Hoe UWV medewerkers spelenderwijs cyberbewust maakt met hulp van Yellenge
Terug naar alle artikelen
Hoe verhoog je de opkomst en interactie tijdens jouw event?
Evenement promoten: zo zorg je dat niemand jouw event mist
Een goed event begint niet op de dag zelf, maar ruim daarvoor. Het begint met het tijdig bereiken en uitnodigen van de juiste mensen, zodat je vanaf het eerste contactmoment duidelijk maakt wat je organiseert en waarom deelname relevant is.
Een evenement promoten betekent tijdig en gericht communiceren met de juiste doelgroep, zodat mensen weten wat je organiseert, waarom het relevant is en wat ze kunnen verwachten. Goede promotie helpt je om de juiste mensen te bereiken en te activeren. Niet door zo veel mogelijk te zenden, maar door duidelijke, consistente communicatie die aansluit bij het type event en de interesses van je doelgroep.
Wanneer promotie goed is ingericht, heeft dat direct effect op de opkomst én op de beleving van het event. Deelnemers voelen zich beter voorbereid, weten waar ze aan toe zijn en zijn tijdens het event meer betrokken.
Van idee tot impact: zo laat je jouw evenement opvallen
Een goed event staat of valt met wie je bereikt. Zonder gerichte promotie blijft een event onzichtbaar, of bereikt het vooral mensen voor wie het minder relevant is. Een evenement promoten zorgt ervoor dat je niet alleen communiceert dát er een event is, maar ook waarom iemand erbij zou moeten zijn.
Promotie is belangrijk omdat het bepaalt:
- Wie je aantrekt
Door inhoud, sprekers en thema’s gericht te communiceren, trek je deelnemers aan die passen bij het doel van je event. Dat verhoogt de kwaliteit van de gesprekken en de betrokkenheid tijdens het event. - Wanneer mensen beslissen
De meeste deelnemers melden zich niet na één bericht aan. Door communicatie te spreiden in de tijd geef je mensen meerdere momenten om te reageren, wat de opkomst vergroot. - Hoeveel aandacht je event krijgt
Door tussentijds updates te delen, zoals nieuwe sprekers of programma-onderdelen, blijft je event zichtbaar en ontstaat er gesprek rondom het event. Zo bouw je geleidelijk aan buzz, zonder te hoeven schreeuwen. - Wat je uit je budget haalt
Zonder duidelijke promotiestructuur verdwijnt tijd en budget in losse acties. Door gericht te meten wat werkt, stuur je bij en besteed je middelen aan communicatie die daadwerkelijk bijdraagt aan deelname en beleving.
Kortom, goede eventpromotie zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment aanhaken.
Voorbereiding: leg de basis voor een succesvol en goed bezocht event
Effectieve eventpromotie begint met een goede voorbereiding. Als je een evenement promoot zonder plan, wordt promotie al snel ad-hoc: losse berichten, wisselende boodschappen en weinig grip op resultaat. Door vooraf structuur aan te brengen, zorg je dat promotie doelgericht is en bijdraagt aan opkomst en betrokkenheid.
Stel heldere doelen voor je event
Begin met het bepalen van wat je met het event wilt bereiken. Dat helpt bij het maken van keuzes in boodschap, kanalen en timing. Veelvoorkomende doelen zijn bijvoorbeeld:
- ticketverkoop of aanmeldingen via bezoekersregistratie
- leadgeneratie
- naamsbekendheid of positionering
- community-building of relatieversterking
Door één of twee hoofddoelen te kiezen, blijft je promotie gericht en consistent.
Breng je doelgroep in kaart
Niet elke doelgroep reageert op dezelfde boodschap of hetzelfde kanaal. Door te werken met persona’s en segmentatie bepaal je:
- wie je wilt bereiken
- welke informatie voor hen relevant is
- via welke kanalen je hen het beste benadert
Zo stem je je communicatie af op verschillende bezoekersgroepen, in plaats van iedereen op dezelfde manier te benaderen.
Bepaal succesfactoren en meetbare KPI’s
Om tijdens de promotie te kunnen sturen, is het belangrijk vooraf vast te leggen wanneer je promotie succesvol is. Dat doe je door doelen concreet te formuleren en meetbaar te maken. Een veelgebruikte methode hiervoor is de SMART-methode.
SMART-doelen helpen om vaagheid te voorkomen en geven richting aan je promotieaanpak. De methode staat voor:
- Specifiek: het doel is duidelijk en afgebakend
- Meetbaar: je kunt vaststellen of het doel is behaald
- Acceptabel / Ambitieus: – het doel wordt gedragen door de organisatie
- Realistisch: het doel is haalbaar binnen tijd en middelen
- Tijdgebonden: er is een duidelijke termijn afgesproken
Door promotiedoelen op deze manier vast te leggen, weet je waar je op stuurt en wanneer bijsturen nodig is. Denk bijvoorbeeld aan het aantal aanmeldingen binnen een bepaalde periode, de conversie van uitnodiging naar inschrijving of het uiteindelijke opkomstpercentage.
Voorbeeld van een SMART-doel voor eventpromotie
Stel dat het doel van je event is om voldoende deelnemers te trekken voor een kennissessie. Een SMART-geformuleerd promotiedoel kan er dan zo uitzien:
We willen minimaal 250 aanmeldingen realiseren voor het event vóór 1 juni, door gerichte e-mailcommunicatie en social posts, met een verwachte opkomst van 70%.congres organiseren begint ook met financieel overzicht. Zonder een duidelijk budget loop je al snel tegen verrassingen aan.
Dit doel is:
- Specifiek: het gaat om aanmeldingen voor één event
- Meetbaar: 250 aanmeldingen en 70% opkomst
- Acceptabel / Ambitieus: afgestemd op capaciteit en eerdere events
- Realistisch: gebaseerd op beschikbare kanalen en bereik
- Tijdgebonden: uiterlijk 1 juni
Door dit vooraf vast te leggen, kun je tijdens de promotie volgen of je op schema ligt en waar bijsturen nodig is. Bijvoorbeeld door extra reminders te sturen of een ander kanaal in te zetten.
Kort stappenplan voor eventpromotie
Een gestructureerde aanpak helpt om overzicht te houden. In de basis bestaat eventpromotie uit deze stappen:
- bepaal doelen en doelgroep
- kies de juiste kanalen per doelgroep
- plan communicatie in fases (aankondiging, updates, reminders)
- monitor resultaten en stuur bij
- evalueer na afloop wat werkte en wat beter kan
Met deze voorbereiding leg je een stevig fundament voor promotie die niet alleen zichtbaar is, maar ook bijdraagt aan een goed bezocht en relevant event.
De beste promotiekanalen zodat jouw event zichtbaar wordt voor iedereen
Een evenement promoten begint met het kiezen van de juiste promotiekanalen. De zichtbaarheid van je event hangt namelijk sterk af van de kanalen die je inzet. Niet elk promotiekanaal werkt even goed voor elk type event of elke doelgroep.
Online promotiekanalen spelen hierbij vaak een centrale rol, omdat ze schaalbaar zijn en goed meetbaar. Social media helpen om aandacht te creëren en interactie op gang te brengen, e-mailmarketing is geschikt voor gerichte en persoonlijke communicatie, websitecontent biedt een vaste plek voor informatie en inschrijving, en online advertising vergroot je bereik buiten je bestaande netwerk.
Welke kanalen het meest effectief zijn, verschilt per event. Een zakelijk congres vraagt om andere communicatie dan een intern event of een online sessie. Door per doelgroep te kijken waar zij actief zijn en welke informatie zij nodig hebben, voorkom je versnippering en zet je promotie gericht in.Twijfel je nog tussen een subpagina op je eigen site of een professionele event site? In onderstaande tabel zie je in de belangrijkste verschillen.
Bekijk hier rechts een overzicht van veelgebruikte promotiekanalen
Door promotiekanalen bewust te combineren, wordt een evenement promoten overzichtelijker en effectiever, zonder versnippering van tijd en budget.
| Promotiekanaal | Voordelen | Nadelen |
| Social media | Groot bereik, geschikt voor interactie en herhaling, goed voor zichtbaarheid | Minder controle over bereik, vraagt om consistente inzet |
| E-mailmarketing | Persoonlijk en gericht, hoge relevantie, goed meetbaar | Afhankelijk van kwaliteit van je mailinglijst |
| Website content | Centrale plek voor alle informatie, ondersteunt inschrijvingen | Vereist dat mensen actief je website bezoeken |
| Online advertising | Vergroot bereik buiten eigen netwerk, snel schaalbaar | Kostbaar bij ongerichte inzet, vraagt om continue optimalisatie |
Promotiestrategieën die passen bij jouw type event
Niet elk event vraagt om dezelfde promotiestrategie. Het type event bepaalt welke informatie relevant is, wanneer mensen beslissen en via welke kanalen je hen het beste bereikt. Door je promotiestrategie af te stemmen op het eventtype, vergroot je de kans op aanmeldingen én betrokkenheid.
Praktijkvoorbeeld
Een organisatie die meerdere events per jaar organiseert, waaronder een zakelijk congres en verschillende klantbijeenkomsten, gebruikt Yellenge om de promotie per eventtype anders in te richten. Voor het congres wordt vroeg gestart met aankondigingen over thema en sprekers, gevolgd door periodieke updates en reminders richting inschrijving. Voor de klantbijeenkomsten ligt de focus op persoonlijke uitnodigingen en gerichte opvolging.
Omdat uitnodigingen, registratie en communicatie in één platform zijn ingericht, past de promotie zich automatisch aan op de doelgroep en de status van de deelnemer. Wie zich al heeft aangemeld, ontvangt andere communicatie dan iemand die nog twijfelt. Zo blijft de promotie overzichtelijk en relevant, ook wanneer er meerdere events parallel lopen.
Bij zakelijke congressen draait promotie vooral om inhoud en relevantie. De doelgroep wil vooraf weten wat het event oplevert en wie er spreken.
Effectieve strategieën zijn:
- duidelijke inschrijfmomenten en reminders richting de eventdatum
- vroeg communiceren over thema’s, sprekers en programma-opzet
- inzetten op e-mail en LinkedIn voor gerichte B2B-communicatie
- werken met gefaseerde updates, zodat interesse kan groeien
Bij interne events of klantenbijeenkomsten is de relatie vaak al aanwezig. Promotie richt zich hier meer op activatie dan op zichtbaarheid.
Effectieve strategieën zijn:
- persoonlijke uitnodigingen met context en praktische informatie
- herhaling via interne kanalen of e-mail
- inspelen op relevantie voor de deelnemer (wat heb ik eraan om dit event te bezoeken?)
- reminders kort voor het event om opkomst te vergroten
Bij hybride en online events ligt de drempel lager, maar is de concurrentie om aandacht groter. Duidelijkheid en timing zijn hier essentieel.
Effectieve strategieën zijn:
- helder communiceren over het format (online, hybride, on demand)
- inzetten op korte communicatiemomenten en reminders
- benadrukken van interactie, zoals Q&A’s of polls
- opvolging na aanmelding om afhaken te voorkomen
Slimme tools en automatisering die je event promotie makkelijker maken
Wanneer je een evenement promoot via meerdere kanalen, ontstaat al snel versnippering. Slimme tools en automatisering helpen om structuur aan te brengen, herhaalwerk te verminderen en overzicht te houden in alle communicatie rondom je event binnen je event management software.
Planning van communicatie
Met planners leg je vooraf vast wanneer aankondigingen, updates en reminders worden verstuurd. Zo werk je met een vaste communicatiestructuur in plaats van losse acties op het laatste moment.
Inzicht in bereik en respons
Analysetools laten zien wat er met je communicatie gebeurt. Je ziet welke berichten worden geopend, waar mensen afhaken en hoe de opkomst zich ontwikkelt. Dit helpt om tijdig bij te sturen tijdens de promotieperiode.
Automatisering op basis van deelnemersstatus
Automatisering zorgt ervoor dat communicatie aansluit op de status van de deelnemer:
- aangemeld → bevestiging en praktische informatie
- nog niet gereageerd → reminder op een later moment
- afgemeld → geen verdere promotieberichten
Hierdoor blijft de communicatie relevant, zonder handating te segmenteren.
Alles vanuit één platform beheren voor overzicht en gemak
Binnen Yellenge zijn uitnodigingen, registratie en communicatie met elkaar verbonden. Omdat alle promotie vanuit één platform wordt beheerd, hoef je geen losse tools of lijsten te combineren. Dat maakt het eenvoudiger om meerdere events tegelijk te promoten en geeft continu inzicht in wat er loopt.
Tips om de opkomst bij jouw event te verhogen
No-shows zijn een van de grootste spelbrekers voor een event. Zeker bij gratis events, maar ook bij betaalde congressen of trainingen wil je dat mensen zich niet alleen aanmelden, maar ook daadwerkelijk komen. Een hogere opkomst zorgt bovendien voor meer energie, interactie en betrokkenheid tijdens het event.
Deze praktische tips helpen om de opkomst te verhogen en no-shows te beperken.
Ook bij gratis events kan een annuleringsregeling helpen om de opkomst te verhogen. Door vooraf duidelijke afspraken te maken, blijven plekken niet onnodig leeg.
Denk bijvoorbeeld aan een symbolisch bedrag (zoals €20) voor deelnemers die zich niet tijdig afmelden. Door dit helder te communiceren tijdens het aanmelden, maak je deelnemers bewuster van hun inschrijving en vergroot je de kans dat ze ook daadwerkelijk komen.
Timing speelt een belangrijke rol bij het evenement promoten. Januari en februari zijn vaak rustiger dan het drukke voor- en najaar. Ook schoolvakanties of bekende piekperiodes binnen je branche hebben invloed op de opkomst. Door hier vooraf rekening mee te houden, verklein je de kans op no-shows aanzienlijk.
Houd je event top of mind door tussentijds teasers te delen. Denk aan:
- een bijzonder programma-onderdeel
- een aankondiging van een opvallende spreker
- een preview van de locatie
Korte updates via e-mail, social media of de event app werken beter dan één algemene reminder. Een korte video of meet the speaker-preview valt meer op en vergroot de betrokkenheid vooraf.
Door teasers te combineren met kleine call-to-actions, nodig je deelnemers uit om al vóór het event mee te doen. Denk aan:
- Stem op je favoriete spreker
- Kies de sessie die je wilt volgen
Wie al interactie heeft gehad, voelt zich meer betrokken en is eerder geneigd ook daadwerkelijk te komen.
Betrokkenheid vóór de eventdag verlaagt de drempel om te komen. Laat deelnemers vooraf meedenken door:
- een vraag in te laten sturen voor een panel
- te stemmen op stellingen
- hun interessegebieden aan te geven
- kleine challenges of stellingen via e-mail of social media
Wie al heeft bijgedragen, voelt zich meer verbonden met het event en is eerder geneigd daadwerkelijk aanwezig te zijn.
Gepersonaliseerde communicatie helpt om deelnemers betrokken te houden en verlaagt de kans op no-shows. In plaats van iedereen dezelfde berichten te sturen, kun je communicatie laten aansluiten op waar iemand zich bevindt in het eventproces.
Met event management software kun je e-mails en updates automatisch afstemmen op acties van deelnemers. Zo ontvangen mensen informatie die voor hen op dat moment relevant is. Denk bijvoorbeeld aan:
- deelnemers die zich al hebben aangemeld voor een specifieke sessie, krijgen extra inhoud of praktische informatie over die sessie
- deelnemers met dieetwensen ontvangen vooraf duidelijke uitleg over waar zij hun catering kunnen vinden op locatie
- deelnemers die zich nog niet hebben aangemeld voor onderdelen van het programma, krijgen een gerichte reminder
- deelnemers die zich hebben aangemeld maar nog niet hebben gereageerd op praktische vragen, krijgen een gerichte opvolging
Doordat communicatie aansluit op keuzes en interesses, voelen deelnemers zich persoonlijk aangesproken. Dat vergroot niet alleen de betrokkenheid vooraf, maar verhoogt ook de kans dat mensen daadwerkelijk komen en actief deelnemen tijdens het event.
Interactie verhogen tijdens event: zo worden jouw deelnemers actief
Interactie speelt een belangrijke rol in hoe deelnemers een event ervaren. Door mensen actief te betrekken voor, tijdens en na het event, vergroot je de aandacht, de betrokkenheid en de kans dat de inhoud blijft hangen.
Gebruik de kracht van een event app
Tijdens het event helpt een event app om interactie laagdrempelig te organiseren, zonder het programma te onderbreken. Veel event apps bieden functies zoals:
- live polls en quizvragen
- woordenwolken
- stemrondes en scorevragen
- Q&A’s voor sprekers
Hiermee blijft de energie in de zaal hoog en krijgt iedereen de ruimte om mee te doen, zonder dat sprekers uit hun verhaal worden gehaald.
Tip: Geef sprekers concrete tools mee. Laat ze starten met een vraag, halverwege een poll doen of afsluiten met een stelling. Zo maak je van elke sessie een gesprek in plaats van een monoloog.
Maak interactie zichtbaar met een photowall
Beeld helpt om verbinding te creëren. Met een photowall kunnen deelnemers hun ervaringen delen, zoals een foto bij binnenkomst, een groepsmoment of een snapshot tijdens het programma. De beelden worden live getoond op schermen in de eventlocatie, wat zorgt voor herkenning en een gezamenlijke beleving.
Een photowall kan ook speels worden ingezet, bijvoorbeeld door deelnemers uit te nodigen om een thema vast te leggen of door een informele actie te koppelen aan het programma. Daarbij blijft privacy belangrijk: foto’s zijn alleen zichtbaar voor de organisatie en worden niet automatisch gedeeld. Meer hierover lees je op onze pagina over databeveiliging.
Betrokkenheid vasthouden na afloop
Ook na het event kun je interactie benutten. Met gerichte evaluaties en feedbackformulieren verzamel je inzichten over inhoud, sprekers en organisatie. Door deelnemers de ruimte te geven om terug te koppelen, blijft het contact bestaan en leg je een basis voor toekomstige events.
Meten is weten: haal meer resultaat uit je event promotie
Een evenement promoten stopt niet bij het versturen van uitnodigingen of reminders. Door resultaten te meten, krijg je inzicht in wat werkt en waar bijsturen nodig is. Zonder meting blijft promotie gebaseerd op aannames; met inzicht kun je gericht verbeteren.
Meten helpt om keuzes te onderbouwen tijdens de promotieperiode. Je ziet bijvoorbeeld welke communicatie wordt geopend, wanneer aanmeldingen binnenkomen en op welk moment deelnemers afhaken. Dat maakt het mogelijk om timing, boodschap of kanaal aan te passen voordat het event plaatsvindt.
Belangrijke KPI’s bij eventpromotie zijn onder andere:
- het aantal aanmeldingen over tijd
- de conversie van uitnodiging naar inschrijving
- open- en klikratio’s van e-mails
- het uiteindelijke opkomstpercentage
- betrokkenheid bij interactieve elementen
Tools en dashboards ondersteunen hierbij door deze data overzichtelijk te bundelen. In plaats van losse rapportages werk je met actuele inzichten die laten zien hoe je promotie zich ontwikkelt. Zo wordt een evenement promoten een continu proces van monitoren, bijsturen en optimaliseren, met als resultaat meer grip op opkomst en betrokkenheid.
Laat je inspireren
Jouw event promoten met de tools van Yellenge
Een evenement promoten vraagt om overzicht, timing en consistente communicatie. In dit artikel heb je gezien hoe promotie bijdraagt aan opkomst, betrokkenheid en interactie.
Yellenge ondersteunt communicatie- en eventprofessionals bij het organiseren én promoten van events vanuit één centrale werkomgeving. Alle stappen, van uitnodiging en registratie tot interactie en evaluatie, zijn met elkaar verbonden. Daardoor kun je promotie gericht inzetten en tijdens het proces bijsturen op basis van actuele inzichten.
Met de tools van Yellenge werk je onder andere met:
✅ gerichte uitnodigingen, updates en reminders op basis van deelnemersstatus
✅ registratie- en annuleringsinstellingen die helpen no-shows te beperken
✅ interactieve onderdelen zoals polls, Q&A’s en photowalls
✅ dashboards die inzicht geven in aanmeldingen, opkomst en betrokkenheid
Doordat promotie, registratie en interactie samenkomen in één platform, houd je grip op je eventcommunicatie. Ook wanneer je meerdere events of doelgroepen tegelijk bedient.
Wil je sparren over wat dit betekent voor jouw type event of promotiestrategie, dan kun je ook contact opnemen.
Veelgestelde vragen
Een event aankondigen is vaak een mededeling die je mogelijk enkele keren herhaalt: dit event vindt plaats op datum X. Een evenement promoten gaat verder. Het is een doorlopend communicatieproces waarin je in fases aandacht opbouwt, informatie deelt en deelnemers activeert. Denk aan meerdere contactmomenten, gerichte updates, reminders en interactie vóór het event. Zo bereik je je doelgroep efficiënt en is er een grotere kans dat men geïnteresseerd raakt in jouw evenement.
Ja. Juist bij kleinere events is promotie belangrijk om de juiste mensen te bereiken en no-shows te beperken. Professioneel een evenement promoten betekent niet dat je groot of massaal communiceert, maar dat je gericht werkt. Bijvoorbeeld met persoonlijke uitnodigingen, duidelijke praktische informatie en communicatie die aansluit bij de interesses van een specifieke doelgroep. Ook voor kleinschalige bijeenkomsten zorgt dit voor meer betrokkenheid en een hogere opkomst.
De meest effectieve tools voor online event promotie zijn tools die communicatie, registratie en inzicht combineren. Denk aan:
- e-mailtools voor gerichte uitnodigingen en reminders
- registratie- en inschrijfformulieren die inzicht geven in aanmeldingen
- dashboards om bereik, conversie en opkomst te volgen
Met event management software kun je deze onderdelen samenbrengen in één omgeving. Dat maakt het eenvoudiger om een evenement te promoten op een gestructureerde manier, zonder losse systemen of handmatig werk.
Neem contact op
