TEDxAmsterdamWomen: courage to connect, ook online!

Met elkaar in verbinding staan, connecten en elkaar inspireren; juist in deze tijd dat fysieke ontmoetingen verre van vanzelfsprekend zijn, meer dan belangrijk. Goed dus ook dat TEDxAmsterdam één van de eerste TEDxWomen events ter wereld, online heeft doorgezet. Live vanuit Theater Amsterdam op het beeldscherm van ruim 900 deelnemers. Het toepasselijke thema: courage to connect!

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

TEDxAmsterdamWomen heeft als doelstelling elkaar inspireren en het leggen van verbinding om zo samen te komen tot een betere wereld. Het evenement werd georganiseerd door een enthousiaste groep professionals die ieder vanuit zijn of haar eigen expertise een bijdrage leverde. Annemarie Pompen was als eventmanager betrokken bij het event. Annemarie: “Het thema was al gekozen voordat Covid-19 haar intrede deed en streeft ernaar om meer samen te doen. Samen te werken aan doelstellingen waar we allemaal wat aan hebben. Met elkaar in verbinding treden en elkaar inspireren. Met TEDxAmsterdamWomen willen we hierbij ook vooral de vrouw een podium geven. Dat verbinden en met elkaar in verbinding blijven in deze periode ook vanuit een ander uitgangspunt heel actueel zou worden, wisten we bij aanvang nog niet.”

Volledig online

Courage to Connect stond in eerste instantie gepland als fysiek evenement in de Amsterdam Arena dat om de bekende Covid redenen niet door kon gaan. Annemarie: “We hebben verschillende opties overwogen hoe verder te gaan. Uiteindelijk hebben we besloten de uitdaging aan te gaan en TEDxAmsterdamWomen volledig online te laten plaatsvinden.

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

Van eventproductie naar programmamaker

Het grote verschil tussen offline en online events zit ‘m vooral in het verschil in benadering. Een fysiek event is niet één op één door te vertalen naar online, omdat je te maken hebt met andere conventies en randvoorwaarden. Annemarie: “Je zult deelnemers mee moeten nemen in de online benadering zodat iedereen de juiste verwachtingen heeft en weet hoe het werkt. Hoe kunnen deelnemers interacteren met de spreker? Hoe zorg je voor beleving en hoe breng je deze via het beeldscherm naar de deelnemers thuis? Hoe voorkom je dat netwerk functionaliteit niet vervalt in een grote chatbox waar je als deelnemer uiteindelijk maar weinig aan hebt? Een hele hoop vragen waar we van tevoren goed over hebben nagedacht. Je zou kunnen zeggen dat je in plaats van event-productie veel meer op de stoel van de programmamaker voor een televisieprogramma gaat zitten.”

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

De TEDx beleving

TEDxAmsterdamWomen had een heel divers programma met zeven inspirerende sprekers die werden afgewisseld met verschillende optredens. Annemarie: “In tegenstelling tot de digitale vergadersessies die we allemaal wel kennen, wilden we de typerende TEDx beleving overeind houden. Naast de verschillende talks was er muziek, een balletuitvoering en een gymnastische act. Dit zorgde voor dynamiek en bijzondere betrokkenheid bij de deelnemers. Het event vond plaats in Theater Amsterdam. Zo kregen naast de verschillende acts ook de sprekers het podium wat ze verdienden. De locatie beschikt bovendien over een schitterend scherm van tien bij 50 meter wat we creatief in hebben kunnen zetten.”

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

Totaaloplossing

Een online event begint ruim voordat de livestream wordt gestart. Deelnemers en potentiële deelnemers worden enthousiast door de juiste communicatie, maar ook door een soepele omgang met administratieve processen. Een kaartje kopen, mailings, persoonlijke toegang tot het online event; het moet werken en enthousiasmeren. Annemarie: “We wilden ons geen zorgen hoeven maken over techniek en zijn op zoek gegaan naar een totaaloplossing. Software die ons ondersteunt bij de organisatie en processen op een prettige manier automatiseert. Een systeem dat zorgt voor een fijne flow in plaats van onduidelijkheid of ergernis. Voor onszelf, maar dus ook voor de deelnemer. Je wilt deelnemers niet belasten met een wirwar aan registratiesystemen, ticketservices, verschillende web-oplossingen en nog weer andere tools waarmee gedurende het event is te interacteren. Dat werkt gewoon niet. We vonden de totaaloplossing in Yellenge.”

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

Synergie

Susan te Boekhorst was als online eventconsultant vanuit Yellenge betrokken bij TEDxAmsterdamWomen. Susan: ”Met gemiddeld meer dan 10 online events pér week hebben we behoorlijk wat ervaring. We verzorgen de online events van multinationals en bijvoorbeeld grote sportbonden, maar proberen ook oog te houden voor maatschappelijke thema’s. Courage to connect sprak ons heel erg aan en hebben we als sponsor mede ondersteund met een heel compleet pakket.” Yellenge verzorgde de registratie, ticketverkoop, interactie gedurende het event en het online platform voor de livestream.

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

Annemarie: ”Yellenge heeft alles in huis wat we nodig hadden maar bracht vooral ook expertise en synergie. Susan en haar team weten gewoon wat werkt en hoe je van registratie tot evaluatie zorgt voor een online totaalbeleving waarbij je als organisator wordt ontzorgt. De software beschikt standaard over fraaie interactieve elementen als onderdeel van de totaaloplossing. Denk aan het stellen van vragen aan sprekers, netwerkmogelijkheden en bijvoorbeeld het inrichten van grafische representaties op basis van input van de deelnemers.”

Susan: “We proberen de interactieve elementen altijd zo in te passen dat verschillende programmaonderdelen elkaar niet in de weg zitten. Is een spreker aan het woord, zorg dan dat hier de focus ligt en zet andere interactiemogelijkheden op dat moment uit. Is het tijd om te netwerken, kondig dit aan en maak pas dan de digitale netwerkvloer beschikbaar. Zo hou je de regie en voorkom je dat deelnemers ondersneeuwen in ruis, teveel mogelijkheden en zelf wat gaan rond klikken.”

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

Samenwerking

Annemarie: “De techniek was in hele goed handen bij Yellenge maar los daarvan hebben we als organisatie heel veel gehad aan de ervaring die Yellenge heeft met online. Ik schetste al een aantal vragen die voorbijkomen bij de organisatie van een online event. Yellenge heeft de antwoorden en vertaald dit door naar oplossingen. Bovendien was ook de samenwerking met AV-leverancier We Are Live heel goed waardoor ik als eventmanager ruimte had voor andere onderdelen. De reacties van deelnemers waren heel enthousiast. Ik ben blij dat we de courage hebben gehad om door te zetten. Het resultaat is een hele hoop enthousiaste en veelbelovende connecties.”

Fotografie: Rebekka Mell. All rights reserved TEDxAmsterdamWomen

Andere insights