en bestuurslid van de Nederlandse Vereniging voor Keel-Neus-Oorheelkunde en Heelkunde van het Hoofd-Hals gebied (NVKNO). Ze is verantwoordelijk voor de portefeuille “opleiding en nascholing”. Samen met twee bureaumedewerkers organiseert ze twee evenementen per jaar: het tweedaagse Jaarcongres NVKNO (hybride) en de Algemene Leden Vergadering (online). Sinds een aantal jaar werkt het team van Ivonne met het Yellenge-platform.
Ivonne vertelt: “We zijn een groep artsen die voor de gehele beroepsgroep een wetenschappelijk congres organiseert, maar dan zonder expliciete event- of marketingkennis. We kiezen daarom bewust voor professionele software met persoonlijke ondersteuning. Yellenge denkt vanaf het begin al ontzettend goed en snel mee. Ze geven praktisch advies en luisteren ook naar onze wensen.”
Kwaliteit blijven nastreven
“Wat ik fijn vind, is dat het platform op maat in te richten is. Je bent, zowel in het CMS als in de event-app, aan bepaalde kaders gebonden, maar je kunt alles naar eigen smaak inrichten. In tegenstelling tot wanneer ik een event-bureau inhuur, kan ik zo zelf de touwtjes in handen houden. Dat zijn we ook zo gewend. We hebben altijd goede jaarcongressen gedraaid en die kwaliteit willen we blijven nastreven. Wij kennen onze doelgroep immers door en door.”
Hybride evenement als beste recept
Ivonne vervolgt: “We kwamen er door de COVID19 pandemie achter dat een hybride event-vorm eigenlijk nog beter bij ons past dan een volledige live-variant. Dit werd ook bevestigd vanuit enquêtes onder leden. Je kunt als arts zo gemakkelijk online inschakelen als je onverhoopt niet kunt komen of in het ziekenhuis dienst hebt. We zetten hiervoor de Area Online van Yellenge in. De interactiefunctionaliteiten binnen hun event-app, zijn ook hybride in te zetten en dat is echt een uitkomst. Zo kunnen we artsen die niet live aanwezig zijn tóch actief bij het congres en de officiële stemmingen tijdens de ALV betrekken.”
Spijkers met koppen slaan
Ivonne: “De interactietool van de event app is sowieso heel efficiënt, omdat je zo tijdens het event direct zaken uit kunt vragen en spijkers met koppen kunt slaan. Zo hoef je drukbezette artsen niet voor of na het congres weer te ‘bestoken’ met vragen. Je kunt binnen de interactiefunctionaliteit bijvoorbeeld ook de ‘woordenwolk’ inzetten om ideeën of meningen op te halen. Zo verzamel je tijdens je event veel relevante gegevens. Daarnaast kunnen deelnemers in de event-app plattegronden en hun programma zien. Na het congres wordt per e-mail een gepersonaliseerd evaluatieformulier uitgestuurd. De data die daaruit voorkomt, zetten we in om volgende events te verbeteren.”
Ownership over het event behouden
“Ik vind het heel praktisch dat alles binnen één platform te realiseren is. Naast de event-app en Area Online, zetten we ook functionaliteiten in als ticketverkoop, registratie, de helpdesk en op de dag zelf de bezoekersregistratie en badge printing. Omdat we doorlopend zelf in het systeem kunnen om snel zaken aan te passen, behoud ik continu een soort ownership over het event en dat vind ik fijn. Ook kunnen we op basis van een export van een lijst van ingecheckte personen gemakkelijk de behaalde accreditatie-punten toekennen. Audiologen en artsen in opleiding, voor wie de accreditatie niet geldt, krijgen via Yellenge een online certificaat als bewijs van deelname aangeboden. Daarnaast kunnen we ook abstracts (samenvattingen) aan de sessie-informatie toevoegen. Het systeem is dus heel erg afgestemd op onze wensen rondom dit wetenschappelijk congres. Omdat het systeem modulair in te zetten is, hoef je daarentegen geen zaken af te nemen die je niet nodig hebt.”
Strategisch inzetten
Ivonne sluit af: “Software inrichten kost altijd tijd en het is voor ons een strategisch besluit geweest met Yellenge te gaan werken. Uiteindelijk besparen we veel tijd en geld, maar bovenal verloopt de communicatie, registratie en interactie op de congresdagen zelf soepel en professioneel. Dit is ook wat onze bezoekers, meer dan 550 in totaal, aangeven in het evaluatieformulier. Omdat we strategisch met Yellenge samenwerken, heb ik ook een wens ingediend voor een nieuwe feature. Ook hier denken ze graag in mee. Ze maken echt samen met de input van de klant hun platform steeds waardevoller. Dat vind ik een hele goede zaak voor zo’n jong, enthousiast en groeiend bedrijf. We kijken absoluut uit naar volgende evenementen met Yellenge.”
