Maurice Luchtmeijer is projectmanager IT bij defensie. Hij was in 2023 voor het eerst betrokken bij de organisatie van het zakelijk event UnITe! (ook wel de ITWC, IT-werkconferentie) in Maarssen. Defensie heeft geen specifieke evenementenafdeling en daarom droeg Maurice, zonder specifieke event-ervaring, samen met zijn collega Margot de verantwoordelijkheid over het 2-daagse event.
Het evenement trok meer dan 2000 medewerkers, die verschillende sessies bezochten en ook was er een beursvloer. Maurice: “Ik kan me echt niet indenken hoe we dit zonder Yellenge hadden moeten doen.”
Doelstellingen en informatiebeveiliging
Maurice licht toe: “Vanuit onze leidinggevenden hadden we belangrijke doelstellingen meegekregen die we eerst samen met de consultants van Yellenge besproken hebben. Een belangrijk onderdeel binnen defensie is natuurlijk de informatiebeveiliging. Al meteen bleek dat Yellenge hier veel ervaring in had en dat hun platform erg goed beveiligd is. Ik kan me sowieso niet voorstellen hoe we dit event zonder hen hadden kunnen organiseren. Je kunt wel ouderwets in Excel werken en allerlei losse softwaretools inzetten, maar ik was vooraf al overtuigd van de kracht van een alles-in-één-platform, waarbinnen je zaken makkelijk kunt tweaken. Als je alles los aan elkaar knoopt, gaat er vanzelfsprekend veel energie, tijd en focus verloren.”
Programma finetunen en recruiten
Maurice vervolgt: “We hadden via het registratieformulier op de eventwebsite vooraf al veel zaken uitgevraagd aan de genodigden. Het ging daarbij niet alleen om praktische zaken rondom logistiek, planning of catering, maar vooral ook: hoe kunnen we het programma zo goed mogelijk finetunen? In welke van de vier thema’s, die we vanuit de directie meegekregen hadden, had men het meeste interesse? Ook hebben we gevraagd wie er zelf interesse had om te spreken of om een standje neer te zetten. Zo konden we meteen “recruiten” en maakten we zelf extra handen vrij voor tijdens het event.”
Geen fire and forget door dataverzameling
Maurice: “De event-app had voor ons een belangrijke, ontzorgende rol en dan niet alleen als live gids voor de bezoekers. Tijdens de plenaire en break out-sessies zijn er via de interactietool in de event-app veel vragen gesteld. Deze konden niet allemaal ter plekke beantwoord worden, maar we hebben alle input verzameld in Yellenge, zodat de sprekers er later nog op terug kunnen komen. De input die specifiek verzameld is rondom de thema’s vanuit de directie, koppelen we ook terug. Zo kan hier wat mee gedaan worden in de bedrijfsvoering, waardoor het event geen fire and forget is. Ook onze bezoekers willen zien dat we niet alleen maar een leuk evenement georganiseerd hebben, maar ook dat ze gehoord zijn. Achteraf hebben we via een gepersonaliseerd evaluatieformulier sowieso hun mening gevraagd over de verschillende sessies.”
Energie genereren door push notificaties
Maurice: “Ik had overigens het effect van push notificaties onderschat. Door deze functionaliteit in de event-app konden we ad hoc berichten sturen naar deelnemers. Denk bijvoorbeeld aan zaken die niet duidelijk genoeg waren of informatie over een gewijzigde sessie-locatie. Ook hebben we de functie ingezet voor leuke tips, bijvoorbeeld in de vorm van een foto met een berichtje over een demonstratie die op dat moment plaatsvond. Op deze tips werd actief gereageerd, dus de push notificaties hebben ons echt geholpen om energie te genereren.”
Strategisch eventmanagement
Maurice sluit af: “Ik ben fan van strategisch eventmanagement. Sowieso kun je een event vooraf beter programmeren door verzamelde wensen, maar ook een volgende editie kun je gemakkelijker organiseren door data en het raamwerk dat je al hebt staan. Ook kunnen events dus mooie ankers zijn voor je bedrijfsvoering. Je doelgroep komt er samen en je kunt het zien als hét moment om input op te halen. Je kunt zoiets wat mij betreft niet zonder een strategische event-tool. Ik ben echt onder de indruk van wat er allemaal kan in Yellenge; heel inspirerend. Ook onze (kritische) IT’ers waren positief over het event en de communicatie en dat zegt wat mij betreft heel veel.”