Verbinding 2020: reis naar een gezamenlijk doel

In Nederland kun je vertrouwen op goede gezondheidszorg en jeugdhulp. Dit willen we natuurlijk graag zo houden. Voor de dag van vandaag, maar ook voor toekomstige generaties. Daarom bewaakt en bevordert de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) de kwaliteit en de veiligheid van de gezondheidszorg en de jeugdhulp. Dagelijks werken bij het IGJ ruim 800 medewerkers aan dit gezamenlijke doel. Verbinding tussen collega’s en betrokkenheid is essentieel.

Tekst: Herman Grendelman Beeld: IGJ

Resultaat door betrokkenheid

De inspectie is trots op de resultaten die de afgelopen jaren zijn gerealiseerd. “Resultaten die we bereiken door inzet van het juiste beleid, maar vooral ook door samenwerking en betrokkenheid van collega’s. Door hen te betrekken bij alle fasen van het beleidsproces, streven we naar een zo groot mogelijk draagvlak voor het beleid.

De inhoud van het nieuwe meerjarenbeleidsplan was al bekend. Door het ‘reptielenbrein’ te prikkelen wilden we bij de Verbinding 2020 bereiken dat medewerkers de beleidsthema’s op zich laten inwerken, het beleid ‘beleven’. Ook zoeken we verbinding met elkaar en met de wereld om ons heen, zodat we daadwerkelijk samenwerken aan betere zorg.”

Aan het woord is Walther Verhoeven, strategisch adviseur bij IGJ. Om het toezicht op de kwaliteit en veiligheid van de gezondheidszorg en de jeugdhulp verder te ontwikkelen , heeft de Inspectie het Meerjarenbeleidsplan 2020-2023 opgesteld. “Het plan geeft antwoord op de vraag hoe we als IGJ de komende jaren toezicht houden binnen een veranderende wereld. Daarin wordt de zorg en ook de jeugdhulp steeds meer vormgegeven rond de behoeften van de cliënt of patiënt. Ook de technologische vernieuwing en globalisering zijn voor ons belangrijk, net als krapte op de arbeidsmarkt.”

Verbinding 2020

Om de IGJ-medewerkers mee te nemen in ambities en geformuleerd beleid handen en voeten te geven, organiseerde IGJ het evenement Verbinding 2020. “Met het team hebben we in een kort tijdsbestek een heel geslaagd evenement neergezet in het Spoorwegmuseum Utrecht.” Een dynamisch programma nam deelnemers op originele wijze mee in het nieuwe beleidsplan. “We wilden bereiken dat tenminste 600 van de 800 medewerkers aan de Verbinding 2020 zouden meedoen. Elke deelnemer maakte hierin zijn of haar eigen reis met een persoonlijk programma. De locatie van het Spoorwegmuseum sloot hier natuurlijk goed bij aan.” Voor event organisatie en interactie voor deelnemers werd gewerkt met Yellenge.

Snel organiseren

“Waar we in eerste instantie op zoek waren naar een app voor het dagprogramma, evaluatie en het digitaal stellen van vragen, bleek al snel dat Yellenge ook de organisatie kon ontzorgen,” vertelt Walther. “We konden bijvoorbeeld voor álle workshops werken met aanmelding vooraf en ook locaties verdelen naar aantallen deelnemers. Op 6 december zaten we voor het eerst met Yellenge aan tafel en 8 december stond de online registratie live. Inclusief alle workshops en andere sessies. Nog een week later was de app klaar en 16 december hebben we het evenement gecommuniceerd. Via het dashboard konden we precies zien hoe de registratie verliep en bijsturen waar nodig. Verbinding 2020 vond plaats op 6 januari, ruim 90 % had de app voor aanvang gedownload. Snel en gestroomlijnd organiseren, vlekkeloos.”

Programma

Verbinding 2020 koos voor originaliteit en beleving om het nieuwe beleidsplan te laden. Theater en zang, ontmoetingen met patiënt-experts en bijvoorbeeld de workshop ‘Beleef de digitale zorg’. De Verbinding 2020 is een succesvol evenement van medewerkers voor medewerkers geworden, stelt Walther vast: “Dat blijkt uit de enthousiaste inbreng van een groot aantal medewerkers aan de programmaonderdelen en de vele positieve reacties. Bij de enquête onder de deelnemers via Yellenge blijkt 86% van de respondenten het er (sterk) mee eens dat de Verbinding 2020 een geslaagde medewerkersbijeenkomst is.”

Deelnemers schreven zich bij de registratie in voor verschillende activiteiten en stelden zo een eigen persoonlijk programma samen. Dit programma komt voor iedere deelnemers automatisch terug in de app. De software weet hoeveel plaatsen beschikbaar zijn en sluit de inschrijving voor een programma onderdeel als deze vol zit. De eventmanager ziet dit in het dashboard en kan eventueel besluiten een zaal bij te boeken. Ook op de dag zelf kunnen deelnemers op basis van beschikbaarheid eenvoudig hun programma wijzigen. In de app, dus zonder administratieve rompslomp.

Interactie

Naast organiseren kan de app ook interacteren. Ook op Verbinding 2020 werden via de app live vragen gesteld en werd gereageerd op stellingen. Van monoloog naar dialoog, deelnemers de mogelijkheid geven actief deel te nemen: de basis van Yellenge.

Inzicht in resultaat

Als organisatie wil je weten of vooraf geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd. “Natuurlijk hopen we in de eerste plaatst dat onze collega’s een inspirerende dag hebben gehad waar ze met plezier op terug kijken,” vertelt Walther. “Hier hebben we naar gevraagd in de evaluatie, en ik ben blij dat dit is gelukt.”

“Daarnaast wil ik weten of collega’s zich na afloop ook daadwerkelijk meer verbonden voelen met elkaar, en bij het nieuwe beleidsplan. Zo kun je meten in hoeverre je je doel bereikt en waar nog aan gewerkt moet worden.” Respondenten vinden de congresapp handig, duidelijk en gemakkelijk. De app is ook een handig instrument voor de werkgroep bij de planning en samenstelling van het evenement.

Yellenge is trots om bij te mogen dragen aan een succesvol evenement van een maatschappelijk betrokken organisatie als het IGJ . Verbinding 2020 was een zeer geslaagde dag. IGJ, dank voor het enthousiasme!

Andere insights