Een live online event, zo doe je dat!

Helaas, we kwamen elkaar de afgelopen weken niet tegen in het NBC Congrescentrum. Ook niet in de Fokker Terminal of de Van Nelle Fabriek. Even geen interactie en beleving op locatie. Even tot stilstand komen, maar ook weer door! Want events managen en op inhoud laten excelleren, daar zijn we goed in. Iedereen is massaal online, het moment voor een steengoed online event.

Tekst: Herman Grendelman

Een offline event in het congrescentrum bestaat uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen worden met elkaar verbonden door de dagvoorzitter. Kenmerkend zijn registratie, plenaire sessies, parallelsessies, workshops en break-outs. Onderdelen wisselen elkaar af waardoor dynamiek ontstaat. De deelnemer blijft zo betrokken en enthousiast. Door inzet van bijvoorbeeld Yellenge is de registratie verzorgd en wordt bovendien interactie gecreëerd. Deelnemers stellen via de app real-time vragen aan sprekers, reageren op een stelling en netwerken met elkaar. En online? Online gaan we door op basis van dezelfde ingrediënten.

Online op basis van dezelfde ingrediënten

Een webinar is interessant maar is geen online event. Een webinar is een presentatie van een half uur of een uur. Een spreker vertelt en deelnemers kijken toe. De aandacht verslapt al snel en deelnemers gaan ondertussen andere dingen doen – de webcam op zwart en de mic op mute.

Een online event is anders. Inhoud en entertainment wisselen elkaar af. Een keynote wordt opgevolgd door een vlog of mini docu, en deelnemers doen actief mee aan een levendige Q&A. Via een bijbehorende event app weten deelnemers wat er vervolgens op het programma staat en zijn ze actief betrokken. Van webinar naar heus online event!

Ken uw deelnemers, registratie voor online deelname

Ook bij het online event kunnen deelnemers zich nog steeds inschrijven via de eventwebsite of het registratieformulier. U stelt nog steeds een programma samen zoals u dat gewend bent. Uiteraard houdt u hierbij rekening met het medium. Ook als het gaat om bijvoorbeeld het kiezen van een persoonlijke sessie of het eventueel kopen van een ticket, is er geen verschil met het offline event.

Iedere deelnemer koppelen aan het juiste onderdeel

Wat wel anders is: de locatie van deelnemers en sprekers. Dat vraagt om techniek die live-streams koppelt aan deelnemers. In plaats van dat deelnemers een zaal binnen lopen, klikken ze op een linkje. Een linkje dat op het juiste moment klaar staat en gelinkt is aan het juiste programmaonderdeel. Dit verzorgt Yellenge. Onze robuuste software zorgt dat deelnemers en sprekers niet verdwalen in een wirwar van tools. Techniek in combinatie met gebruikersvriendelijkheid zorgt voor een succesvol online event waar deelnemers niet bezig zijn met techniek, maar meedoen met het event dat u voor ogen hebt.

Afwisseling tussen plenair en parallel

Het online event heeft dezelfde ingrediënten als het offline event in het congrescentrum. Alleen qua tijd is een online event compacter evenals de verschillende presentaties en parallelsessies. Het totaal duurt geen hele dag maar eerder twee tot maximaal drie uurtjes. Wat blijft is een plenaire opening en sprekers die inhoudelijke sessie in digitale zalen geven. De twee parallelsessies die – bijvoorbeeld – om 11:30 gepland stonden, staan online nog steeds ingepland. Ze gaan gewoon door, alleen verdelen we ons niet over ruimtes in het congrescentrum, maar over digitale kanalen. Yellenge zorgt dat alle deelnemers weten waar ze moeten zijn.

In dit voorbeeld koos Annemieke tijdens de registratie voor de sessie ‘Communicatie in topsport’, Robert koos voor de parallelsessies ‘Voorwaarden voor een topsportklimaat’. Het is 11:30 en de parallelsessies starten. Beide sprekers staan op hun eigen podium. Thuis, in een studio of nodig de spreker uit om op een echt podium te gaan staan in de verder lege eventlocatie. Sprekers maken gebruik van hun eigen bekende streaming software. Denk hier aan Zoom.us, Google Meet (Hangout), gotomeeting, Teams etc.

 

Tip: probeer het voor uw deelnemers aan de online sessies zo eenvoudig mogelijk te maken. Spreek één voorkeurstool af met alle sprekers zodat een deelnemer niet per individuele sessie een andere tool, plug-inn of app nodig heeft.

‘Terug naar de dagvoorzitter’

Na de korte parallelsessie van 30 minuten keren de deelnemers in dit voorbeeld terug naar de ‘digitale plenaire zaal’. Annemieke en Robert zien dat de dagvoorzitter om 12:00 deze ochtend afsluit en iets bijzonders aankondigt. De dagvoorzitter staat in een sportschool met naast zich Rico Verhoeven. “Voor nu gaat u eerst gezond lunchen, dan kunt u vanaf 12:45 uur meedoen aan de workout met Rico. En dan gaan we om 13:00 uur verder tot 13:30 met een afsluitende interactieve Q&A. Maar nu eerst: Eetsmakelijk en tot zo meteen”.

Ook online varieer je in het programma tussen inhoud en entertainment.

Interactie en beleving, juist online!

Een online event leeft door programmaonderdelen te stapelen en techniek op een duidelijke en gestructureerde manier te presenteren. Zodat deelnemers begrijpen wat de bedoeling is. Door te stapelen in korte behapbare brokken. Door plenair af te wisselen met parallel en door beleving toe te voegen in de vorm van een vlog, live entertainment of te schakelen naar een nieuwe locatie die een wow-effect teweeg brengt. Live muziek, yogales at home, chef-kok maakt de lekkerste tosti’s, goochelaar onthult truc, you name it!

Beleving en relevantie wordt juist toegevoegd door interactie. Laat deelnemers met elkaar netwerken en vragen stellen. Presenteer stellingen en laat deelnemers reageren via de event app. Op de monitor van de desktop of laptop horen deelnemers de spreker vragen de poll erbij te pakken en een keuze te maken. Deelnemers reageren via de app op de smartphone. Net als in de congreszaal, precies zoals ze gewend zijn. Voordeel: uw live stream blijft clean. Net zoals bij een tv-uitzending waar ook niet alle inkomende toeters en bellen (live feed) in het tv-beeld verschijnen. Maar waar Gijs Rademaker, zoals bij EenVandaag, van alle inkomende feed, reacties en uitslagen er slechts enkele bespreekt.

Reageren op een stelling via de app.

Samen doorgaan

Samen doorgaan met elkaar inspireren en informeren, dat is waar we voor gaan. Kan het niet in de congreszaal dan doen we het graag op een online event. Een online event vraagt net als het offline event om beleving en interactie. Om een dynamisch en inhoudelijk sterk programma dat boeit en de deelnemer meeneemt in een verhaal. Dat kan ook online, vanuit een andere invalshoek maar op basis van dezelfde ingrediënten. Beleving en interactie voor deelnemers, organisatiegemak voor de eventmanager en u blijft, ook in deze tijd, in contact met uw klanten, medewerkers, leden of andere stakeholders. Samen doorgaan, gewoon online!

 

Wilt u meer weten over het organiseren van een online event of heeft u vragen over bijvoorbeeld technische oplossingen? Neem gerust contact op met Joost Callaars, Product Manager Yellenge. Joost is bereikbaar op +31(0)24 848 5135 of info@yellenge.nl

Andere insights