Artikelen Inclusiviteit bij het organiseren van een evenement

Inclusiviteit bij het organiseren van een evenement

Evenementen brengen mensen samen. Juist daarom is het belangrijk dat iedereen zich aangesproken en betrokken voelt. Of je nu een congres, netwerkevent of training organiseert: hoe inclusiever je aanpak, hoe groter de impact van je event.

Je trekt een breder en diverser publiek dat zich echt welkom voelt.
De interactie wordt sterker en bezoekers voelen zich vrij om bij te dragen.
Je straalt uit waar je als organisatie voor staat: open, bewust en betrokken.
Je bouwt aan een eventaanpak die toekomstbestendig is en past bij deze tijd.

Demo aanvragen

Brochure aanvragen

Inclusief event: hoe loop je hierin voorop?

Het organiseren van een evenement draait niet alleen om sprekers, programma en locatie. Minstens zo belangrijk is dat iedereen zich welkom voelt en actief kan deelnemen. Bij het organiseren van evenementen hoort dus ook het maken van keuzes die bijdragen aan inclusiviteit en toegankelijkheid.

Het verschil tussen diversiteit en inclusiviteit

Waar diversiteit vooral gaat over wie er komt, gaat inclusiviteit over hoe je deelnemers betrekt. Of je nu een congres, netwerkdag of training organiseert: hoe inclusiever je aanpak, hoe groter de impact van je event. Zo wordt het organiseren van een evenement niet alleen efficiënter, maar ook betekenisvoller.

Zo organiseer je een inclusief evenement dat iedereen verwelkomt

Bij een inclusief evenement voelt iedereen zich welkom, veilig en gezien. Ongeacht achtergrond, beperking, gender, neurodiversiteit, taal of overtuiging. Inclusiviteit gaat verder dan iemands naam op de gastenlijst zetten. Het gaat erom dat alle bezoekers écht kunnen meedoen, op een manier die voor hen werkt. Slimme event management software helpt je om inclusiviteit structureel in te bouwen. Denk aan registratievelden voor dieetwensen of tools voor toegankelijke communicatie.

In dit artikel lees je waar je op kunt letten als je een inclusief event wilt organiseren. Van uitnodiging tot locatie en van communicatie tot technologie.

Stappenplan evenement organiseren: een inclusief event in 7 stappen

Een inclusief event organiseren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste voorbereiding, aandacht en tools kom je al een heel eind. Hieronder vind je een praktisch stappenplan voor het organiseren van jouw evenement.

Plan een demo

Een inclusief evenement organiseren begint bij de basis: de locatie. Denk aan fysieke toegankelijkheid, maar ook aan rustplekken of duidelijke bewegwijzering.

Vraag jezelf af:

Is er duidelijke, visuele bewegwijzering?
Is de locatie goed bereikbaar met OV?
Is de locatie rolstoeltoegankelijk?
Zijn er voldoende (invalide) parkeerplekken?
Zijn er genderneutrale toiletten aanwezig?
Is er ruimte voor prikkelarme zones of stilteplekken?
Is er voldoende bewegingsruimte voor mensen met hulpmiddelen?
Is de catering bereikbaar voor mensen in een rolstoel?
Zijn er rustruimtes, kolfruimtes en gebedsruimtes ingericht?

Let in alle communicatie op toon, taal en vormgeving. Een toegankelijke event website speelt hierbij een sleutelrol: heldere navigatie, WCAG-proof design en ruimte voor meerdere talen maken jouw event voor iedereen bereikbaar.

Gebruik beeldmateriaal waarin diversiteit zichtbaar is
Schrijf helder en vermijd jargon (tip: zoek online op ‘B1-niveau schrijven’ voor handige schrijftips)
Bied communicatie in meerdere talen aan als dat relevant is
Vermeld expliciet dat mensen welkom zijn met een ondersteuningsbehoefte (en hoe ze dit kunnen aangeven)
Zorg dat je eventwebsite voldoet aan de WCAG-richtlijnen (dit zijn internationale richtlijnen die ervoor zorgen dat een website voor iedereen met een beperking toegankelijk is)

Met Yellenge kun je eenvoudig extra velden toevoegen aan je registratieformulier. Zo geef je deelnemers ruimte om dieetwensen, toegankelijkheidsverzoeken of ondersteuningsbehoeften door te geven.

Of het nu gaat om een kleine bijeenkomst of een groot corporate congres, bij een inclusief event hoort een divers programma met sprekers die verschillende perspectieven vertegenwoordigen.

Vraag jezelf af:

Is er een balans in gender, achtergrond en ervaring op het podium?
Zijn er meerdere vormen van kennis (ervaringsdeskundigen, wetenschappers, praktijkprofessionals)?
Is het programma opbouwend voor verschillende energie- en concentratieniveaus?

Tip: geef bezoekers de keuze. Met Yellenge kun je verschillende sessies aanbieden en deelnemers vooraf laten kiezen. Zo sluit je programma beter aan op individuele behoeften.

Zorg voor een gevarieerd, gezond aanbod dat rekening houdt met allergieën, diëten en religieuze voorschriften.

Label ingrediënten en allergenen duidelijk
Houd rekening met vegetariërs, veganisten en halal-/kosheropties
Plan voldoende pauzemomenten zodat iedereen comfortabel mee kan doen

Met Yellenge voeg je eenvoudig dieetwensen toe aan je registratieformulier. Zo ben je goed voorbereid en sluit de catering aan op wat je gasten nodig hebben.

Een digitaal event organiseren of een hybride vorm vraagt ook om aandacht voor inclusie. Denk aan:

Ondertiteling of live transcriptie
Tolk Nederlandse Gebarentaal (tip: zorg dat de tolk aanwezig is in de plenaire zaal, zodat ook slechthorende bezoekers niks missen van het hoofdprogramma)
Inzoommogelijkheden voor slechtzienden
Self check-in via de app, zonder drempels of lange rijen
Vergrootopties of voorleesfunctie via de eventapp
Interactieve functies waarmee deelnemers stil kunnen reageren, zonder in de spotlight te staan
Een livestream voor deelnemers die niet fysiek aanwezig kunnen zijn

Yellenge ondersteunt je hierbij met slimme tools. Van een voorleesfunctie tot real-time bezoekersdata, zodat je iedereen gelijkwaardig verwelkomt.

Zorg voor duidelijke gedragsregels en communiceer deze van tevoren.

Voeg een code of conduct toe aan je registratiepagina waarin je communiceert hoe je omgaat met meldingen of grensoverschrijdend gedrag
Zorg dat hosts of vrijwilligers getraind zijn op signaleren en begeleiden
Maak het laagdrempelig om feedback te geven, ook na het event

Het organiseren van een evenement stopt niet na het laatste applaus. Juist daarna ligt de kans om te leren en te verbeteren. Door feedback en data te verzamelen zie je precies wat wél werkte en waar ruimte is voor groei. Met Yellenge krijg je dit direct inzichtelijk:

Feedbackformulieren en enquêtes: verzamel eenvoudig input van deelnemers direct na afloop.
Real-time data: zie live welke sessies populair waren en hoeveel interactie er was.
Concrete verbeterpunten: vertaal data en feedback naar acties die je volgende event nóg sterker maken.

Zo wordt evalueren een strategische stap in het organiseren van evenementen waarmee elk event meer impact maakt.

Event organiseren inspiratie: successen en waar moet je op letten?

Het organiseren van een evenement draait niet alleen om een sterk programma, maar ook om de manier waarop je mensen betrekt en een inclusieve sfeer creëert. Een inspirerend voorbeeld van een inclusief event? Denk aan een congres waar iedereen zich welkom voelt: van toegankelijke communicatie tot catering die rekening houdt met alle dieetwensen. Het resultaat: meer betrokkenheid, hogere waardering en een event dat écht impact maakt.

Een minder inclusief voorbeeld? Een event organiseren waar alleen standaardopties worden geboden: ontoegankelijke zalen, beperkte dieetkeuzes en communicatie die niet iedereen bereikt. Dit leidt tot frustratie en uitsluiting. Precies wat je wilt voorkomen. Door bewust te kiezen voor inclusieve én duurzame maatregelen, til je het organiseren van evenementen naar een hoger niveau.

Duurzaamheid en inclusiviteit versterken elkaar

Duurzaamheid en inclusiviteit lijken soms losse thema’s, maar ze kunnen elkaar juist versterken. Door bewuste keuzes te maken, zorg je voor een event dat impact maakt én waarbij iedereen zich welkom voelt.

Catering: werk met lokaal en duurzaam aanbod en houd rekening met dieetwensen, zodat iedereen zich gezien voelt.
Materialen: kies voor herbruikbare opties die niet alleen circulair zijn, maar ook praktisch en toegankelijk voor iedereen.
Communicatie: laat duidelijk zien welke groene en inclusieve keuzes je maakt. Dit straalt uit waar je organisatie voor staat en versterkt de beleving van jouw event.

Inclusief evenement organiseren? Yellenge denkt vanaf het begin mee

Inclusiviteit is geen vinkje aan het einde van je checklist. Het vraagt om bewustwording, keuzes en slimme tools. Of je nu net begint met zelf een evenement organiseren of al jarenlange ervaring hebt, Yellenge helpt je om elk event professioneel én inclusief te organiseren met een alles-in-één platform dat meebeweegt met jouw wensen en die van je bezoekers.

Meer weten over het organiseren van een inclusief evenement?

Meer weten over het organiseren van een evenement dat werkt voor iedereen? We laten je graag vrijblijvend zien hoe Yellenge jou verder helpt.Meer weten over het organiseren van een evenement dat werkt voor iedereen? We laten je graag vrijblijvend zien hoe Yellenge jou verder helpt.

Plan een demo

Download de brochure

Ontdek alle mogelijkheden van Yellenge in één overzicht. Leer hoe het alles-in-één platform jouw events eenvoudiger, interactiever en succesvoller maakt.

Download de brochure

Vraag een offerte aan

Benieuwd wat Yellenge voor jouw event kan betekenen? Vraag een offerte aan en ontvang een voorstel op maat, afgestemd op jouw wensen en doelen.

Offerte aanvragen

Veelgestelde vragen

Ja. Onze event app ondersteunt voorleessoftware, waardoor teksten eenvoudig kunnen worden voorgelezen. Daarnaast zijn er instellingen voor contrastkleuren, zodat de app beter leesbaar is voor deelnemers met een visuele beperking.

Absoluut. Onze event consultants denken graag met je mee. We hebben ruime ervaring met events waar inclusiviteit en toegankelijkheid centraal staan, en geven advies om jouw communicatie voor iedereen begrijpelijk en gebruiksvriendelijk te maken.

Ja. Door dieetwensen vooraf uit te vragen, kun je in de app heel gericht laten zien welke gerechten voor wie geschikt zijn. Zo krijgt iedere deelnemer persoonlijke en relevante informatie tijdens de lunch of borrel.

Ja. De app is niet verplicht om gebruik te maken van de belangrijkste functies, zoals badgeprinting. Bovendien kan de app altijd via een browser worden geopend, zodat deelnemers niets hoeven te downloaden om toch volledig mee te doen.

Toegankelijkheid draait om een event waarin iedereen moeiteloos kan deelnemen. Dat begint bij goed ontwerp en duidelijke communicatie. Yellenge ondersteunt organisaties in het creëren van toegankelijke events, zowel digitaal als op locatie.

Onze eventwebsites en apps zijn compatibel met voorleessoftware en voldoen aan de richtlijnen van WCAG 2.1, zodat informatie ook goed toegankelijk is voor deelnemers met een visuele of auditieve beperking. Daarnaast kun je denken aan praktische verbeteringen zoals:

Ruimtes zonder obstakels (zoals trappen of drempels) en goed toegankelijke ingangen.
Duidelijke signing in hoog contrast en met pictogrammen.
Grote badges en leesbare fonts voor deelnemers met beperkt zicht.
Tolkvoorzieningen of ondertiteling bij presentaties of livestreams.
Rustige zones of zitplekken voor deelnemers die prikkelgevoelig zijn.

Wil je weten wat voor jouw event het beste werkt? Onze consultants adviseren graag over praktische aanpassingen, communicatie en inclusieve digitale oplossingen.

Sinds 28 juni 2025 geldt de Europese Toegankelijkheidswet (European Accessibility Act, EAA). Deze verplicht aanbieders van digitale producten en diensten toegankelijk te maken voor iedereen. Dit geldt dus ook voor websites, apps, webshops en ticketplatforms.

Belangrijke uitgangspunten zijn:

Digitale producten moeten voldoen aan de toegankelijkheidsnorm WCAG 2.1.
Toegankelijkheid moet vanaf de ontwerpfase worden meegenomen.
Bestaande systemen moeten worden aangepast aan de nieuwe eisen, met soms een overgangsperiode.

Yellenge voldoet aan WCAG 2.1-richtlijnen. Onze consultants kunnen je adviseren over hoe je event en communicatie aan deze wet voldoen.

De grootste valkuil is niet testen met de doelgroep zelf. Veel organisaties denken dat alles goed geregeld is, maar vergeten te controleren of hun oplossingen in de praktijk werken.

Vraag daarom vroegtijdig feedback van deelnemers met verschillende behoeften: laat hen je eventwebsite en app testen en organiseer een locatiebezoek vooraf om toegankelijkheid te checken. Zo weet je zeker dat iedereen zich welkom en comfortabel voelt.