Een succesvol alternatief met enthousiaste deelnemers
Afgelopen juni vond voor professionals in de eerstelijnszorg het Eerstelijns Congres plaats. Niet fysiek zoals in eerste instantie de bedoeling was, maar online. Danielle den Outer was als eventmanager verantwoordelijk voor de organisatie van het online congres. Danielle: ”Ook volgens de deelnemers een succes, de basis voor de toekomst is gelegd.”
Het Eerstelijns Congres is een jaarlijks terugkerend congres georganiseerd door De Eerstelijns; een platform voor innovatie en strategie voor iedereen die werkt in de eerstelijnszorg. Danielle: “We brengen acht keer per jaar een magazine uit en organiseren eens per maand een masterclass. Het doel is niet alleen informeren en zenden, maar vooral ook van elkaar leren door dialoog. Interacteren en elkaar inspireren.” Ook het jaarlijkse congres en online activiteiten spelen hierin een belangrijke rol. Danielle: “We hebben bijvoorbeeld een eigen online community waar vakgenoten elkaar kunnen ontmoeten en heel praktisch kennis uit kunnen wisselen.”
Van offline naar online
Vorig jaar januari startte Danielle met de organisatie, maar ze had al snel door dat het wel eens anders zou kunnen gaan lopen dan de bedoeling was. Danielle: “Doelstelling van het Eerstelijns Congres is kennis delen en netwerken. Van monoloog naar dialoog, maar toen was daar corona. We raakten in gesprek met Yellenge en begrepen dat, mits op de juiste manier geïmplementeerd en georganiseerd, online heel veel mogelijk is. We hebben de knop omgezet naar online en zijn er samen voor gegaan. Ik heb er geen moment spijt van gehad.”
De regie nemen
Vanuit Yellenge was consultant Valerie Vugts betrokken bij de organisatie. Valerie: “Door ervaring weten we inmiddels wat werkt en hoe je offline doelstellingen vertaalt naar online. Een live congres is niet één op één te kopiëren naar online, omdat de conventies simpelweg anders zijn.” Danielle: “Een mooi voorbeeld is een chatfunctie en de mogelijkheid tot netwerken. Yellenge adviseerde ons dit op de juiste manier te regisseren. We hebben de online netwerkvloer en chatfunctie bijvoorbeeld gesloten gehouden gedurende de keynotes. Zo hou je de aandacht bij de spreker. De deelnemers gingen vervolgens na afloop van een keynote met elkaar in gesprek. Zo voorkom je dat op teveel plekken triggers aanwezig zijn. Het resultaat is focus en rust. Deelnemers hebben zo ook niet het gevoel iets te missen. We kregen hier van de deelnemers ook hele positieve reacties op in de evaluatie.”
“Een live congres is niet één op één te kopiëren naar online, omdat de conventies simpelweg anders zijn.”
Samenwerken naar resultaat
Techniek is natuurlijk heel belangrijk maar organisatie en advies zijn een even belangrijk onderdeel in de dienstverlening van Yellenge. Valerie: ”Onze techniek werkt en ook de samenwerking met onze vaste AV leveranciers zorgt dat we het hele technische vraagstuk bij de klant uit handen kunnen nemen. Van registratie en inschrijving tot live broadcasten en digitaal evalueren. De dynamiek zit ‘m vooral in het vertalen van eventdoelstellingen en het bieden van een oplossing bij gestelde vragen die een eventmanager offline niet tegenkomt. Hoe verzorg ik online registratie? Hoe lang blijft een deelnemer online betrokken bij een keynote? Hoe ga ik technische vragen van deelnemers afhandelen? Voorbeelden van belangrijke vragen waar we opdrachtgevers in ondersteunen.”
Organiseren en interacteren
Het Eerstelijns Congres maakte, zowel voor de organisatie als de interactiemogelijkheden voor deelnemers gedurende het congres zelf, gebruik van Yellenge. Danielle: ”Doordat zowel inschrijving, registratie, betaling en functionaliteit voor de deelnemers geïntegreerd zijn in hetzelfde pakket, hoef ik niet met verschillende systemen te werken. Dit scheelt heel veel werk, maar ook de kans op fouten wordt sterk gereduceerd. Bovendien is Yellenge AVG-proof wat bij lang niet alle tooling het geval is. We willen dat de gegevens van onze deelnemers in veilige handen zijn en dit kunnen garanderen.”
“Volgens de deelnemers een succesvol alternatief als ik zie dat 76% vindt dat ons online congres een goed alternatief is voor een live congres op locatie.”
Tijdens het congres zelf was Valerie aanwezig als moderator. Valerie: ”Via Yellenge app stellen deelnemers vragen of ze reageren op stellingen. Ik zorg dat input op het juiste moment op het juiste scherm verschijnt.” Danielle: “Ook kunnen deelnemers via Yellenge app contact met elkaar leggen en heeft iedereen in de app zijn of haar eigen digitale programmaboekje op basis van gegevens die we ophalen bij inschrijving. Mocht hierin iets wijzigen, dan brengen we deelnemers hier eenvoudig via de app van op de hoogte.”
Accreditatie en Outcome
Met deelname aan het Eerstelijns Congres waren door de deelnemers accreditatiepunten te verdienen. Danielle: “Bij inschrijving gaven deelnemers aan of ze in aanmerking willen komen voor accreditatie. Is dit het geval, dan kon het BIG nummer meteen worden ingevoerd. Tijdens het congres gaf de dagvoorzitter bij aanvang en tegen het einde van het congres aan dat de punten vastgelegd konden worden in de app. Na afloop kan ik de resultaten eenvoudig uit Yellenge halen en het vervolg richting de accredatiecommissie in gang zetten.”
“Bij inschrijving gaven deelnemers aan of ze in aanmerking willen komen voor accreditatie. Is dit het geval, dan kon het BIG nummer meteen worden ingevoerd.”
Valerie: ”Het verzamelen en netjes presenteren van de accreditatiepunten is onderdeel van Yellenge Outcome. Relevante input die tijdens het congres wordt gegenereerd, maken we zo inzichtelijk voor de organisator. Denk aan een evaluatie, maar vooral ook welke vragen werden gesteld via de app of hoe werd gereageerd op stellingen.” Danielle: “Voor ons is dit input waarmee we kunnen werken aan een relevante follow-up. Welke onderwerpen zijn relevant en lenen zich voor een volgende masterclass of artikel in ons magazine? Ook het achteraf voorleggen van onbeantwoorde vragen aan sprekers maakt het mogelijk de dialoog gaande te houden.”
Toekomst
Uit deze Outcome bleek ook dat online toekomstbestendig is. Danielle: “Volgens de deelnemers een succesvol alternatief als ik zie dat 76% vindt dat ons online congres een goed alternatief is voor een live congres op locatie. Op 8 oktober organiseren we aansluitend het live netwerk event ‘Samen werken aan Samenwerken’, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten. Deze combinatie van online en offline gaan we ook in 2022 hanteren. Ook de masterclasses blijven we online geven waarna deelnemers elkaar eens per kwartaal tijdens een netwerklunch ontmoeten. Uiteraard gaan we opnieuw met Yellenge samenwerken. Met software, maar vooral ook met het enthousiasme en de gedrevenheid die je er standaard bij krijgt”