Klaar met online probeersels en webitrials

Inmiddels zijn we in heel Europa weer naar buiten. Het is soms behelpen, maar langzaam kwam de samenleving weer tot leven. Hoe anders is dit voor de eventbranche. Ook nu per 1 juli weer meer bezoekers verwelkomd mogen worden, blijft de druk op de sector groot. Hoe lang nog voordat de congreszaal weer compleet gevuld is? Ondertussen verplaatst de zakelijke eventbranche haar dienstverlening naar het internet en nam ik weer eens deel aan een online congres.

Door: Annemiek Westra – Van der Donk

Waar we in het pre-corona tijdperk soms nog een dagdeel kwijt waren aan een enkele meeting, ontdekte Nederland verplicht het online vergaderen. Rutte sprak over Zoomend Nederland en in plaats van de file in te rijden, bleek een halfuurtje skypen ook prima te werken. ‘Don’t let a good crisis go to waste’, aldus Winston Churchill. Door corona vergaderen we efficiënter en verloor de webinar zijn drempel. Voor de organisator van events en congressen werd het online event een reële optie.

Online congres

Want daar waren ze opeens. De online events. Inclusief dagvoorzitter, verschillende sprekers, een digitale netwerkvloer, virtuele exposanten en nog veel meer… Alles eigenlijk en ook alles tegelijk. Want al snel vroeg ik me af: netwerken tijdens een keynote en ondertussen digitale seminars in en uitlopen, waarbij ik ook nog een gesprek in een chatbox volg… is dit wat we verstaan onder het online event? Is de vertaalslag naar online op de juiste manier gemaakt?

Volgens Joost Callaars, oprichter van Yellenge, gaat het lang niet altijd goed: “Waar we in de fysieke congreszaal een programma samenstellen vanuit heldere communicatiedoelstellingen, lijken we deze online los te laten. Focus, aandacht voor de boodschap van de spreker, een seminar met een kop en een staart. Ik zie eisen en parameters die we aan een goed congres stelden vervagen tot snelle snacks die tezamen geen complete maaltijd zijn. Laten we de strategische doelstellingen van een inhoudelijk seminar, medisch congres of medewerkersbijeenkomst juist bij online niet vergeten. Ik denk dat een duidelijke regie door de organisator zoals we die ook offline kennen belangrijk is. Een online deelnemer teveel keuzes voorleggen zorgt voor een rollercoaster ride waar de deelnemer niets wijzer van wordt. Neem deelnemers ook digitaal bij de hand zodat zij bijdragen op inhoud.”

Keynote of netwerken

En inderdaad, een rollercoaster is het soms. Als ik tijdens een keynote op een knopje ‘networking’ klik, beland ik in een chatroulette waarbij ik automatisch word gekoppeld aan andere deelnemers. Een timer geeft aan dat we slechts enkele minuten tot elkaar veroordeeld zijn. Het gesprek komt goed op gang maar flits, de carrousel presenteert me een nieuwe gesprekspartner. Callaars: “Kijk en hier gaat het dus op meerdere fronten mis. Als we een ledenvergadering faciliteren laten we de leden bewust luisteren naar de voorzitter. We sturen ze niet op hetzelfde moment de zaal uit om te netwerken. Ook lijkt het me veel relevanter om te netwerken naar behoefte in plaats van willekeurig aan iemand gekoppeld te worden. Door de regie te nemen als organisator zorg je dat de deelnemer alle onderdelen optimaal consumeert.”

 

Techniek naar behoefte

Het evenement of congres verplaatste zich van de zaal naar een ander kanaal, wat betekent dit voor de eventdoelstellingen? Volgens Callaars zijn we teveel bezig met techniek. “Technisch is veel mogelijk maar techniek is pas van toegevoegde waarde als je de settings beheerst en deze inregelt naar behoefte. Wat je nu veel ziet is het ontstaan van onrust bij deelnemers door de aanwezigheid van allerlei standaard opties of het presenteren van opties op het moment dat ze er niet toe doen. Het doet me denken aan de stereosets en afstandsbedieningen uit de jaren ‘90. Vol met knopjes, icoontjes en lampjes. Onnodig en een aantal jaar later ook weer verdwenen, terug naar de essentie.”

De regie nemen

Callaars vertelt: “Neem als organisator de regie. Deelnemers appreciëren dat. Zorg voor een logische volgorde van de verschillende onderdelen en presenteer ook de poll op het juiste moment. Zet dan ondertussen de netwerkmogelijkheid en publieke chatbox uit. Niet om flauw te doen, maar omdat je als organisator werkt aan doelstellingen en graag ziet dat je eigen boodschap en die van je sprekers beklijft. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen op een online kermis.”

 

VO-raad

Naast de vele online events mocht Yellenge onlangs de online Algemene Ledenvergadering van de VO-raad voorzien van live-stream, de regie en onderliggende techniek. Denise van den Berg was als secretaris mede verantwoordelijk voor de organisatie van deze ALV. “We hebben best de nodige ervaring met webinars maar een online event is toch anders. Waar een webinar constant tweerichtingsverkeer faciliteert, hoewel dat in de praktijk toch vooral eenrichtingsverkeer zenden bleek, hadden we tijdens de algemene ledenvergadering behoefte aan een gestructureerde dialoog. Denk aan het officieel in stemming brengen van besluiten of het prioriteren van punten door de leden. Met heel veel deelnemers die online meedoen wil je dat dergelijke zaken ordelijk verlopen zonder dat het een chaos wordt.”

Focus

Van den Berg: “Door onderdelen duidelijk van elkaar te scheiden, hebben we rust gecreëerd. Deelnemers konden chatten en vragen stellen via de app zonder dat deze op het scherm verschenen. Onze Hoofd-communicatie selecteerde de op dat moment meest relevante vragen. Als we conform het draaiboek toe waren aan het beantwoorden van vragen dan werden deze er door onze voorzitter Paul Rosenmöller bij gepakt. Hetzelfde geldt voor een gewogen stemming. Pas toen deze door de voorzitter werd aangekondigd, verscheen de mogelijkheid tot stemmen op de smartphone en in de live-stream van de deelnemer. Zo houd je de focus bij het onderdeel dat op dat moment relevant is en voorkom je teveel ruis in het beeld.”

Dry run

Technisch kan er veel maar er kan ook aardig wat misgaan. Geluid dat wegvalt of niet synchroon loopt. Haperende verbindingen. Volgens Van den Berg zijn veel van dergelijke complicaties te voorkomen door van te voren goed te testen. “We hebben op advies van Yellenge voorafgaand een complete dry run gedraaid zodat we wisten wat we konden verwachten. Gewoon een half uur het programma doorlopen alsof we aan het uitzenden waren.” Callaars: “We hebben een dag van tevoren alles opgebouwd. Alle camera’s op de juiste plek, beeldhoeken bepalen en de studio-opstelling uitlichten, maar denk ook een internet speedtest en het klaarzetten van reserve hardware. Van den Berg: “Ook hebben we mensen gedurende de dry run laten inbellen en een fluistertest gedaan. Dan weet je of het werkt en ook gewoon praktisch of er tijdens de echte uitzending gefluisterd kan worden tussen de moderators en techniek. Dat alles geeft vertrouwen.”

Ik ben benieuwd hoe het online event zich de komende tijd zal ontwikkelen. Natuurlijk zal ook het congres op een fysieke locatie straks weer op de agenda staan, maar of we elkaar online blijven ontmoeten en inspireren lijkt me geen vraag meer. Dat blijft. Callaars: “Mensen willen elkaar zien, elkaar ontmoeten. We zijn sociale dieren maar voorlopig zal ook online uw spreekbuis blijven om kleine en grote groepen te bereiken. En waarom ook niet. De deelnemers zijn er klaar voor, de organisatie ook. Wel zijn beiden klaar met online uitprobeersels en webitrials. Marketing-, communicatie- en eventprofessionals; terug naar de essentie. Begrijp en grijp deelnemers met de inhoudelijke boodschap en zet een online event neer dat b(ek)lijft.”

 

 

Met dank aan: VO-raad | MediaFris

Andere insights