De event app als herdershond

De herder houdt zijn kudde bij elkaar door inzet van zijn hond. Op commando en vaker nog uit eigen inzicht, stuurt het beestje real-time bij. Ook zelf doen we dit constant. De muziek wat zachter als het te druk wordt, achter elkaar gaan fietsen op smalle paadjes en de verwarming opschroeven als het te koud wordt. Maar hoe sturen we real-time bij op events? Of horen we pas in de evaluatie wat er minder geslaagd was of niet goed ging? Wees scherp en stuur direct en gemakkelijk bij met een goede congres of event app.

Het lijkt bijna standaard: het event is voorbij en in de afsluitende enquête vragen we het event te beoordelen. Wat zijn verbeterpunten? Een cijfer voor de locatie en wat vond u van de sprekers? Natuurlijk, er zijn altijd punten van kritiek die niet direct op te lossen waren, en het kan altijd beter. Maar hoe zou het zijn als misstanden – groot of klein – eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden?

Vier voorbeelden

Event apps: van gimmick, stemkastje of digitaal programmaboekje, naar een compleet geïntegreerde totaal oplossing inclusief serieuze management tooling. Voor zowel een ervaren eventmanager, corporate communicatieadviseur of een tot congresorganisator gebombardeerde collega geeft een goede event app overzicht, grip en sturing. Maar wat betekent dit concreet? Vier voorbeelden uit de praktijk.

1. Help, de workshop loopt vol!

Drie workshops aanbieden en inderdaad – zul je altijd zien – waar er twee links blijven liggen is er eentje veruit het populairst. Resultaat: stress en een ruimte die straks te klein is voor het aantal deelnemers met even verderop twee wat beteuterd kijkende workshophouders die zich er iets anders bij hadden voorgesteld… Echt? Nee hoor, eenvoudig te voorkomen door real-time bij te sturen. Management tooling zorgt er dan voor dat u na opening van de inschrijving real-time inzicht heeft in het aantal aanmeldingen. Loopt de verdeling scheef? Dan ziet u dat terug op uw scherm of een melding attendeert u er op. Vervolgens kunt u bijsturen: Een grotere zaal boeken? De inschrijving voor de populaire workshop on hold zetten waarna alleen de beschikbare workshops nog te selecteren zijn? Of misschien zelfs de weinig populaire workshop vervangen? Vraag bij de registratie welke workshops de deelnemers hopen te verwachten en stuur bij naar een event-op-maat.

2. Scherm kapot? Geen probleem!

Uw event draait op volle toeren en de deelnemers kijken uit naar de workshop die ’s middags gepland staat in zaal Atlantis. Maar wat blijkt: de locatiemanager komt u vertellen dat het scherm in Atlantis niet werkt en niet tijdig gereed komt. Wel heeft hij een oplossing, zaal Europa kan als vervanging worden gebruikt. Goed plan maar hoe gaat u dit tijdig communiceren? Het is slechts een deel van de deelnemers die zich heeft ingeschreven en u wilt voorkomen dat Atlantis onterecht vol loopt waarna onduidelijkheid en verwarring ontstaat. Hoe netjes zou het zijn als u tijdig de zaalwijziging doorvoert in het programma en alleen hen die zich ervoor inschreven via de app laat weten dat de zaal is gewijzigd. Deelnemers merken de doorgevoerde wijzigingen niet eens op. Dus geen onduidelijkheid, provisorische briefjes, geen hostes nodig bij de zaalingang en geen verstorende pop-up of pushberichten in uw congres app. Maar eenvoudig bijsturen en professionaliteit. Pluspunten voor de organisatie.

3. Vragen, opmerkingen en de oplossing

Natuurlijk legt u na afloop een enquête voor, maar waarom niet tijdens het event vragen en opmerkingen afvangen en direct oplossen? Een deelnemer in de zaal stelt tijdens de keynote geen vraag maar maakt een opmerking over de temperatuur van de zaal. Iets wat we in de dagelijkse praktijk tegenkomen. “Staat de airco niet wat te hard aan?” Wanneer een dergelijke opmerking via de app wordt opgepakt door de dagvoorzitter, kan iemand van de organisatie er meteen servicegericht mee aan de slag. Het resultaat: geen irritatie of minder positieve beoordeling door de deelnemer achteraf, maar een duim omhoog voor de snelle service!

4. Statafels of liever zitten?

Uit de praktijk: een congres met een doelgroep waarvan de leeftijd varieert van 45 tot boven de 70 jaar. Na de eerste presentaties is het tijd voor de eerste break. So far so good. Vervolgens start de eerste roulerende sessie en heeft u even tijd om naar de data van het event te kijken. Wat blijkt: enkele deelnemers geven aan dat ze tijdens de break in tegenstelling tot statafels, behoefte hebben aan zitplaatsen om koffie te drinken. Nu alle deelnemers in hun sessie zitten en u de ruimte klaarmaakt voor de grote middaglunch, overlegt u met de cateraar en locatiemanager naar de mogelijkheden. Conclusie: er wordt een redelijk aantal statafels vervangen door tafels en stoelen met leuning en later bij de evaluatie enquete blijkt dat deelnemers op de vraag “Wat kunnen we een volgende keer beter doen?”, hebben geantwoord: “Top dat er bij de lunch en netwerkborrel meer gelegenheid was om te zitten. Fijn congres”.

De ene app is de andere niet. Een stemkastje is heel iets anders dan een event app die deel uitmaakt van een compleet event management platform. Een complete event app biedt u als organisator ondersteuning. Neemt u vooraf, achteraf- en gedurende het event werk uit handen. Het ondersteunt processen effectief, automatiseert onnodige handelingen en biedt u de mogelijkheid echt actief bij te kunnen sturen… Net als de hond van de herder!

Andere insights