Congres app inzetten? Maak eerst een proefrit!

Een auto: vier wielen, een motor en een stuur. Allemaal hetzelfde, dus een proefrit maken? Helemaal niet nodig! Afrekenen en rijden maar. Of toch niet… Wacht… Huh? Verschillende typen motoren? Wel of geen automaat? Niet elke auto is hetzelfde: ze verschillen in beleving, rijplezier, comfort en uitvoering. Dit geldt ook voor de congres of event app. Vertelt een lijst met app-opties hoe deze zijn uitgewerkt? Nee, dat merk je pas wanneer je ze daadwerkelijk gaat gebruiken. Kortom: maak net als bij het kopen van een auto eerst een proefrit.

Een auto kiezen we naar behoefte. Een stationwagon voor het jonge gezin, de eigenaar van een caravan zet de trekhaak op z’n lijstje. Doen we dit ook als het gaat om het inzetten van een event app? Kiezen we de event app opties op basis van vooraf geformuleerde doelstellingen? Lang niet altijd. Vaak stellen we ons ‘tevreden’ met de lijst van opties zonder duidelijk voor ogen te hebben of ze voldoen aan onze wensen. We leggen de offertes naast elkaar. Zien dezelfde opties en mogelijkheden staan en kiezen dan vaak voor de voordeligste. Maar zijn deze mogelijkheden, ondanks dat ze hetzelfde genoemd worden, ook qua werking, beleving en kwaliteit hetzelfde?

 

Op zoek naar een auto bel ik twee garages. “Ik ben op zoek naar een auto met vier wielen, deuren, stoelen en een radio.” Antwoord: “Ja, die heb ik voor vijf duizend euro.” Ik bel de volgende dealer met dezelfde vraag en deze antwoordt: “Ja die heb ik voor vijfhonderd euro.” Gemakkelijke keuze. Of toch niet?

 

De proefrit, 2 voorbeelden:

 

     1. Netwerken, maar hoe dan?

Netwerken via de event app: een optie die bij de meeste aanbieders standaard geselecteerd kan worden, maar hoe werkt dit in de praktijk? Kunnen deelnemers in de app zelf contact leggen via een deelnemerslijst? Worden LinkedIn gegevens uitgewisseld of wordt er in-app een berichtje achter gelaten? Zijn profielgegevens standaard zichtbaar en hoe zit het eigenlijk met privacy? Ga met een aanbieder in gesprek en laat hem uitleggen hoe de netwerk-optie werkt. Vraag vervolgens een demo aan, log samen met collega’s in en maak een proefrit. Ervaar de netwerk optie. Ga op het gas staan, laat de motor eens brullen en beslis dan of zowel de netwerk-optie als de aanbieder aansluiten bij uw behoeften en verwachtingen.

2. Programmaboekje en het individuele programma

Natuurlijk, in elke event app is het ‘programmaboekje’ standaard aanwezig. Maar het ene boekje is het andere niet. Sluit het ook aan bij uw behoeften? Een congres of symposium is een dynamisch geheel. Naast het plenaire programma zijn vaak individuele workshops te selecteren en waar de een gaat voor een bustour, kiest de ander voor de groepswandeling. Wat is het maximale aantal dat zich in kan schrijven? Wat nou als een workshop te populair is en volgeboekt raakt? Geeft de app hier inzicht in? Kunt u dan een grotere zaal boeken en dit via de app aan alleen die betreffende groep laten weten? Wat als uw programma wijzigt, kunt u dit dan aanpassen? Voorbeelden van relevante vragen die pas naar boven komen wanneer u als organisator zelf de proefrit maakt. Kruip daarom in de huid van de deelnemer. Van inside out naar outside in. Ervaar wat de deelnemer gaat ervaren en kies, heel logisch eigenlijk.

Kiezen en proberen

Misschien komt u uiteindelijk uit bij de meest eenvoudige event app; het digitale stemkastje met verder helemaal niets. Prima! Misschien komt u uit bij een iets uitgebreidere oplossing omdat u ook graag de kaartverkoop via uw website gekoppeld ziet worden. Zou ook kunnen. Belangrijk is om eerst uw eventdoelstellingen te formuleren en vervolgens een event app te kiezen die daar het best op aansluit. Is het wensenlijstje gereed, ga dan op zoek naar een geschikte app aanbieder. Gaat u voor een partner die meedenkt of een softwareleverancier? Vraag om een demo en ga zelf aan de slag. Vergelijk de verschillende apps en de service van hun aanbieders. Ga voor die proefrit en maak een afgewogen keuze.

Andere insights