Hoe UWV medewerkers spelenderwijs cyberbewust maakt met hulp van Yellenge
Terug naar alle artikelen
Event communicatie voor jouw doelgroep: zo behaal je succes
Eventcommunicatie van A tot Z: strategie, tools en praktijkvoorbeelden
Eventcommunicatie is alles wat je vóór, tijdens en na een evenement communiceert met je deelnemers, sprekers en andere betrokkenen. Van de eerste uitnodiging tot de follow-up na afloop: elk contactmoment draagt bij aan hoe je event wordt ervaren.
Goede eventcommunicatie zorgt voor duidelijkheid, rust en betrokkenheid. Deelnemers weten waar ze aan toe zijn, sprekers zijn voorbereid en jij houdt grip op het proces. In dit artikel lees je:
- Hoe je eventcommunicatie gestructureerd aanpakt
- Welke strategische keuzes je maakt per fase van je event
- Welke tools je helpen om overzicht en grip te houden
Event communicatie: de rode draad van ieder evenement
Eventcommunicatie zorgt ervoor dat alle contactmomenten rondom je evenement logisch op elkaar aansluiten. Van uitnodigingen en praktische informatie tot updates tijdens het event en de opvolging daarna. Deelnemers weten waar ze aan toe zijn en jij houdt overzicht.
Het doel is niet alleen informeren, maar ook activeren en betrokkenheid opbouwen. Goede eventcommunicatie zorgt ervoor dat deelnemers niet hoeven te zoeken, vragen of twijfelen, maar op het juiste moment de juiste informatie ontvangen.
Voorbeeld:
Bij een zakelijk congres ontvangt een deelnemer eerst een uitnodiging met het thema en de sprekers (informeren). Na aanmelding volgt een korte vraag over interesses of sessiekeuze (betrekken). Kort voor het event krijgt de deelnemer praktische updates en reminders die aanzetten tot aanwezigheid en deelname (activeren). Zo werkt communicatie stap voor stap toe naar een goed bezocht en betrokken event.
Met een duidelijke communicatiestrategie werk je gestructureerd in plaats van reactief. Je voorkomt losse mails, last-minute wijzigingen en terugkerende vragen. Dat geeft rust in de organisatie én een consistenter event voor je deelnemers.
De kracht van een doordacht event communicatieplan
Een eventcommunicatieplan beschrijft wat je communiceert, naar wie, via welk kanaal en op welk moment rondom je evenement. Het brengt alle communicatie samen in één overzicht. Van uitnodiging en reminders tot updates tijdens het event en de opvolging daarna.
In plaats van losse berichten en ad-hoc beslissingen werk je met een vaste communicatiestructuur die meebeweegt met de fases van je event. Dat geeft duidelijkheid voor het team en voorspelbaarheid voor deelnemers. Dit betekent:
✅ Minder chaos op de eventdag
Goede voorbereiding in communicatie voorkomt dat belangrijke informatie last-minute nog gedeeld moet worden. Deelnemers weten waar ze moeten zijn, sprekers weten wat er van hen verwacht wordt en het team hoeft niet continu brandjes te blussen.
✅ Duidelijkheid voor iedereen die meewerkt
Met een vast communicatieplan is helder wie wat communiceert, wanneer en via welk kanaal. Dat voorkomt overlap, misverstanden en het gevoel dat niemand het overzicht heeft.
✅ Grip op timing en boodschap
Je bepaalt vooraf wanneer je informeert, wanneer je activeert en wanneer je herinnert. Daardoor voelt communicatie logisch en rustig aan voor deelnemers, in plaats van versnipperd of opdringerig.
✅ Communicatie wordt meetbaar en stuurbaar
Omdat communicatie gepland en gestructureerd is, kun je volgen wat werkt. Denk aan open rates, inschrijfmomenten en interactie. Zo stuur je bij op basis van inzicht, niet op onderbuikgevoel.
Met event management software werk je vanuit één centrale omgeving, waardoor je communicatieplan geen document blijft, maar een praktisch hulpmiddel wordt in de dagelijkse organisatie.
Wat er gebeurt zonder plan (en waarom dat onnodig is)
Zonder duidelijke structuur ontstaat ruis: vragen komen via allerlei kanalen binnen, informatie wordt dubbel gedeeld en belangrijke updates worden gemist. Dat kost onnodig tijd en energie, terwijl dit met een helder plan eenvoudig te voorkomen is.
Doelgroepgerichte communicatie die raakt: segmentatie en personalisatie
Goede eventcommunicatie begint niet bij zenden, maar bij kiezen. Wie probeer je te bereiken, en wat is voor díe persoon relevant? Segmentatie maakt daarin het verschil. In plaats van één boodschap voor iedereen, stem je je communicatie af op verschillende doelgroepen, rollen en behoeften.
Niet elke deelnemer zit om dezelfde informatie te wachten. Een spreker, een bezoeker en een sponsor hebben ieder een andere context en verwachting. Door je doelgroep te segmenteren:
- voelt communicatie persoonlijker en relevanter
- voorkom je dat mensen informatie krijgen die voor hen niet van toepassing is
- vergroot je de kans dat berichten worden gelezen én opgevolgd
Voor event managers betekent dit minder losse vragen achteraf en meer grip op het communicatieproces.
Segmentatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vaak heb je de belangrijkste input al beschikbaar, bijvoorbeeld via je registratie of eventplatform. Denk aan:
- Inschrijvingsdata: type ticket, rol (bezoeker, spreker, partner), sessiekeuze
- Gedrag: wie heeft zich al aangemeld, wie haakte af, wie opent mails
- Voorkeuren: dieetwensen, interesses, taalvoorkeur, gewenste sessies
Door deze data slim te benutten, kun je communicatie automatisch laten aansluiten op waar iemand zich bevindt in het eventproces.
Tip
Omdat je werkt met persoonsgegevens, is veilige en AVG-proof event communicatie essentieel. Betrouwbare databeveiliging zorgt ervoor dat je kunt personaliseren zonder concessies te doen aan privacy.
Personalisatie zit vaak in kleine, praktische dingen die samen een groot verschil maken. Bijvoorbeeld:
- Deelnemers die zich hebben aangemeld voor een specifieke sessie ontvangen vooraf extra inhoud of een korte introductie van de spreker.
- Bezoekers met dieetwensen krijgen vooraf duidelijke uitleg over catering en locaties op de eventdag.
- Sprekers ontvangen een aparte communicatiestroom met briefing, timing en praktische instructies.
- Deelnemers die nog geen sessies hebben gekozen krijgen een gerichte reminder met suggesties op basis van interesse.
- Partners en sponsors ontvangen gerichte communicatie over hun rol, zoals op- en afbouwtijden, logistieke instructies, zichtbaarheid op locatie en contactpersonen. Zo weten zij precies wat er van hen wordt verwacht en wanneer.
Wil je segmentatie en personalisatie werkbaar houden in de praktijk? Dan helpen deze uitgangspunten:
- Begin eenvoudig, segmenteer eerst op rol of tickettype
- Koppel communicatie aan acties (aangemeld, niet gereageerd, aanwezig geweest)
- Houd boodschappen functioneel en relevant
- Automatiseer waar mogelijk, zodat personalisatie geen extra werkdruk oplevert
De drie fases van eventcommunicatie: vóór, tijdens en na je event
| Fase | Doel van je event communicatie | Wat communiceer je | Typische middelen |
| Voor het event | Aandacht opbouwen en activeren | Uitnodigen, teasers, programma, sprekers, praktische info | E-mail, social media, event app, automatisering |
| Tijdens het event | Ondersteunen en betrekken | Live updates, plattegronden, sessie-info, interactie | Push-notificaties, polls, Q&A, live voting |
| Na het event | Impact verlengen en opvolgen | Dankberichten, evaluaties, content, rapportages | E-mail, dashboards, downloads |
De juiste mix van kanalen voor maximale event impact
Goede eventcommunicatie werkt het best als kanalen elkaar versterken. Niet elk kanaal is in elke fase of bij elk eventtype even relevant. Door e-mail, event app, social media en andere middelen bewust te combineren, communiceer je gericht en voorkom je ruis.
Multichannel event communicatie in één overzicht
| Kanaal | Waarvoor inzetbaar | Rol binnen eventcommunicatie |
| Uitnodigingen, praktische informatie, reminders, follow-up | Basis van alle eventcommunicatie; gestructureerd en persoonlijk | |
| Event app | Programma, plattegronden, push-notificaties, interactie | Communicatie dicht op het eventmoment, verhoogt betrokkenheid |
| SMS / push notificaties | Last-minute updates, reminders, urgente meldingen | Kort, direct en tijdgevoelig |
| Social Media | Aankondigingen, teasers, sfeer en zichtbaarheid | Ondersteunend kanaal voor bereik en beleving |
| Live interactietools | Polls, Q&A, voting, feedback | Activeert deelnemers tijdens het event |
Welke kanalen passen bij welk type event?
De keuze voor kanalen hangt sterk samen met het format van je event:
- Fysiek event: e-mail + event app + push-notificaties + live interactie
- Hybride event: e-mail + event app + livestream-communicatie + interactietools
- Online event: e-mail + reminders + live interactie + platformcommunicatie
Slimme koppelingen versterken je eventcommunicatie
Wanneer je communicatiekanalen, registratie en data met elkaar verbindt, werk je vanuit één logisch geheel in plaats van losse onderdelen. Hierdoor:
- sluit communicatie automatisch aan op de status van deelnemers
- voorkom je losse lijsten en dubbel werk
- werk je altijd met één actueel overzicht van je eventdata
- houd je ook bij meerdere events grip op planning en communicatie
Event communicatie met de modules van Yellenge
Yellenge brengt alle communicatiekanalen samen in één platform, waardoor je overzicht houdt en eenvoudig schakelt tussen fases en doelgroepen.
✅ Event management software voor planning, registratie en communicatie
✅ Event app voor programma, updates en interactie
✅ Live interactiemodules voor polls, Q&A en feedback
Slimmer communiceren met data: meten, leren en verbeteren
Door event communicatie meetbaar te maken, stuur je niet op aannames maar op inzicht. Dat helpt je om waar nodig bij te sturen én om volgende events slimmer aan te pakken.
Met meetbare eventcommunicatie zie je waar deelnemers afhaken, waar interesse ontstaat en welke boodschappen activeren. Dat betekent:
- minder giswerk over timing en inhoud
- gerichtere keuzes in kanalen en frequentie
- betere onderbouwing richting stakeholders
Welke cijfers relevant zijn, hangt af van je doelstellingen. Veelgebruikte KPI’s binnen eventcommunicatie zijn:
- open rates en klikratio’s van uitnodigingen en reminders
- inschrijfmomenten en conversie per kanaal
- engagement tijdens het event (polls, Q&A, interactie)
- opkomstpercentage ten opzichte van aanmeldingen
- NPS en evaluaties na afloop
Door deze metrics in samenhang te bekijken, zie je niet alleen wat er gebeurt, maar ook waarom.
Binnen Yellenge worden communicatie, registratie en interactie automatisch samengebracht in overzichtelijke dashboards. Daardoor zie je in één oogopslag:
- hoe je eventcommunicatie presteert per fase
- welke doelgroepen wel of niet reageren
- waar optimalisatie nodig is vóór het event plaatsvindt
In plaats van losse rapportages werk je met realtime inzichten. Zo wordt eventcommunicatie een continu proces van meten, leren en verbeteren, waardoor elk volgend event nóg beter wordt.
Interactie als sleutel tot een échte ervaring
Een event wordt pas echt memorabel wanneer deelnemers niet alleen luisteren, maar ook meedoen. Live interactie maakt eventcommunicatie tweerichtingsverkeer. Je haalt input op, activeert de zaal en creëert momenten van verbinding. Online én fysiek.
Mogelijkheden voor live interactie tijdens jouw event
Tijdens events kun je verschillende interactieve elementen inzetten om deelnemers te betrekken, zoals:
- Live polls en stemrondes om meningen te peilen of keuzes te maken
- Q&A’s waarmee deelnemers laagdrempelig vragen stellen aan sprekers
- Chatfunctionaliteit voor reacties en onderlinge interactie
- Gamification (quizzen, challenges, scores) om energie en focus vast te houden
Deze tools zijn eenvoudig te integreren in het programma, zonder het ritme van een sessie te verstoren.
Wat interactie tijdens jouw event oplevert
Live interactie heeft directe, meetbare voordelen. Voor event managers betekent dit meer grip op de dynamiek én waardevolle inzichten voor toekomstige events.
✅ Hogere betrokkenheid: deelnemers blijven actiever en aandachtiger
✅ Meer feedback: je verzamelt realtime input in plaats van alleen achteraf
✅ Betere inhoud: sprekers kunnen inspelen op wat leeft in de zaal
✅ Meer beleving: deelnemers voelen zich onderdeel van het event, niet toeschouwer
Praktijkvoorbeelden van interactie tijdens events
- Tijdens een congres wordt elke sessie geopend met een korte poll, zodat sprekers hun verhaal kunnen afstemmen op de zaal.
- Bij een hybride event worden online en fysieke deelnemers verbonden via live Q&A’s en gezamenlijke stemrondes.
- Tijdens interne events zorgt gamification voor gezonde competitie en hogere participatie, zonder dat het ten koste gaat van inhoud.
Binnen platforms zoals Yellenge zijn deze interactieve tools direct gekoppeld aan registratie en communicatie. Daardoor is interactie geen losse toevoeging, maar een logisch onderdeel van de totale eventcommunicatie. Zowel voor, tijdens als na het event.
Bekijk onze cases
Crisiscommunicatie bij events:
altijd in control
Ook met de beste voorbereiding kan er tijdens een event iets onverwachts gebeuren. Denk aan een technische storing, een wijziging in het programma, extreme weersomstandigheden of een veiligheidsincident. Crisiscommunicatie draait om hoe je in zulke situaties snel, duidelijk en gecontroleerd communiceert met alle betrokkenen.
Wat is crisiscommunicatie bij events?
Crisiscommunicatie is alle communicatie die je inzet wanneer een incident of verstoring impact heeft op het verloop van je event. Het doel is helder:
- informeren: wat is er aan de hand?
- richting geven: wat betekent dit voor deelnemers?
- rust creëren: wat wordt er gedaan en wat verwacht je van hen?
Hoe sneller en consistenter je communiceert, hoe groter het vertrouwen bij deelnemers en stakeholders. Wanneer zich een incident voordoet, helpt dit korte stappenplan om overzicht te houden:
Wat is er gebeurd, wie zijn betrokken en wat is de impact op het event? Verzamel eerst de feiten voordat je communiceert.
Formuleer één duidelijke kernboodschap en kies het juiste kanaal: pushbericht via de event app, sms, e-mail of omroepbericht op locatie. Gebruik bij voorkeur één centraal communicatiepunt.
Wacht niet tot alles is opgelost. Laat deelnemers weten dát er iets speelt en wanneer zij meer informatie kunnen verwachten.
Vertel wat deelnemers moeten doen: wachten, verplaatsen, het programma volgen of het terrein verlaten. Houd instructies kort en ondubbelzinnig.
Geef vervolgupdates zodra er nieuwe informatie is. Ook als er nog geen oplossing is, zorgt regelmatige communicatie voor rust.
Bespreek wat goed ging en wat beter kan. Deze inzichten neem je mee in je communicatieplan voor volgende events.
Hoe event management software van Yellenge jou helpt met event communicatie
Goede eventcommunicatie draait om overzicht en timing. Yellenge helpt je om alle communicatie rondom je event te bundelen in één centrale omgeving. Van uitnodiging en registratie tot live interactie en opvolging. Alles is met elkaar verbonden. Daardoor kan communicatie automatisch aansluiten op de status en het gedrag van je deelnemers, zonder losse tools of handmatig werk.
Wat levert Yellenge jou op?
- Eén overzicht voor uitnodigingen, updates en interactie
- Gerichte communicatie per doelgroep (bezoekers, sprekers, partners)
- Automatisering op basis van gedrag (aangemeld, aanwezig, niet gereageerd)
- Meer grip tijdens én na het event dankzij realtime inzichten
Met Yellenge wordt eventcommunicatie een logisch onderdeel van je eventproces. Jij houdt het overzicht, terwijl het platform het werk voor je doet. Wil je weten hoe dit werkt voor jouw type event? Neem gerust contact op of plan een demo.
Veelgestelde vragen
Een goed event communicatieplan geeft overzicht en houvast. Het beschrijft wat je communiceert, naar wie, via welk kanaal en op welk moment rondom je event.
Denk aan uitnodigingen, reminders, praktische informatie, updates tijdens het event en de opvolging daarna. Door dit vooraf vast te leggen, werk je gestructureerd in plaats van reactief en voorkom je last-minute stress, losse mails en dubbel werk.
Bij virtuele en hybride events draait event communicatie om duidelijkheid en timing. De drempel om deel te nemen is lager, maar de aandachtsspanne ook.
Effectieve communicatie betekent heldere instructies vooraf (hoe log je in, waar vind je het programma), korte reminders vlak voor startmomenten en duidelijke updates tijdens het event. Gebruik vaste contactmomenten en één centrale plek voor informatie, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Real-time interactie maakt event communicatie tweerichtingsverkeer. Met polls, Q&A’s en live voting activeer je deelnemers en haal je direct input op.
Voor event managers betekent dit meer betrokkenheid, beter inzicht in wat er leeft en een sterkere beleving, zonder het programma te onderbreken. Interactie zorgt ervoor dat deelnemers geen toeschouwer zijn, maar onderdeel van het event.
Neem contact op
