Terug naar alle artikelen
Wet- en regelgeving in 2026: dit moet je weten als event manager
Wet- en regelgeving in 2026: dit moet je weten als event manager
Wet- en regelgeving rondom events kan voelen als een complex speelveld. Het is niet altijd direct duidelijk wat wel en niet van toepassing is. Tegelijkertijd raken veel van deze regels aan keuzes die je als event manager toch al maakt: welke data je uitvraagt, hoe je deelnemers informeert, hoe je veiligheid organiseert en hoe toegankelijk je event is.
In 2026 verschuift de focus verder richting zorgvuldige omgang met data, duidelijke verantwoordelijkheden en inclusieve, veilige events. Niet als losse verplichtingen, maar als vast onderdeel van professioneel eventmanagement.
In dit artikel krijg je geen juridisch handboek, maar een praktisch overzicht. We vertellen waar je als event manager rekening mee moet houden en hoe je dit op een werkbare manier integreert in je eventorganisatie. Je leest onder andere:
- waar je als event manager verantwoordelijk voor bent
- welke wet- en regelgeving extra aandacht vraagt in 2026
- hoe je compliance borgt zonder extra complexititeit of werkdruk
Wet- en regelgeving als vast onderdeel van je eventorganisatie
Wet- en regelgeving heeft invloed op de keuzes die je als event manager elke dag maakt. Het gaat niet om regels afvinken, maar om hoe professioneel en zorgvuldig je je event organiseert. Compliance draait daarbij niet alleen om wat formeel moet, maar om wat deelnemers, opdrachtgevers en partners van je verwachten. Denk aan:
- zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
- een veilige en goed georganiseerde eventomgeving
- aandacht voor toegankelijkheid en inclusie
- duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden
Thema’s als privacy bij registratie en check-in, toegankelijkheid voor verschillende doelgroepen, veiligheid op locatie en interne duurzaamheidsrichtlijnen zijn geen losse aandachtspunten meer, maar onderdeel van hoe je je event structureert.
Privacy en AVG voor, tijdens én na je event
Privacy en AVG hebben invloed op verschillende onderdelen van je event. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) bepaalt hoe je als organisatie omgaat met persoonsgegevens. Door hier bewust mee om te gaan, voorkom je gedoe achteraf én werk je professioneler richting deelnemers en opdrachtgevers.
Veiligheid en verantwoordelijkheid op locatie
Naast data en privacy ben je als event manager ook verantwoordelijk voor de fysieke veiligheid van deelnemers, sprekers en medewerkers. Dat klinkt groot, maar in de praktijk gaat het vooral om vooruitdenken, duidelijke afspraken en weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Hoe beter dit vooraf is geregeld, hoe rustiger je event verloopt.
Fysieke veiligheid van deelnemers
De fysieke veiligheid van je event begint bij de locatie. Een vaste eventlocatie heeft vaak al veel voorzieningen en procedures op orde, zoals nooduitgangen, vergunningen en basisveiligheid. Toch blijft het belangrijk om te weten wat er al geregeld is en waar jouw verantwoordelijkheid begint.
Organiseer je een event op een tijdelijke of afwijkende eventlocatie, bijvoorbeeld in een tent, een buitenruimte of een weiland? Dan vraagt dat extra aandacht. In die situaties gelden vaak aanvullende eisen, zoals:
- brandveiligheid
- stevige en goedgekeurde constructies
- duidelijke en goed aangegeven vluchtroutes
- voldoende ruimte om veilig te bewegen
Tip: check dit altijd vooraf bij de locatie en de gemeente. Zij kunnen aangeven welke eisen voor jouw type event van toepassing zijn en voorkomen dat je op het laatste moment moet bijsturen.
Naast deze locatie-afhankelijke zaken zijn er ook veiligheidsaspecten die bij elk event goed geregeld moeten zijn. Vraag jezelf af:
- Zijn nooduitgangen goed zichtbaar en vrij toegankelijk?
- Is er EHBO op locatie en weten teamleden waar die te vinden is?
- Zijn kabels netjes weggewerkt en afgeplakt, zodat niemand kan struikelen?
- Is de routing logisch, zodat bezoekersstromen elkaar niet in de weg zitten?
Veiligheid als onderdeel van je draaiboek
Veiligheid werkt het best wanneer het geen losse checklist is, maar een vast onderdeel van je draaiboek. Door vooraf vast te leggen hoe je hiermee omgaat, voorkom je onduidelijkheid en stress op de eventdag. Leg bijvoorbeeld vast wie aanspreekpunt is bij incidenten, wie contact onderhoudt met de locatie en wie beslissingen mag nemen als er iets moet worden aangepast. Zo weet iedereen in het team wat zijn of haar rol is. Ook wanneer de situatie onverwacht verandert.
Toegankelijkheid: events voor iedereen
Toegankelijkheid en inclusiviteit zijn geen losse extra’s meer, maar vaste onderdelen van professioneel eventmanagement. Ze worden vaak in één adem genoemd, maar betekenen niet hetzelfde. Toegankelijkheid gaat over praktische randvoorwaarden: kan iemand het event daadwerkelijk bijwonen en volgen, ongeacht fysieke, zintuiglijke of praktische beperkingen?
Inclusiviteit gaat een stap verder: voelt iedereen zich welkom, gezien en meegenomen in de opzet en communicatie van het event?
Als event manager heb je op beide invloed. Door hier bewust mee om te gaan, vergroot je niet alleen de bereikbaarheid van je event, maar ook de kwaliteit van de ervaring voor álle deelnemers.
Fysieke toegankelijkheid op locatie
Een toegankelijk event begint bij de basis. Denk aan drempelloze ingangen, voldoende ruimte voor rolstoelgebruikers en voorzieningen zoals een rustruimte of kolfruimte. Deze elementen zorgen ervoor dat niemand wordt uitgesloten door praktische barrières.
Toegankelijke ondersteuning en communicatie
Toegankelijkheid gaat verder dan de fysieke ruimte. Ook communicatie speelt een grote rol. Denk aan duidelijke bewegwijzering op locatie, begrijpelijke informatie vooraf en aandacht voor deelnemers met een visuele beperking. Digitale toegankelijkheid hoort hier ook bij. Heldere teksten, goed leesbare content en toegankelijke eventplatforms dragen bij aan een inclusieve ervaring. Richtlijnen zoals WCAG helpen om communicatie en digitale middelen voor iedereen bruikbaar te maken.
Wat is WCAG?
WCAG staat voor Web Content Accessibility Guidelines. Dit zijn internationale richtlijnen die helpen om digitale content (zoals websites, registratiepagina’s en eventapps) toegankelijk te maken voor iedereen, ook voor mensen met een visuele, auditieve of cognitieve beperking.
Interne richtlijnen van je organisatie
Wet- en regelgeving stopt niet bij de overheid. Veel organisaties werken met eigen richtlijnen en doelstellingen die ook gelden voor events. Denk aan afspraken over vegetarische of duurzame catering, het gebruik van herbruikbare bekers, het stimuleren van openbaar vervoer of bredere duurzaamheidsdoelen.
Als event manager is het belangrijk om deze interne kaders mee te nemen in je keuzes voor locatie, leveranciers en communicatie. Zo zorg je dat je event niet alleen voldoet aan externe regels, maar ook aansluit bij de waarden en ambities van de organisatie waarvoor je werkt.
Wet- en regelgeving borgen zonder extra werkdruk
Het naleven van wet- en regelgeving hoeft geen extra complexiteit toe te voegen aan je eventorganisatie. In de praktijk ontstaat onrust vooral wanneer afspraken verspreid staan over losse checklists, documenten en spreadsheets. Door te werken vanuit één centrale omgeving waarin registratie, toegang, communicatie en data samenkomen, behoud je overzicht en regie. Je ziet wie toegang heeft tot welke informatie, voorkomt losse lijsten en zorgt dat afspraken rondom privacy, toegankelijkheid en veiligheid automatisch worden meegenomen in je workflow.
Event management software helpt daarbij om compliance niet als los aandachtspunt te behandelen, maar als onderdeel van je dagelijkse eventorganisatie.
Vergunningen en lokale regelgeving: check dit op tijd
Niet elk event heeft vergunningen of meldingen nodig. Maar áls ze nodig zijn, wil je dit ruim vooraf weten. De exacte regels verschillen per gemeente, locatie en type event. Er bestaat geen vaste standaard die voor elk event geldt.
Wanneer vergunningen of meldingen relevant kunnen zijn
Of regelgeving van toepassing is, hangt af van meerdere factoren. Denk bijvoorbeeld aan:
- openbare versus besloten events
- het aantal deelnemers
- de locatie (binnen, buiten of openbare ruimte)
- zaken als alcohol, muziek, verkeer en veiligheid
Veelvoorkomende vergunningen en meldplichten
Afhankelijk van je event kan het nodig zijn om één of meerdere vergunningen of meldingen te regelen, zoals:
- een evenementenvergunning bij grotere of openbare events
- een melding bij de gemeente of veiligheidsregio
- een vergunning voor alcoholverstrekking
- een geluidsontheffing
- afspraken rondom verkeer of parkeren
Waar check je wat voor jouw event geldt?
Als event manager is het belangrijk om te checken welke regels en vergunningen voor jouw event gelden. Tegelijk hoef je dat niet alleen te doen. In de praktijk zijn er verschillende partijen die je kunnen helpen om scherp te krijgen wat in jouw situatie nodig is. Door deze partijen vroeg in het proces te betrekken, voorkom je last-minute verrassingen. Denk hierbij aan:
✅ De gemeente of het stadsdeel
Zij kunnen aangeven of er vergunningen of meldplichten gelden, en stemmen dit waar nodig af met andere instanties.
✅ De eventlocatie
Veel locaties hebben ervaring met regelgeving en weten wat standaard vereist is, zeker bij terugkerende events of vaste opstellingen.
✅ De veiligheidsregio
Dit is een regionale organisatie waarin onder andere brandweer en hulpdiensten samenwerken. Bij grotere of risicovollere events kan de veiligheidsregio meedenken over zaken als brandveiligheid, vluchtroutes, EHBO en crowd management. Vaak loopt dit via de gemeente of locatie, maar het is goed om te weten dat zij hierin een rol spelen.
✅ Interne afdelingen binnen je organisatie
Zoals facility, legal of compliance. Zij kunnen helpen bij het interpreteren van interne richtlijnen en risico’s.
Yellenge helpt jou het perfecte zakelijke event organiseren
Met een centraal event management platform waarin registratie, communicatie, toegang en data samenkomen, wordt wet- en regelgeving een logisch onderdeel van je eventorganisatie. Overzicht en duidelijke verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat privacy en veiligheid vanzelf worden meegenomen in het proces. Benieuwd wat Yellenge voor jouw event kan betekenen? We denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Als event manager ben jij (samen met je organisatie) verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens rondom het event. Dat begint bij registratie en loopt door tot de opvolging na afloop. Ook als je samenwerkt met leveranciers of een locatie, blijft het belangrijk dat jij overzicht houdt: wie verwerkt welke data, waarvoor en hoelang?
Praktisch betekent dit dat je bewust keuzes maakt in welke gegevens je uitvraagt, wie toegang heeft tot die data en hoe je dit vastlegt. Met duidelijke afspraken en event management software voorkom je dat verantwoordelijkheid versnipperd raakt.
Nee, dat mag niet zomaar. Foto- en videoregistratie valt onder privacywetgeving. In de praktijk kun je dit goed oplossen door vooraf toestemming te vragen, bijvoorbeeld tijdens registratie, en dit op locatie zichtbaar te maken. Denk aan duidelijke aankondigingen, borden of herkenbare alternatieven zoals keycords voor deelnemers die niet op beeld willen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en voorkom je ongemakkelijke situaties tijdens het event.
Eventdata mag je niet onbeperkt bewaren. De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens alleen bewaart zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Na afloop van het event betekent dit: kritisch kijken naar wat je nog nodig hebt (bijvoorbeeld voor evaluatie of rapportage) en wat je kunt verwijderen. Zorg ook dat duidelijk is wie na het event nog toegang heeft tot de data. In Yellenge wordt alle deelnemersdata na 30 dagen verwijderd.
De basis voor veiligheid ligt bij een geschikte locatie en een goede voorbereiding. Denk aan duidelijke nooduitgangen, EHBO op locatie, veilige routing en het voorkomen van struikelgevaar door kabels of drukke loopstromen.
Daarnaast is het belangrijk dat veiligheid onderdeel is van je draaiboek. Leg vast wie aanspreekpunt is bij incidenten en hoe je handelt bij onverwachte situaties.
Niet elk event heeft een vergunning nodig. Of dit van toepassing is, hangt af van factoren zoals het aantal deelnemers, de locatie (binnen, buiten of openbare ruimte) en zaken als muziek, alcohol of verkeer.
Twijfel je? Check dit altijd tijdig bij de gemeente en de eventlocatie. Zij kunnen aangeven welke vergunningen of meldingen voor jouw type event nodig zijn. Door dit vroeg te doen, voorkom je last-minute verrassingen.
