Het registratieformulier is het eerste moment waarop je iets te weten kunt komen over wie er komt, en meteen ook het moment waarop deelnemers hun eerste indruk van je event vormen. Met de juiste vragen haal je informatie op die je door het hele eventproces helpt. Dat gaat verder dan een naam en e-mailadres. Denk aan:

• Wat wil iemand leren of halen uit het event?
• Welke sessies of thema’s zijn relevant voor deze persoon?
• Met wie wil iemand in contact komen?
• Hoe komt iemand naar de locatie?
• Zijn er dieetwensen of allergieën?
• Is er iets nodig op het gebied van toegankelijkheid of inclusiviteit?

Al die informatie gebruik je om het event beter af te stemmen op wie er daadwerkelijk komt. Dieetwensen verwerk je in de catering. Deelnemers die met de auto komen, ontvangen automatisch praktische informatie over parkeren. Deelnemers die aangeven een specifiek thema interessant te vinden, ontvangen gerichte updates en suggesties over de sessies die daarbij aansluiten.

Met event registratie software breng je aanmeldingen, communicatie en deelnemersdata samen in één systeem. Je voorkomt handmatig werk, weet wie er komt en hebt alle informatie direct beschikbaar om je communicatie op af te stemmen en je programma op aan te passen. Zo leg je nog voor het event begint de basis voor een persoonlijke ervaring.

Tip: Registratiedata helpt je ook om je programma nog bij te sturen. Blijkt uit de aanmeldingen dat een bepaald thema voor een groot deel van je deelnemers het meest relevant is, maar staat er maar één sessie over gepland? Dan kun je overwegen om een extra break-outsessie toe te voegen en die specifiek aan te kondigen bij iedereen die dat thema heeft aangevinkt. Zo sluit je programma beter aan op je publiek.

Segmentatie betekent slimme inzet van wat je al weet. Je verdeelt je deelnemers in groepen op basis van gedeelde kenmerken, zoals rol, sector, vervoer, sessiekeuze of opgegeven interesses, en stemt je communicatie daar op af. Met de informatie die je bij aanmelding hebt opgehaald, kun je dat direct doen. Niet iedereen heeft dezelfde informatie nodig, en niet iedereen wil op hetzelfde moment hetzelfde horen.
 
Iemand die met de auto komt, heeft geen informatie over het OV nodig. Een deelnemer die zich heeft aangemeld voor een specifieke sessie, kan vooraf een korte introductie van de spreker ontvangen. Iemand die nog geen sessie heeft gekozen, krijgt een reminder met suggesties op basis van de interesses die hij heeft opgegeven. Sprekers ontvangen een aparte communicatiestroom met briefing en praktische instructies.
 

Tip: Met event management software beheer je alle segmenten op een centrale plek en stel je in welke groep automatisch welk bericht ontvangt. Zo hoef je communicatie niet handmatig per groep te versturen en weet je zeker dat iedereen alleen relevante informatie krijgt. Alles over hoe je eventcommunicatie per fase inzet, lees je in dit artikel over eventcommunicatie.

De informatie die deelnemers bij aanmelding invullen, kun je ook gebruiken om mensen gericht aan elkaar te koppelen of slim in te delen. Denk aan een diner of werksessie waarbij je vooraf tafels indeelt op basis van sector, uitdaging of doelstelling. Deelnemers met vergelijkbare vraagstukken zitten bij elkaar. Of juist andersom, waarbij je bewust mengt op expertise, zodat iemand met een specifieke uitdaging terechtkomt naast iemand die daar ervaring mee heeft.

Tip: Of je de matchmaking vooraf communiceert of als verrassing bewaart voor het event zelf, hangt af van je opzet. Beide werken, als de indeling maar voelbaar is voor de deelnemer.

In een plenaire zaal met 200 mensen ben je een van velen. Je luistert, maar je doet niet mee. Kleinere sessies, ingedeeld op thema, niveau of doelgroep, geven deelnemers het gevoel dat de inhoud echt op hen is afgestemd. Dat heeft meer voordelen dan alleen een persoonlijker gevoel.

In een kleinere groep met een gedeelde context zijn vragen scherper, gaat de discussie dieper en zijn de mensen om je heen relevanter. Een Q&A in een zaal van 20 mensen die allemaal met hetzelfde vraagstuk zitten, levert meer op dan dezelfde Q&A voor een gemengd publiek van 200. En de kans dat je aan het einde van de sessie iemand spreekt die iets voor je kan betekenen, is een stuk groter.

Voorbeeld: Een organisatie splitst haar jaarlijkse congres in de middag op in vier parallelsessies per sector: overheid, onderwijs, zorg en corporate. Dezelfde kernboodschap, maar toegespitst op de deelnemer. De tevredenheidsscores stijgen aantoonbaar.

Netwerken is voor veel deelnemers een hoofdreden om te komen. Maar vrije netwerktijd levert zelden de ontmoetingen op die mensen zoeken. De meeste mensen praten met wie ze al kennen.

Met de registratiedata die je hebt opgehaald, kun je daar verandering in brengen. Gebruik die informatie om deelnemers gericht aan elkaar te koppelen, via een tafelindeling, een sessiegroep of een suggestie via de event app. Deelnemers komen zo in contact met mensen die relevant voor hen zijn, omdat die koppeling bewust is gemaakt. Dat maakt netwerken laagdrempeliger en het leidt tot betere en relevantere connecties voor iedereen.

Een event app geeft deelnemers grip op hun eigen ervaring. Met de app heeft elke deelnemer een persoonlijke ervaring. Een eigen programma, relevante sessies, de juiste mensen om te ontmoeten en alle praktische informatie op één plek.

Wat deelnemers via de app kunnen:

• Hun persoonlijke programma bekijken en sessies kiezen
• Navigeren via een interactieve plattegrond
• Relevante gesprekspartners vinden en contact leggen
• Live updates en pushmeldingen ontvangen op het juiste moment
• Direct feedback geven op sessies, zodat je tijdens het event al kunt bijsturen
• Meedoen via polls, live voting, Q&A’s en quizzen tijdens sessies

Dat laatste maakt een groot verschil. Deelnemers luisteren niet alleen, ze doen mee. Dat houdt de energie hoog en geeft sprekers direct inzicht in wat er leeft bij hun publiek.

Tip: De app is modulair opgebouwd. Voeg alleen toe wat bij jouw event past. Organiseer je een training met PE-punten? Dan activeer je de accreditatiemodule. Wil je netwerken faciliteren? Dan zet je de netwerktools aan. Zo blijft de app overzichtelijk voor deelnemers.

Personalisatie hoeft niet altijd grootschalig te zijn. Kleine details die laten zien dat je hebt opgelet, maken indruk. Denk aan iemand die heeft aangegeven vegetarisch te zijn en dat gewoon terugziet bij de lunch, zonder dat het uitgelegd hoeft te worden. Of een deelnemer die bij aanmelding een specifiek thema heeft aangevinkt en tijdens het event een relevante publicatie of contactsuggestie ontvangt. Hiermee laat je zien dat je hebt geluisterd.