Centralisatie van eventorganisatie in de zorg

Van losse tools naar één systeem: de ontwikkeling van eventorganisatie in de zorg

Zorgorganisaties organiseren jaarlijks enkele tientallen tot soms wel honderden bijeenkomsten: scholingsdagen, kennissymposia met accreditatie, HR-sessies, patiënt-dagen, onboarding-momenten en medewerkersbijeenkomsten. Deze events spelen een steeds grotere rol in kennisdeling, kwaliteit, veiligheid en medewerkerstevredenheid.

Toch worden ze in veel organisaties nog steeds georganiseerd met middelen die eigenlijk niet meer passen bij de schaal én mogelijkheden van vandaag. Afdelingen werken met eigen tools, eigen lijsten en eigen werkwijzen. Dat kost tijd, creëert versnippering en risico’s en legt veel druk bij medewerkers die naast hun werk events “erbij” organiseren.

Het is dan ook logisch dat steeds meer zorgorganisaties de stap zetten naar één manier van werken, ondersteund door één centraal eventplatform. Niet om processen ingewikkelder te maken, maar juist om rust, professionaliteit, uniformiteit en voorspelbaarheid te creëren.

Hoe eventorganisatie er in veel zorgorganisaties uitziet

Vraag binnen een zorgorganisatie hoe events worden georganiseerd en je hoort vaak hetzelfde verhaal. Iedere afdeling heeft zijn eigen methode ontwikkeld met eigen formulieren, checklists, Excel-lijsten en Word-templates.

Dat resulteert in uitdagingen zoals:

aanmeldingen die via verschillende mailboxen binnenkomen
Excel-lijsten die per locatie of afdeling worden bijgehouden
papieren presentielijsten die rondgaan
communicatie die overal anders wordt opgesteld
certificaten die handmatig worden gemaakt
accreditatie die handmatig verwerkt moet worden
onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is
en stress en overuren als gevolg

Deze versnippering kost tijd, zorgt voor fouten en maakt het moeilijk om processen te borgen. Bovendien doet het afbreuk aan de professionaliteit, uitstraling en herkenbaarheid van de organisatie naar al haar deelnemers.

Waarom versnippering meer risico’s veroorzaakt dan veel zorgorganisaties beseffen

Versnipperde eventorganisatie lijkt soms een klein, operationeel probleem. In werkelijkheid raakt het strategische onderdelen van de organisatie zoals kwaliteit, veiligheid, AVG-compliance en klant-, patiënt- en medewerkerstevredenheid.

Wanneer aanmeldingen verspreid binnenkomen, ontbreekt overzicht.

Wanneer iedereen eigen templates gebruikt, verwatert de huisstijl.

Wanneer accreditaties handmatig worden bijgehouden, neemt de kans op fouten toe.

Verhoogt motivatie en prestaties doordatWanneer data in verschillende systemen staat is er geen overzicht en wordt privacy en beveiliging moeilijk te borgen.mensen zich gezien en gewaardeerd voelen.

Wanneer één medewerker vertrekt, gaat vaak ook de werkwijze verloren.

Veel zorgorganisaties hebben het gevoel dat dit “nu eenmaal zo gaat”. Maar op de lange termijn belemmert deze werkwijze de ontwikkeling van teams én de kwaliteit van de bijeenkomsten.

Veel bestaande werkwijzen zijn niet toekomstbestendig

Veel organisaties organiseren events al jaren met Outlook, Excel en losse Word-documenten in combinatie met een beperkt intranet- of webformulier. Dat werkte wellicht ‘prima’ toen het om enkele bijeenkomsten per jaar ging met beperkte deelnemersaantallen. Maar nu events een groter onderdeel zijn van leren, ontwikkelen en kwaliteitszorg, lopen teams tegen dezelfde grenzen aan:

medewerkers hebben steeds mínder tijd voor handmatige administratie
processen zijn afhankelijk van individuen en daardoor kwetsbaar
kwaliteit verschilt per afdeling en is moeilijk centraal te sturen
persoonlijk toe te kennen PE-punten en certificaten zijn foutgevoelig met Excel-lijsten
deelnemers krijgen een wisselende en soms verwarrende ervaring
deelnemers verwachten tegenwoordig zelf last-minute wijzigingen te kunnen doorvoeren
De lat voor events ligt hoger dan ooit. Concurrentie van commerciële kennis- en opleidingsinstituten neemt toe én agenda’s lopen sneller vol. Alleen een steengoed programma krijgt de deelnemer nog in beweging.

Deze problemen kun je niet oplossen met nóg meer ad-hoc oplossingen. Ze vragen om een andere, centralere manier van organiseren.

Waarom centralisatie rust, structuur en kwaliteit waarborgt

Centralisatie betekent niet dat één team alle events moet overnemen. Het betekent één manier van werken, gedragen door iedereen. Een duidelijke structuur waarin medewerkers worden ondersteund door een platform dat processen vereenvoudigt in plaats van verzwaart.

Wat zorgorganisaties ervaren wanneer ze centraliseren:

Teams werken op dezelfde manier, waardoor er minder afhankelijkheid is van individuele collega’s en nieuwe medewerkers sneller kunnen aanhaken.

Aanmeldpagina’s en communicatie zijn altijd in lijn met de organisatie: herkenbaar, professioneel en zonder correctierondes.

Deelnemers krijgen heldere communicatie, eenduidige informatie en een soepel aanmeld- en aanwezigheidsproces.

Geen handmatige lijsten meer, maar directe registratie en foutloze verwerking van PE-punten en certificaten.

Afdelingen en management zien in één oogopslag hoeveel events er zijn, wie zich heeft aangemeld en wat de status is.

Met automatisering verdwijnt een groot deel van het handmatige werk, waardoor de focus terug kan naar inhoud en kwaliteit.

Iedere afdeling werkt op dezelfde basis, maar met eigen varianten die passen bij hun type bijeenkomsten.

Data staat centraal en veilig, processen zijn inzichtelijk en audits zijn eenvoudiger te verantwoorden.

Door vaste workflows en minder losse stappen wordt eventorganisatie eenvoudiger, voorspelbaarder en sneller.

Meetbare tijdswinst door centralisatie

Veel zorginstellingen merken dat centralisatie niet alleen rust en overzicht brengt, maar ook direct meetbare resultaten oplevert. Wanneer processen worden geautomatiseerd en er geen handmatige lijsten, losse mails of papieren presentielijsten meer nodig zijn, ontstaat merkbare ruimte.

Uit verschillende branchecases blijkt dat organisaties die een centraal eventproces invoeren gemiddeld ongeveer 30% tot 35% minder tijd kwijt zijn aan de voorbereiding en uitvoering van hun events.

In de praktijk betekent dit:

minder handmatige aanmeldingen verwerken
minder losse communicatie sturen
geen presentielijsten of certificaten meer handmatig bijhouden
en meer eigen regie en regelruimte bij de deelnemers

Zelfs met een bescheiden aantal bijeenkomsten per jaar levert dit al snel uren winst per event op en tientallen tot honderden uren per jaar. Tijd die medewerkers kunnen besteden aan inhoud, kwaliteit en begeleiding, in plaats van gedoe en administratie.

Plan een demo

Wat Yellenge concreet betekent voor zorgorganisaties

Yellenge is zeer geschikt voor organisaties die veel events organiseren van verschillende omvang en met verschillende betrokkenen. Juist in de zorg waar processen, veiligheid en kwaliteit centraal staan, biedt het platform structuur en eenvoud.

Geen losse formulieren meer, maar event specifiek ingerichte online aanmeldpagina’s die professioneel zijn en automatisch voldoen aan de huisstijl van de organisatie.

Bevestigingen, herinneringen, updates en evaluaties worden geheel gepersonaliseerd en automatisch verstuurd via vaste sjablonen. Dit scheelt medewerkers per event meerdere uren.

Met één handeling wordt aanwezigheid geregistreerd. Geen papieren lijsten meer, maar realtime inzicht, ideaal voor scholingen en accreditaties.

Aan- en afwezigheid, persoonlijke sessies, individuele certificaten en kant-en-klare GAIA- exports. Het wordt automatisch verwerkt. Geen gedoe meer met Excel-lijsten.

Yellenge genereert gepersonaliseerde certificaten die direct in huisstijl naar alle individuele deelnemers worden verstuurd.

In één oogopslag zien hoeveel events er zijn, hoeveel deelnemers, wie aanwezig was en welke accreditaties zijn uitgegeven. Elke afdeling, beroepsgroep of thema zijn eigen template.

De data is veilig opgeslagen in Nederland, processen zijn volledig inzichtelijk en alle systeemacties worden gelogd, klaar voor audit- en compliance-doeleinden.

Wie in de organisatie het meest voordeel merkt

Human Resources, Trainingen en Opleiding. Minder administratie, snellere accreditatie en beter overzicht over verplichte trainingen.
Marketing en communicatie. Eén huisstijl, consistente tone-of-voice en minder correctiewerk.
Kwaliteit & veiligheid. Betere datakwaliteit, minder fouten en eenvoudigere verantwoording.
Locatiemanagers en afdelingshoofden. Duidelijk inzicht in deelname en voortgang.
Projectmanagers, -ondersteuners en secretaressen. Automatiseert congressen en evenementen, waardoor de inhoud centraal blijft staan en handmatige administratieve rompslomp verdwijnt.
Ook deelnemers merken het verschil. Zorgprofessionals ervaren meer duidelijkheid, consistente communicatie, snelle check-in en directe toegang tot certificaten. Daardoor voelt de hele beleving professioneler en overzichtelijker.

Mix & match de features die jouw event nodig heeft

Met Yellenge krijg je volledige controle over elk aspect van je event. Alles wat je configureert in het platform wordt automatisch doorvertaald naar de eventwebsite, eventapp en het registratieformulier. Dit zorgt voor een naadloze en consistente ervaring, van registratie tot deelname. Geen handmatige updates meer, alles is eenvoudig op één plek te beheren.